The path to engaging online meetings

This is part 2 of the series on leaders who light the path – a group of extraordinary people doing work that matters. All of them have been pioneers in going through my new masterclass “Leaders Light the Path” which will open to the public this fall.

Jobien Hekking is the founder and CEO of Brainy Bunch. Brainy Bunch’s mission is to help organisations run online meetings that achieve much higher levels of effectiveness and which, at the same time, are much more enjoyable.

Yes, you’ve read that right. Enjoyable!

In this interview, we’re speaking about how that’s possible by tapping into the creativity and potential of every single participant in an online meeting in order to increase the level of energy and effectiveness of online meetings to unprecedented levels.

Jobien’s passion and energy to help organisations achieve this is infectious. She lives and breathes online meetings. Her level of expertise and dedication is unmatched by anyone else I know.

Read her fascinating story in the second interview of the “Leaders who light the path” series.

PS: If you’d like to boost your marketing just like Jobien did, I’d love you to consider joining the public launch of my masterclass this fall. Get more information here.

The problem with meetings

is not that we meet but how we meet. And that starts with why we meet.

Many meetings feel like a waste of time because they are.

When we meet e.g. to listen to info that could just as easily have been delivered as a memo, there’s no use for making the effort of putting everyone into the same room at the same time.

On the other hand, if we meet because there’s something that can’t be easily put in a mail. Or because the live interaction enables insights that would remain hidden otherwise. Or because we specifically make it about the human connections rather than the info …

So, if we meet because we actually make good use of the fact that humans are present in the same room at the same time, then this is a great reason to have a meeting.

And it shifts the “how” from a mere delivery of facts to actually making an effort to encourage and improve the human interactions. When the interactions are the reason why we meet, then the how becomes about the interaction.

Skip that meeting?

“I’ve got more important business to do so I’ll cancel this meeting.”

Of course, you’ve got more important business to do. That’s out of the question. The real question is why did you agree to the meeting in the first place?

It’s easy to schedule a meeting when it’s a week or more away. It’s much more difficult to schedule a meeting that you actually want to attend when the day has come.

For me, the following question has proven to be a valuable tool: What would this meeting that I’m about to agree to need to provide so that I absolutely wouldn’t want to miss it? Make this specific before agreeing to the meeting. State it clearly and publicly.

Because if people would be ok to miss the meeting, then why should it be ok for the others to reserve the time just in case? If you feel that it will be ok to miss a meeting, you might just as well skip the meeting and schedule one that you wouldn’t want to miss, instead.

A nightmare of a meeting

The very first meeting I participated in was a pure nightmare. We were 10 people. Exactly one was paying attention. Wanna know who? The one who was currently presenting. (And even that is up for debate.)

It was also the first day of my future career as a communication skills coach as I swore myself that I never wanted to experience meetings like this again. They are a huge waste of resources. They are a grave for great ideas. They kill creativity.

Back then, I believed in better. Today I know that better exists.

There is no way that it makes sense for 10 people to decide that the best use of their time would be to gather in a room with people who they have no intention of paying attention to.

What was the worst meeting experience you had?

The double meaning of status updates

Monday is status update day in many teams.

Sadly, the name has grown to carry a double meaning. Because too often it’s not only about the status of the project anymore but also about the status among the people in the team.

Too often, status updates are about “look how much I did last week”, or “look what I’m up to”, or “look, I’ve got everything under control”. In too many teams, the purpose of the status update meetings is rather to ensure that the boss sees how well people do than it is to actually discuss the actual project status.

How about a shift this week? What if rather than about status you made it about enabling? Instead of “What have you done to support the team?” you asked “What can the team do to support you?”

That way, the purpose of the meeting itself becomes to raise the status of each member as much as possible. It’s about making each member the best member they can be. A team member that creates better because we – as a team – enable her to do so.

Monday could be team enabling update once a while.

Keep it small

Meetings have a bad reputation as time wasters. That’s not going to magically improve when we transition to online meetings.

It’s even harder to coordinate who is speaking. It’s even harder to keep track of progress because everything we write down has to fit onto a small screen. No flip charts, whiteboards or other media that you can all maintain simultaneously in a face-to-face setting in order to visualise what’s being said.

At the same time, it’s much easier to get distracted while sitting in your home office. If it’s not your turn, if what’s being said is boring or repetitive, your mind is much more likely to be attracted by things lying on your desk than it would be in a face-to-face meeting.

Keeping the number of participants small has been a great way to increase the efficiency of many meetings before. It’s even more valuable online. In a small group, It’s easier to organise whose turn it is, it’s harder to tune out and it’s much easier to focus on a goal as fewer egos have to be balanced.

On the other hand, a big advantage of online meetings is the ability to record it. There is no need for attending a meeting “just to be in the loop”. You can always watch the recording later.

Der Wert persönlicher Begegnungen

Warum soll man sich überhaupt noch persönlich treffen?

Wir haben Team Chats, Online Realtime Collaboration, Videokonferenzen, Wikis, einfache Werkzeuge, um Berichte, Webseiten, interaktive Dokumente, Animationen, Slideuments, Sway-Dokumente usw. zu erstellen.

Warum also Meetings, bei denen man sich trifft?

1. Um den Aufmerksamkeitswettstreit zu gewinnen.

News-Webseiten, Kaffeepause, Fach-Zeitschriften, Twitter, Facebook, Groupchat, WhatsApp, YouTube. All diese Medien sind auf Neugier und/oder schnelle Belohnung optimiert. Dokumente, die Sie erstellen, damit sie jemand liest und versteht, konkurrieren mit allen anderen Inhalten, die der Leser in derselben Zeit konsumieren kann. Oft verlieren Sie und das Dokument wird zu spät, unaufmerksam oder gar nicht gelesen. Es ist im Wettstreit der anderen Kanäle nicht „spannend“ genug.

Wenn man sich in einem Raum trifft, schaltet man etliche der Aufmerksamkeitskonkurrenten aus. Man hat Zeit, miteinander zu kommunizieren, ohne dass permanent weitere Kanäle die Aufmerksamkeit der Gesprächspartner erfordern und mehrere Kommunikationsstränge parallel aktiv sind.

Das bedeutet nicht, dass man sich daher keine Mühe geben muss, spannend zu präsentieren oder auf den Punkt zu argumentieren. Aber es bedeutet auch, dass man nicht künstlich mit aufmerksamkeitsheischenden Methoden arbeiten muss, um überhaupt gehört zu werden. Dieser Aufmerksamkeitswettstreit beginnt übrigens nicht erst in großen Unternehmen.

2. Um zu diskutieren.

Viele Software-Werkzeuge bieten heute Kommentarfunktionen, Group-Chats wie Slack erlauben den schnellen Austausch von Gedanken, Echtzeitsynchronisation ermöglicht das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Viele kleine Diskussionen können so effizient und effektiv erledigt werden. Aber sobald die Gedanken komplizierter werden und nicht in wenige Zeilen Kommentarfeld passen, lohnt sich der Weg in den Meetingraum, um darüber zu sprechen. Man kann nicht alles mit Einzeilern diskutieren.

Wiederum kann man die Zeit im persönlichen Meeting gezielt nutzen, um über die wichtigen Dinge zu sprechen, weil die kleineren und kürzeren Diskussionen bereits auf anderem Weg erledigt worden sind. Die wichtigen Dinge, das sind die Diskussionen, die eben nicht in ein paar Zeilen passen. Jason Fried schreibt dazu: „All sorts of bad happens when a company begins thinking one-line-at-a-time most of the time.“

3. Um sich menschlich zu zeigen.

Meetings und Präsentationen sind Orte, an denen man sich gegenüber sitzt und in die Augen blickt. Dabei nimmt man Dinge wahr, die bei einer Skype-Konferenz verborgen bleiben. Wenn jemand auf mich zugeht, hat das eine andere Wirkung, als wenn nur sein Bild auf einem Monitor ein wenig größer wird. Wenn seine Stimme lauter wird, wenn sie zittert, dann bilden das Tonübertragungen selten genau so gut ab. Der Stift, den der eine dem anderen aus der Hand reißt, weil er ganz aufgeregt auf eine neue Idee gebracht wurde, die er an die Tafel schreibt. Das sind Energien und feine Schwingungen, die entstehen können, wenn Menschen sich in einem Raum befinden.

Wenn man die gemeinsame Zeit dafür nutzt – statt z.B. für langweilige Präsentationen, die man auch als Dokument hätte verschicken können – dann lohnt es sich, dass man die Zeit gemeinsam verbringt.

Über Meetings

„Warum tu ich mir das an? Schon wieder so ein langweiliges Meeting.“

Neulich bin ich in einem Interview gefragt worden, wie es eigentlich zu langweiligen Meetings kommt. Ich nutze die Gelegenheit, meine Gedanken dazu etwas ausführlicher zu formulieren.

Man empfindet ein Meeting als langweilig, wenn mindestens eine dieser drei Beobachtungen zutrifft:

  1. Das Meeting ist überflüssig.
  2. Ich selbst bin in dem Meeting überflüssig.
  3. Beiträge anderer sind in dem Meeting überflüssig.

1. Das Meeting ist überflüssig.

Ein Meeting ist dann überflüssig, wenn es aus meiner Perspektive keinen sinnvollen Grund dafür und/oder kein sinnvolles Ziel gibt. Das tut es bereits dann nicht, wenn ich den Grund oder das Ziel bloß nicht erkenne (unabhängig davon, ob andere es tun) oder wenn ich eines von beiden nicht konkret und in einfachen Worten benennen kann.

2. Ich selbst bin in dem Meeting überflüssig.

Nehmen wir an, das Meeting sei (aus meiner Sicht) nicht überflüssig, dass es also ein sinnvolles Ziel des Meetings gibt. Wenn ich keinen sinnvollen Beitrag dazu leisten kann, dieses Ziel zu erreichen, ist es sinnlos, dass ich an dem Meeting teilnehme. Dabei genügt es, wenn ich selbst glaube, dass ich keinen sinnvollen Beitrag leiste – z.B. weil ich finde, dass mein Beitrag nicht wertgeschätzt wird.

3. Beiträge anderer sind überflüssig.

Nehmen wir an, das Meeting sei (aus meiner Sicht) sinnvoll und nehmen wir weiter an, dass meine Beteiligung helfen kann, das Ziel des Meetings zu erreichen. Wenn das aber nicht für die Beiträge anderer gilt, ist es sinnlos, dass sie an dem Meeting teilnehmen. Es genügt, dass ich nicht erkenne, wie ein Beitrag anderer Teilnehmer hilft, das Ziel des Meetings zu erreichen, z.B. weil ich den Eindruck habe, dass er falsch, zu lang, unpräzise, abschweifend, ziellos, wirr usw. ist. Das schließt übrigens nicht aus, dass meine Beiträge in den Augen anderer ebenfalls überflüssig sind.

Allen drei Ursachen gemeinsam ist die persönliche Erkenntnis, dass in dem Meeting meine Zeit verschwendet wird, dass ich sie also sinnvoller mit anderen Aktivitäten verbringen könnte. Also tue ich es und erledige Dinge auf meinem Smartphone.

Die Lösung dafür ist nicht, die Smartphone-Nutzung zu verbieten, sondern dafür zu sorgen, dass jedem Teilnehmer klar ist:

  1. Warum treffen wir uns und was wollen wir erreichen?
  2. Warum soll gerade ich daran teilnehmen?
  3. Wie kann ich möglichst effektiv dabei helfen, das Ziel des Meetings zu erreichen?

Falls es daran irgendwelche Zweifel gibt: Verantwortlich dafür, dass den Teilnehmern die Antworten darauf klar sind, ist derjenige, der das Meeting einberuft.

Interessante Bücher, die ich in 2015 gelesen habe – I. Moments of Impact

Die letzte Buchempfehlung in diesem Blog ist lange her. Der Jahreswechsel ist eine gute Gelegenheit, das zu ändern. Den Anfang macht:

Moments of Impact – How to Design Strategic Conversations that Accelerate Change

von Chris Ertel und Lisa Kay Solomon

When was the last time you can recall a linear-agenda, slideshow-driven meeting that drove real progress against a tough adaptive challenge?

Ja, die meisten Meetings sind Zeitverschwendung. Aber es gibt sie, die wichtigen Themen, die man von Angesicht zu Angesicht besprechen muss, für die man sich mehrere Tage zurückziehen muss, um die Situation aus allen Blickwinkeln zu verstehen und von denen vielleicht sogar der zukünftige Erfolg der Abteilung oder des Unternehmens abhängt.

Um solche strategischen Meetings geht es in Moments of Impact. Chris Ertel und Lisa Kay Solomon zeigen, wie man sie so gestaltet, dass am Ende tatsächlich wichtige Einsichten und fundierte Entscheidungen stehen. Wie formuliert man die Zielsetzung so, dass man das Ziel auch wirklich erreicht? Was kommt auf die Agenda? Wen lädt man ein? Wie geht man mit firmenpolitischen Befindlichkeiten um? Wie schafft man die richtige Atmosphäre? Wie sorgt man dafür, dass die Ergebnisse am Ende nicht in der Schublade verrotten?

Klingt banal, aber wer schon einmal in einem ineffektiven Meeting voller Bla-Bla-PowerPoint-Präsentationen gesessen hat, versteht sofort, warum dieses Buch wichtig ist. Es ist voll von klugen Erkenntnissen und sinnvollen Ratschlägen, die einen zielführenden Dialog ermöglichen. Natürlich sind viele Ratschläge – Sie ahnen es – auch für „normale“ Meetings anwendbar und auch so manche Präsentation würde profitieren, nähme sich der Vortragende die Erkenntnisse der beiden Autoren, die offensichtlich etwas von ihrem Fach verstehen, zu Herzen.

Let’s Talk: Warum Meetings wie Modern-Talking-Platten sind

Heute zu Gast bei Let’s Talk: Dr. Stephan List, Autor des Toolblogs, in dem er über persönliche Produktivität schreibt. Außerdem ist er Berater für Organisationsentwicklung.

Wir haben uns darüber unterhalten, warum Meetings wie Modern-Talking-Platten sind, warum wir zwar alle sprechen, aber noch lange nicht alle be-sprechen können, und wie man Meetings kürzer und effektiver macht.

Weitere Links zu Let’s Talk

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Dr. Michael Gerharz

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