Wie oft lesen Sie in einem Fachbuch aufmerksam das Inhaltsverzeichnis? Ich vermute einmal, dass das höchst selten der Fall ist. Haben Sie sich vielleicht auch schon einmal dabei ertappt, die Einleitung zu überspringen oder die Grundlagen nur grob zu überfliegen, um gleich zu den interessanten Teilen zu kommen?
Bei einer Präsentation können Sie das leider nicht. In einer Präsentation müssen Sie einfach durch, wenn der Vortragende Ihnen in aller Ausführlichkeit sein Inhaltsverzeichnis präsentiert (die Gliederungsfolie), und dann bei Adam und Eva anfängt, um auch wirklich alle (vermeintlich) wichtigen Voraussetzungen gennant zu haben.
Die natürliche Reaktion der Zuhörer bei solchen Vorträgen, da Vorspulen nicht möglich ist: Abschalten und darauf hoffen, rechtzeitig aufzuwachen, wenn die wirklich wichtigen Dinge kommen. Aus Sicht des Vortragenden ist das allerdings der größte anzunehmende Unfall, denn ein Zuhörer, der einmal abgeschaltet hat, ist nur schwer zu begeistern. Also: verschwenden Sie Ihre wertvolle Zeit nicht damit, Ihre Zuhörer schlafen zu schicken, nur weil jeder es so macht, sondern nehmen Sie Ihre Zuhörer von Anfang an mit auf die Reise, indem Sie Ihnen einen überzeugenden Grund liefern, Ihnen eine Stunde Aufmerksamkeit zu schenken – ein Inhaltsverzeichnis tut das sicher nicht.
Guy Kawasaki, bekannt als Bestseller-Autor von Business-Büchern (aktuell: Reality Check), ist hauptberuflich Investor für Startup-Unternehmen. Als solcher hört er Unmengen sogenannter Pitches, das sind PowerPoint-Präsentationen mit dem Ziel, einen Auftrag oder eben eine Finanzspritze zu bekommen. Aber Guy hat ein Problem: 99% dieser PowerPoint-Präsentationen sind miserabel (Originalton: „99% of PowerPoint presentations suck“).
Um seinem Leiden ein Ende zu bereiten, hat sich Guy eine einfache Empfehlung zur Erstellung von Pitches ausgedacht, die 10-20-30-Regel:
nicht mehr als 10 Folien
nicht länger als 20 Minuten
mindestens 30pt-Schriftgröße
In seinem Buch The Art of the Start gibt er zusätzlich Empfehlungen für den konkreten Inhalt jeder dieser 10 Folien, (auch zu sehen im Video unten).
Regelmäßige Blog-Leser wissen, dass ich nicht viel von Dogmen halte (übrigens ganz im Vertrauen: was sich auf den ersten Blick radikal anhört, ist es in Wahrheit gar nicht. Eine Folie, die Sie mit einer 30pt-Schrift vollschreiben, enthält auch noch ganz schön viel Text.). Was man von dieser Regel letztlich lernen kann, ist in meinen Augen auch gar nicht so sehr eine strenge Präsentationsstruktur, sondern eine Botschaft, die durchaus Allgemeingültigkeit hat: „Überlege dir vorher, was du sagen möchtest, und bringe es – verdammt noch mal – auf den Punkt“.
Genau das macht Guy im folgenden Video an mehreren Beispielen deutlich: Wer mehr als eine Folie braucht, um sein Geschäftsmodell zu beschreiben, hat höchstwahrscheinlich gar keines. Wer zwanzig vollgeschriebene Folien mit 10pt-Schrift braucht, um sein Produkt zu beschreiben, wird nicht nur bei den Investoren, sondern höchstwahrscheinlich auch bei seinen Kunden einen schweren Stand haben zu erklären, warum sie dieses Produkt benötigen.
Überraschungen in einer Präsentation steigern nicht nur momentan die Aufmerksamkeit der Zuhörer, sie führen auch dazu, dass sich die Zuhörer Ihre Botschaft besser merken können. Aber wie überrascht man seine Zuhörer? Indem man Ihre Erwartungshaltung zerstört. Und die einfachste Möglichkeit dazu besteht darin, die allzu typische PowerPoint-Struktur zu verlassen. Zwei einfache Ideen:
Idee 1: Wenn Sie über ein Projekt berichten, in dem Sie Unerwartetes herausgefunden haben, dann beginnen Sie doch mit diesen unerwarteten Ergebnissen und arbeiten sich Schritt für Schritt zurück zu den Ursachen; anstatt wie üblich bei der Vorgeschichte zu beginnen, ihr Vorgehen zu erläutern und erst zu den Ergebnissen zu kommen, wenn Ihre Zuhörer schon längst abgeschaltet haben.
Idee 2: Wenn Sie etwas wirklich wichtiges loswerden möchten, dann könnten Sie Ihren Vortrag mit der Vorstellung Ihres Themas beginnen, aber nach der Titelfolie Ihren Laptop schließen und sagen: „Lassen Sie uns nun über die wirklich wichtigen Dinge sprechen“.
Was Antoine de Saint-Exupéry mit diesem Zitat über Ingenieursleistungen gesagt hat, gilt genauso für alle anderen Künste und Handwerke – und damit eben auch für Präsentationen: Ihre Präsentation ist so lange nicht optimal vorbereitet, wie Sie zu einem Teil der Präsentation die Fragen „Was will ich damit eigentlich sagen?“ und „Ist das für das Verständnis meiner Zuhörer wirklich wichtig?“ nicht beantworten können.
Das gilt natürlich auch für jede einzelne Folie: „Benötigen meine Zuhörer wirklich alle Informationen, die ich auf die Folie geschrieben habe?“ und für jedes Bild oder Diagramm: „Hilft dieses Bild meinen Zuhörern, meine Aussage zu verstehen?“
ch bin mal wieder über einen dieser PowerPoint-Ratgeber gestolpert. Da steht z.B.: Jede Folie braucht eine Überschrift, damit die Zuhörer besser folgen können. Hm. Ich frage mich allerdings, wie es möglich ist, dass man der Handlung einer Geschichte z.B. in einem Film folgen kann, ohne dass ständig eine Überschrift eingeblendet wird? Etwa so:
Ferner lerne ich in dem Ratgeber, dass ich Schlüsselbegriffe hervorheben soll, aber bitte nicht mehr als 5 Schlüsselwörter pro Folie. Außerdem sei Schriftgröße 20-24pt optimal; so erhalte man durchschnittlich 5-7 Zeilen pro Folie. Gut, mache ich:
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p style=”text-align: left;”>Und schon bin ich wieder gefangen in Textfolien. Jede Spannung und jeder emotionale Zugang wird durch diese Folien gleich im Keim erstickt. Man spürt die Langeweile regelrecht. Können Sie sich vorstellen, einen Film, der auf diese Weise Ihr Verständnis „unterstützt,“ 90 Minuten lang anzuschauen?
Einem guten Film können Sie folgen, weil er einen roten Faden hat. Sie können sich an die Schlüsselszenen erinnern, weil Sie gespannt waren, zu erfahren, was passiert. Diese Spannung erzeugen Sie nicht, indem Sie Ihre Folien nach diesen Ratgeber-Empfehlungen gestalten, sondern indem Sie einen roten Faden legen. Na klar, wer zuvor völliges Chaos produziert, dem mögen diese Empfehlungen helfen, ein bisschen Ordnung in seine Präsentation zu bekommen. Wer aber sein Thema beherrscht, der sollte sich besseres vornehmen.
Stellvertretend für Tausende von Präsentationen, in denen Unternehmen Ihre Zuhörer mit belanglosen Details über sich selbst langweilen, geht die Zitrone des Monats im August an Vodafone. Besonders irritierend an dieser Präsentation finde ich Folie 3 (siehe Ausschnitt unten), die die Meilensteine der Firmengeschichte aufzählt.
Nicht nur, dass diese Unmenge an Details über das Unternehmen völlig überflüssig ist; Vodafone selbst ist offenbar so stolz darauf, dass sie gleich einmal einen Siegerpokal daneben gesetzt haben. Auf der vorigen Folie 2 wurde bereits mit der Markenvielfalt von Vodafone geprahlt (s.u.). Ob bewusst oder unbewusst zeugt diese Art der Unternehmensdarstellung von einer völlig falschen Perspektive. Hier nimmt sich jemand selbst zu wichtig.
Der Punkt ist aber: bei einem guten Vortrag geht es gar nicht um den Vortragenden, sondern um die Zuhörer. Und wenn die Unternehmensgeschichte für die Zuhörer nicht relevant ist, dann gehört sie auch nicht in die Präsentation; egal ob das jeder so macht oder ob gar ihr Chef das so macht; auch egal ob es diese Folien fertig im standardmäßigen Unternehmensporträt gibt (Wieso machen eigentlich heute so viele Unternehmen Ihr Porträt in PowerPoint und nicht als ordentliche Broschüre?).
Wenn Sie etwas wichtiges zu sagen haben, dann verwenden Sie die wertvolle Zeit von Ihnen und Ihren Zuhörern lieber darauf, Ihre Ideen überzeugend zu präsentieren und verschwenden Sie sie nicht durch langweilige Unternehmensporträts.
In den vergangenen beiden Wochen hatte ich wieder das Vergnügen, an meine alte Wirkungsstätte zurückzukehren für zwei Vorlesungen über mein Promotionsthema Ad-hoc-Netze, eine faszinierende, neue Art spontaner Kommunikation. Wie immer hatte ich dabei großen Spaß.
Vorlesungen sind eine recht spezielle Art von Vorträgen. Sie sind deutlich länger als die meisten Präsentationen und sie haben vor allem das Ziel, eine große Menge an Wissen zu vermitteln. Das scheint auf den ersten Blick der Empfehlung zu widersprechen, die Inhalte eines Vortrags auf das Wesentliche zu reduzieren und Details, die nicht für das Verständnis relevant sind, wegzulassen.
Für mich ist das jedoch nur ein scheinbarer Widerspruch. Denn Wissen eignet man sich leichter an, wenn Verständnis vorausgeht. Und da sind wir dann doch wieder bei der Reduktion auf das Wesentliche. Denn Verständnis erreicht man nicht dadurch, dass man alle Fakten zu einem Thema einfach aufzählt, sondern dass man die grundlegenden Eigenschaften eines Problems oder den springenden Punkt eines Lösungsansatzes intuitiv begreifbar macht. Oft genug habe ich während meines eigenen Studiums leider das Gegenteil erlebt: Vorlesungen, die reines Faktenwissen vermitteln, oft anhand von Textfolien, während die Studenten Zusammenhänge selber suchen müssen. Das ist verkehrte Welt.
Für meine Vorlesungen erstelle ich daher konsequent Handouts (sprich: Vorlesungsskripte). Handouts befreien von der Last, alles, wirklich alles auf die Folien schreiben zu müssen. Sie erlauben mir, mich stattdessen auf Visualisierungen zu konzentrieren, die das Verständnis optimal unterstützen, Zusammenhänge aufzeigen und Ähnlichkeiten zu Bekanntem aufdecken. So kann ich den Studenten ein solides Grundverständnis der Materie vermitteln, mit dem sie sich selbständig weitere Details aneignen und weiterführende Literatur gut verstehen können.
Wen es interessiert, der kann natürlich gerne einen Blick in mein Handout zum Thema Ad-hoc-Netze werfen.
Übrigens: Am 23. Juli halte ich einen öffentlichen Vortrag Wenn Dell Pizza verkaufen würde in der Andreas-Hermes-Akademie in Bonn. Interessenten sind herzlich eingeladen (Eintritt frei).
Es ist ein herrlicher Sonnentag. Ein etwas zu dick geratener Hase genießt den idyllischen Morgen und erfreut sich an dem Flügelschlag eines wunderschönen Schmetterlings. Der Schmetterling tanzt und wiegt sich in den warmen Sonnenstrahlen mit entzückender Leichtigkeit, bis … er von einem herunterfallenden Apfel erschlagen wird.
So beginnt der Animationsfilm Big Buck Bunny, der als öffentliches Gemeinschaftsprojekt im Internet entstanden ist. Was folgt ist ein zehnminütiges Animationsfeuerwerk, auf dessen Höhepunkt der dicke Hase als Rambo drei fiese Querulanten das Fürchten lehrt. Der Film lebt wie viele Animationsfilme von überraschenden Wendungen und unvorhergesehenen Ereignissen.
Was die Macher von Animationsfilmen instinktiv im Auftrag der Komik tun, ist auch für Präsentationen eine wirkungsvolle Strategie. Überraschungen unterstützen die Einprägsamkeit einer Botschaft, denn unser Gehirn ist darauf programmiert, auf neue Ereignisse besonders zu reagieren.
Bekannte Situationen dringen häufig gar nicht in unser Bewusstsein: können Sie sich z.B. noch daran erinnern, was Ihnen heute morgen auf dem Weg zur Arbeit alles begegnet ist? Vielleicht ein bisschen. Und was war gestern? Oder gar letzte Woche?
Wären Sie allerdings von einem dicken menschengroßen Hasen im Galopp überholt worden, könnten Sie sich mit Sicherheit daran erinnern – und zwar nicht nur heute, sondern auch noch in vielen Wochen. Interessant dabei ist, dass Sie sich nicht nur an den galoppierenden Hasen erinnern würden, sondern höchstwahrscheinlich auch noch an die begleitenden Umstände, z.B. wie das Wetter war.
Daniela Fenker und Hartmut Schütze von der Universität Magdeburg erläutern in der Mai-Ausgabe der Zeitschrift Gehirn-und-Geist, woran das liegt. Vereinfacht gesagt veranlasst der Hippocampus, das ist gewissermaßen der „Neuheitsdetektor“ des Gehirns, die vermehrte Ausschüttung von Dopamin. Das wiederum erleichtert das langfristige Abspeichern von Informationen im Gedächtnis, weil es die Verbindung zwischen den beteiligten Synapsen verstärkt. Durch Überraschungen wird das Gedächtnis also sprichwörtlich gedopt.
Für alle Lehrenden haben die beiden Autoren denn auch einen Rat parat: Besprechen Sie den neuen Stoff zuerst und wiederholen Sie erst danach den alten.
Mehr überfordern. Zu wenige sind langweilig. Klingt plausibel, oder? Ist es aber nicht.
Denn die Wahrheit ist:
Es gibt keine ideale Folienanzahl.
Sie brauch so viele Folien, wie Sie eben brauchen, um Ihre Botschaft mit Ihrem ganz persönlichen Vortragsstil so zu präsentieren, dass Ihre Zuhörer die Botschaft optimal verstehen.
Das können viele, wenig oder auch mal keine Folien sein.
Und doch gibt es Menschen, die ernsthaft glauben, dass eine feste Anzahl von Folien der Schlüssel zu einer fesselnden Präsentation ist.
Das ist Unsinn. 👉 Wenn Ihre Botschaft klar ist, kommt sie an – egal ob mit 100 Folien oder mit keiner. 👉 Wenn Ihre Botschaft unklar ist, retten Sie auch die „perfekten“ zwei bis drei Folien pro Minute nicht.
Also machen Sie sich über Folienzahlen keine Gedanken. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Botschaft klar ist.
Das ist der wahre Maßstab.
Und genau dabei helfe ich Ihnen.
Ich zeige Ihnen, wie Sie Ihre Botschaft so formulieren, dass sie hängenbleibt. Wie Sie Ihren Stil finden – statt sich nach Regeln zu richten, die keinen Sinn ergeben. Wie Sie sicherstellen, dass Ihr Publikum nicht nur zuhört, sondern wirklich versteht.
Wenn das Ihr Ziel ist, lassen Sie uns reden. 👉 Buchen Sie ein kostenloses und unverbindliches Analysegespräch und finden Sie heraus, wie Sie Ihre Botschaft so klar machen, dass sie Ihre Zuhörer überzeugt.
Gliederungsfolien sind allgegenwärtig. Mir wurde während meiner Zeit an der Uni ständig erklärt, dass jede Präsentation mit einer Gliederung zu beginnen habe, damit der Zuhörer wisse, was auf ihn zukommt. Doch ist dazu wirklich eine Gliederungsfolie nötig? Nein.
Hier sind ein paar typische Beispiele, wie man sie zu Hunderten findet, wenn man bei Google z.B. nach “Gliederung filetype:ppt” sucht:
Beispiele typischer Gliederungsfolien
Was lernt der Zuhörer aus diesen Beispielen? Allenfalls, dass der Vortragende sich die Mühe gemacht, die Inhalte nicht einfach willkürlich anzuordnen. Doch wenig mehr. Die meisten Gliederungsfolien sind viel zu abstrakt, als dass sie eine sinnvolle Orientierung für die Zuhörer böten. Und weil das auch die Vortragenden merken, lassen sie sich dazu verleiten, den Vortrag im Schnelldurchlauf vorwegzunehmen, in einem Tempo und einem Abstraktionsgrad, die beide viel zu hoch sind. Schlimmer noch: Es ist für die Zuhörer das Signal: Jetzt kommt eine typische PowerPoint-Präsentation. Und was ist für PowerPoint-Präsentationen typisch? Dass sie langweilig sind. Also gehen die Zuhörer in den Modus „PowerPoint“ und driften gedanklich ab, holen ihr Smartphone heraus oder lesen die mitgebrachte Broschüre.
Das Problem bei allen Beispielen ist letztlich, dass sie dem Zuhörer zwar sagen was in dem Vortrag vorkommt, dieser jedoch zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht weiß, welche Relevanz das überhaupt hat.
Steve Jobs nutzte auf der diesjährigen Macworld-Keynote eine ganz andere Gliederungsfolie, als er das neue MacBook Air vorstellte (ab 54:24 min). Nach einer kurzen Motivation nennt Steve Jobs gleich die Botschaft, die er seinen Zuhörern vermitteln will (ab 55:04 min):
Gliederungsfolie von Steve Jobs
Damit wissen die Zuhörer, was auf sie zukommt: Das dünnste Notebook der Welt. Und mit dieser Information können sie entscheiden, ob es sich für sie lohnt, zuzuhören.
Hätte Jobs eine Gliederungsfolie wie oben verwendet, sähe sie vielleicht wie folgt aus. Das hätte dann den Inhalt der Präsentation ausführlicher wieder gegeben. Aber mehr Orientierung als die Originalfolie hätte es kaum gegeben:
Mögliche Gliederungsfolie für die Macworld-Keynote
Die klassischen Gliederungsfolien sind letztlich eher als Planungshilfe für den Vortragenden zu sehen, die aber in einer Präsentation selbst selten etwas zu suchen haben. Es dauert in der Regel viel zu lange, die Gliederung zu besprechen. Meist ist sie sowieso zu abstrakt, da den Zuhörern ja noch die Details für das Verständnis der Struktur fehlen. Und letztlich sollte der Erzählfluss und die Struktur einer Präsentation, die gut geplant ist, für das Publikum ohnehin implizit klar werden. (Oder wie oft haben Sie schon bei einem spannenden Film am Anfang die Gliederung vermisst?) Also auf den Punkt gebracht:
Die Gliederung ist etwas für den Vortragenden und nicht für den Zuhörer.
Mit Hilfe der Gliederung kann der Redner seinen Vortrag strukturieren. Er muss aber seinen Zuhörern nicht ständig einhämmern, was er als nächstes tut. Hat er seinen Vortrag überzeugend strukturiert, folgen die Zuhörer seiner Argumentation ganz von alleine.
Heißt das, man soll ganz darauf verzichten, den Zuhörern zu Beginn einer Vortrags zu skizzieren, was sie erwartet? Nein, aber sinnvoll sollte man es tun.
Die Zuhörer wollen sicher sein, dass sich die Reise lohnt, dass Ihre Zeit in diesem Vortrag sinnvoll investiert ist.
Wenn das mit einem Satz getan ist, warum dann mehr machen. Wenn Sie das Gefühl haben, Sie brauchen dafür eine ausführliche Gliederung, dann eben auch das. Entscheidend ist, dass Sie von den Bedürfnissen der Zuhörer ausgehen, nicht von Ihren eigenen.
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