The house is on fire

Think of a great book you enjoyed lately.

How did it begin? Mine started with a burning house.

Great authors know that once the reader is drawn into the story, there will be plenty of time to introduce all the details.

Great authors also know that when they fail to draw a reader into the story quickly, they will just put the book aside after a few pages.

Now think about the last presentation you listened to.

How did it begin? Mine started with the presenter introducing his CV … and it continued with milestones of his company’s history.

Not only didn’t he draw me into the story right from the beginning … he just never bothered to draw me in at all. He delivered all the details but never provided me with a single reason to care. He told me everything but failed to make me curious for anything.

Great stories draw me in because they make me care. They make me curious. They give me a reason to want to know what’s next.

Right from the very first sentence.

Once the audience is drawn into the story, they will want to know more. They will want to know all the details.

Regular presentations dump info. Great presentation make me care for the info. Regular presentation start somewhere. Great presentations start by making me curious.

How does your presentation begin?

Beginning and end

Every presentation starts at the beginning and stops at the end. Unless it doesn’t. Like most presentations. (Yours?)

I mean, of course, every presentation starts and stops at some point but that doesn‘t mean that it has a beginning or an ending. It just starts and stops. It goes from the middle of somewhere to the middle of nowhere while delivering a host of facts that may or may not lead anywhere.

To see what I mean, let’s revisit what beginning and end really means. So, let’s take a step back.

Every presentation that’s necessary is about change – about changing the minds of your audience. You might need the board of directors to acknowledge a strategic problem. You might want your customers to buy your product. You might want to inspire your employees to understand where the company is going …

Whatever your change is, to make it happen you need the people in your audience to see the world differently after your presentation than before. It’s this difference that determines the beginning and end of your presentation. When the audience enters the room, they have one worldview and after the talk they have another. You pick them up at one point – the beginning – and guide them to another – the end.

It follows immediately that the beginning of your presentation isn’t about you (your CV, your company history, your achievements, organizational structure, portfolio or whatever) but about the audience. It’s not about where you are coming from but where your audience is coming from. Your audience needs to feel: She’s talking about me. This is where I’m at.

That’s the beginning – and it’s in stark contrast to the starting point of most presentations which is all about the presenter.

The end of your presentation is the point at which the change is achieved. It’s when your audience feels: “This is who I want to become. This is where I want to go. This will be me.” It’s the point of no return for your audience. They can’t unsee what you’ve made them see.

The thing is, only when you know your beginning and end can you become the guide that takes your audience from where they are to where they want to be.

Missed opportunities

The introduction is probably the single biggest missed opportunity in many presentations.

What’s the purpose of your first sentence?

Some people would probably answer it’s to introduce yourself. Or to welcome everybody. Some would answer to provide an overview of what follows. Others disagree and answer that one needs to tell a story. Or cite a surprising statistic. Build rapport with the audience by making a local reference.

While any of those might be valid introductions, this misses the point.

The purpose of the first sentence is to make your audience want to hear the second one. And, of course, the purpose of the second sentence is to make your audience want to hear the third one.

Does yours?

Was muss ich alles sagen?

„Ich schau’ erst mal, was ich schon aus anderen Vorträgen habe, und danach fange ich an, Stichpunkte auf den Folien zu sammeln.“

Und dann landen Sie bei 50 Folien. Und stellen fest, dass das beim besten Willen zu viele sind für 20 Minuten.

Also kürzen Sie. Zuerst Folie 23. Schweren Herzens. Denn schließlich haben Sie sich ja Mühe damit gegeben, haben sich schon Gedanken über die Gestaltung gemacht. Und – mal ganz ehrlich – so ganz unwichtig ist dieser Aspekt ja auch nicht. Also lassen wir ihn doch erst einmal drin. Vielleicht bringen wir ihn auch noch auf der nächsten Folie mit unter.

Weiter. Was können wir sonst kürzen …

Das Problem ist: Es gibt immer mehr Interessantes zu sagen, als Sie Zeit zur Verfügung haben. Immer. Deswegen ist Kürzen so schwer. Und deswegen ist Ihr Vortrag auch nach dem Kürzen jedes Mal trotzdem noch zu voll.

Aber was heißt hier eigentlich „interessant“? Interessant für wen? Und warum? Was haben Ihre Zuhörer von all’ den interessanten Sachen, wenn sie sie gar nicht verarbeiten, geschweige denn behalten können? Dann wäre es nur noch interessant für Sie. Aber für sich halten Sie den Vortrag nicht, denn Sie wissen ja schon alles.

Denken Sie deshalb lieber vom Zuhörer her als vom Thema her. Das ist der Schlüssel, um die Komplexität des Themas zu knacken. Was müssen die Zuhörer unbedingt verstehen?

Statt erst einmal alles auf Folien zu sammeln, was Sie haben, stellen Sie vorab – noch bevor Sie überhaupt an PowerPoint o.ä. denken – die Frage: „Wenn meine Zuhörerin meine Botschaft verstehen soll, was ist das Allerwichtigste, das sie verstehen muss?“ Nicht: „Die 30 wichtigsten Sachen“, sondern: „Das Allerwichtigste“. Und dann hangeln Sie sich weiter: „Welche Informationen braucht sie, um das zu verstehen und wie kann ich ihr das in ihren Worten erklären?“

Und so fügen Sie – Stück für Stück – nur das hinzu, was – aus Sicht der Zuhörer – unbedingt in den Vortrag muss. Es landet nur das im Vortrag, was die Zuhörer wirklich brauchen. Sie machen nur Folien zu den Aspekten, die für die Zuhörer tatsächlich relevant sind. Und Sie haben viel Zeit gespart, weil Sie die Folien, die Sie gar nicht brauchen, erst gar nicht machen – und demnach auch nicht wieder kürzen müssen.

Fortsetzung folgt

Sie hassen es und Sie lieben es, wenn der Drehbuchautor Sie wieder zappeln lässt. Im Moment größter Spannung heißt es: Fortsetzung folgt. Bitte kommen Sie nächste Woche wieder.

Gibt es einen Punkt in Ihrer Präsentation, an dem Sie stoppen könnten und die Zuhörer würden auf die Barrikaden gehen, weil Sie unbedingt wissen wollen, wie es weitergeht? Einen Punkt, an dem das Publikum garantiert wiederkommen würde, um die Fortsetzung zu hören?

»Würde es wiederkommen« ist ein höheres Ziel als »Bleibt es sitzen und hält bis zum Ende durch«. Wer einmal sitzt, den muss man schon arg quälen, bevor er aufsteht und geht. Aber Wiederkommen ist etwas anderes. Das bedeutet zusätzlichen Aufwand, der sich lohnen muss.

Würde Ihr Publikum wiederkommen?

Was passiert als nächstes?

Jede spannende Geschichte lebt letztlich von einer Frage: Was passiert als nächstes?

Zum Beispiel so: Werden sie entkommen? Wird sie ihm verzeihen? Wird er erwischt werden? Wird sie „ja“ sagen? Auf diese Weise fiebern wir in guten Geschichten mit den Helden mit.

Die Geschichte ist genau dann zu Ende, wenn die entscheidende Fage endgültig beantwortet ist, wenn also der Held entweder sein Ziel endgültig erreicht hat oder er dieses Ziel endgültig nicht mehr erreichen kann (letzteres nennt man eine Tragödie).

Das Entscheidende dabei ist, dass diese Antwort unwiderruflich ist. Star Wars ist zu Ende, als der Imperator tot ist, ins Verderben gestürzt von seinem schrecklichsten Gefolgsmann. Romeo und Julia ist zu Ende, als beide Selbstmord begangen haben; ihre Liebe ist nun nicht mehr zu erreichen. Ein Krimi ist zu Ende, wenn der Verbrecher gestanden hat, nachdem der Kommissar ihn überlistet hat.

Eine Präsentation ist zu Ende, wenn Sie die entscheidende Frage Ihres Publikums endgültig und unwiderruflich beantwortet haben.

Übrigens: wissen Sie eigentlich, welche Frage das bei Ihrer Präsentation ist?

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Inhaltsverzeichnis für Präsentationen – aber richtig

Brauchen man ein Inhaltsverzeichnis für Präsentationen? Kurze Antwort: Nein, denn es gibt bessere Orientierungshilfen für Ihre Zuhörer.

Für die lange Antwort, schauen wir erst einmal. warum Bücher eigentlich ein Inhaltsverzeichnis haben. Vor dem Kauf eines Buches kann man daran prüfen, ob es die Themen behandelt, die mich interessieren. Nach dem Kauf dient es als Orientierungshilfe, um schnell die Seite zu finden, auf der sich ein gesuchter Inhalt befindet.

Wofür braucht man solch ein Inhaltsverzeichnis in einem Vortrag, dort häufig Agenda oder Überblick genannt? Antwort: Gar nicht.

Vorspulen geht nicht

Einschläfernd: Das Inhaltsverzeichnis für Präsentationen

Keine der beiden Funktionen könnte eine Agenda-Folie in einem Vortrag erfüllen. Ob ich den Vortrag kaufe, also Zeit investiere, um ihn mir anzuhören, entscheide ich anhand anderer Kriterien wie Titel, Kurzzusammenfassung, Name des Vortragenden. Zu einem besonders interessanten Thema innerhalb eines Vortrags zu springen ist erst recht unmöglich, denn Vorspulen geht nicht. Konsequenz: Agenda-Folien, so wie sie in vielen Vorträgen verwendet werden, sind überflüssig.

Aber heißt es nicht, man solle sein Publikum nicht im Ungewissen lassen über das, was sie während des Vortrags erwartet? Heißt es nicht, man solle vorab sagen, wohin die Reise gehe? Ja, so heißt es – nur ist ein Inhaltsverzeichnis für Präsentationen normalerweise die falsche Methode, eben weil es in einem Vortrag seinen Zweck nicht erfüllt.

Es gibt bessere Orientierungshilfen als ein Inhaltsverzeichnis für Präsentationen

Stattdessen sollten Sie lieber etwas zur Orientierung Ihres Publikums verwenden, was auch wirklich nützt. So wie z.B. Annie Leonard, die in ihrer bekannten Präsentation The Story of Stuff erklärt, wieviel Müll wir jedes Jahr produzieren. Das tut sie anhand der Prodouktions- und Konsumkette von Gütern, die folgerichtig auch zur Gliederung ihrer Präsentation dient.

So weiß das Publikum nicht nur, wie die Präsentation strukturiert ist. Annie Leonard hat gleichzeitig die Möglichkeit, ihre Aussagen immer wieder in Bezug zu dieser Kette zu setzen.

Meine letzte Keynote habe ich gegliedert, nachdem ich den berühmten Ausspruch von Prof. Sweller zitiert habe: „Es ist ein Desaster wie PowerPoint für Präsentationen verwendet wird. Werfen Sie das über den Haufen.“ Meine Versprechen danach war: dafür werde ich während meines Vortrags drei Gründe und die passenden Lösungen nennen. Dieses Versprechen habe ich visuell umgesetzt und hatte so die Möglichkeit, zur Wiederholung immer wieder darauf zurückzukommen:

Beispiel für ein visuelles Inhaltsverzeichnis für Präsentationen: Die visuelle Agenda meines letzten Vortrags

Entscheidend ist, dass das Publikum weiß, wohin die Reise geht. Es ist nicht nötig, jeden einzelnen Zwischenhalt vorher genau zu beschreiben. Folien sind ein visuelles Medium. Ihren größten Nutzen entfalten sie, wenn sie den gesprochenen Text visuell sinnvoll ergänzen. Das gilt eben auch für die Agenda-Folien. Wenn Sie eine brauchen, dann gestalten Sie sie so, dass sie Ihrem Publikum nützt.

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Das Für und Wider von Prezi

Prezi-LogoPrezi ist ein Präsentationsprogramm, das zur Visualisierung einen grundlegend anderen Ansatz als PowerPoint verfolgt. Anstatt eine Reihe von Folien zu erstellen, die sequentiell, also Folie für Folie, abgespielt werden, werden bei Prezi sämtiche Inhalte auf einer prinzipiell unbegrenzten Fläche angeordnet. Wie mit einer Kamera kann man dann die Inhalte „abfahren“ sowie herein- und herauszoomen.

Das Programm genießt einen ziemlichen Hype und daher verwundert es nicht, dass immer mehr Prezi-Präsentationen aus dem Boden sprießen. Leider warte ich bis heute auf ein wirklich überzeugendes Beispiel. In vielen Fällen leiden die Präsentationen gar unter dem ständigen hin- und hergezoome.

Warum man mit Prezi nicht besser präsentiert

Das wichtigste vorweg: Prezi ist ein Werkzeug wie auch PowerPoint, und zwar mit dem Zweck, Ihre Präsentationen visuell zu unterstützen. Keines der beiden Programme zeigt Ihnen, wie Sie eine spannende Präsentation erstellen, die auf den Punkt kommt, Inhalte verständlich erklärt und einen sinnvollen roten Faden hat. Sie sind wie die Sägen für den Schreiner, das eine die Stichsäge, das andere die Kreissäge – beide wichtig, aber keine baut einen Schrank.

Wer also glaubt, er baue eine überzeugende Präsentation, indem er einfach ein anderes Tool verwendet, das zufällig ein paar schicke Zoom-Effekte an Bord hat, der ist auf dem Irrweg. Und genau das ist das Problem bei all den Prezi-Präsentationen, die mir so über den Weg laufen.

Die allermeisten davon haben sich vom „Zoom-Effekt“ locken lassen, sind aber letztlich doch nichts anderes als Sequenzen von Bildern und Fakten. Zwar sind sie nicht mit PowerPoint in eine Folge von Folien gebracht, sondern auf einer Fläche mehr oder weniger sinnvoll verteilt worden. Allerdings wird dann doch sequentiell Bild für Bild und Fakt für Fakt herumgezoomt. Wenn die Story bei PowerPoint nicht stimmte, stimmt sie dann bei Prezi aber immer noch nicht. Um im Bild zu bleiben: wenn die Maße nicht stimmen, wird der Schrank nicht dadurch gerade, dass Sie die Säge wechseln.

Warum man mit Prezi schlechter präsentiert

Das führt dazu, dass ich mir in Prezi-Präsentation oft vorkomme wie in einer übermäßig animierten PowerPoint-Präsentation, auch nicht besser als drehende, zappelnde und zischende Überblendeffekte, die wir bei PowerPoint eigentlich schon weitgehend hinter uns gelassen haben.

Dabei ist sich die Wissenschaft hier schon lange einig. Alles, was reine Dekoration ist und nichts zum Verständnis beiträgt, ist im Zweifel eher schädlich für das Verständnis der Zuhörer; Ausnahme: die Animation trägt zum Verständnis bei und ist gerade nicht bloße Dekoration.1 Daraus folgt: wer Prezi nur deswegen benutzt, weil er es „irgendwie schicker“ findet als PowerPoint, der schadet seiner Präsentation möglicherweise mehr als er ihr nutzt.

Wann man mit Prezi besser präsentiert

Wer allerdings genau gelesen hat, der weiß jetzt auch, wann Prezi nicht nur eine Alternative, sonder wohl sogar die bessere Wahl ist; dann nämlich, wenn die Zoom-Animationen einen inhärenten Bezug zum präsentierten Inhalt haben, z.B.

  • bei einer Maschine, bei der die Zuhörer zunächst das grobe Funktionsprinzip verstehen sollten, bevor man detailliert die einzelnen Baugruppen analysiert.
  • bei einem Zeitstrahl, entlang dessen man wichtige Ereignisse bespricht.
  • in einem Beziehungsgeflecht, das man zunächst als Ganzes beschreibt, bevor man in die einzelnen Elemente eintaucht.
  • ganz allgemein da, wo es ein zusammenhängendes Big Picture gibt, in das man hineintauchen kann, um Details zu erforschen.

Umgekehrt sollten Sie sich aber auch nichts vormachen: das meiste davon bekommen Sie genau so gut in PowerPoint hin, solange eben die Story stimmt.

Möglicherweise gibt es noch einen weiteren Nutzen für Prezi. Es zwingt Sie nämlich dazu, Ihre Gedanken anders zu sortieren als PowerPoint. Sie können erst einmal alle Ihre Gedanken und Inhalte auf die Fläche schreiben und anschließend sortieren und sinnvoll strukturieren. Das ist sicher um einiges flexibler als die Folienstruktur von PowerPoint. Ob das allerdings einer analogen Vorbereitung überlegen ist, wage ich gleich mal zu bezweifeln.

Falls Sie Beispiele für überzeugende Prezi-Präsentationen kennen, freue ich mich über einen Hinweis in den Kommentaren.

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1Nachzulesen u.a. in Andrew Abelas empfehlenswerten Buch Advanced Presentations by Design

 

Die Pause als wichtigstes Stilmittel

Wenn jeder kleinste Raum mit Information gefüllt ist, dann ist es unheimlich schwierig, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden. Wo zu viel Information aneinandergereiht steht, ohne Raum zum Atmen, hilft nur noch Schreien, um gesehen zu werden.

Besser ist es, den wirklich wichtigen Botschaften den nötigen Raum zur Entfaltung zu geben. Das wissen Designer, die White Space bewusst einsetzen, um die eigentliche Botschaft wirken zu lassen. Das wissen auch Rhetoriker, die ganz bewusst Pausen einsetzen, um die Dramatik einer Textpassage zu steigern. Und das wissen auch Musiker, die Pausen nicht zufällig, sondern ganz bewusst setzen, um der Melodie ihre Spannung zu geben.

John Cage, einer der einflussreichsten Komponisten experimenteller Musik des 20. Jahrhunderts, hat diese Erkenntnis auf die Spitze getrieben. Sein berühmtestes Werk, 4’33″ besteht aus drei Sätzen und jeder einzelne davon besteht aus genau einer Pause. Die Kontroversen nach der Uraufführung können Sie sich sicher noch heute bildlich vorstellen. Tatsächlich ist bis heute umstritten, ob die Musik in dem Stück eigentlich aus den Pausen besteht oder aus den Umgebungsgeräuschen, die auf einmal bewusst werden und in die Aufmerksamkeit rücken.

Vor einigen Jahren hat die BBC zum ersten Mal die Orchesterfassung dieses Werks aufgeführt. Auch wenn Sie es vielleicht etwas merkwürdig finden, ansehen lohnt sich:

[via kottke]

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Lawrence Lessig bei einem seiner Vorträge

Vor einigen Jahren machte Lawrence Lessig, amerikanischer Jurist und Bürgerrechtler, mit seiner ganz eigenen, furiosen Art der Präsentation auf sich selbst und seine Themen aufmerksam.

Die Vorträge des Jura-Professors bestachen einerseits durch eine perfekt durchchoreographierte Story, in der er sorgfältig seine Argumente aufbaute, um zu seiner zwingenden Schlussfolgerung zu kommen. Verblüffend war dabei andererseits, wie er das Medium PowerPoint einsetzte. Mit einigen hundert Folien pro Vortrag, jeweils mit nur einem oder wenigen Wörtern, zog er die Aufmerksamkeit der Zuhörer in seinen Bann. Was mit normalen Folien in einer hoffnungslosen Überforderung der Zuhörer enden würde, wird auf diese minimalistische Weise im Zusammenspiel mit seinem perfekt strukturierten roten Faden und seiner ruhigen Art zu einer faszinierenden Art des Vortrags.

In der Zwischenzeit wurde sein Stil vielfach kopiert und weiterentwickelt. Interessant fand ich den Vortrag von Grant Blakeman auf der TEDx-Veranstatlung in Boulder.

In nur drei Minuten bringt er seine Botschaft mit Lessigs Stil auf den Punkt. Die Zutaten:

1. Eine klare Botschaft

„Make use of your negative space“ – auf deutsch: nutzen Sie Ihre Auszeiten am Tag. Wer ständig in Action ist, von einem Projekt zum anderen hetzt, dabei viel zu oft auf allen möglichen Kommunikationsmedien unterbrochen wird und auch bei der „Ablenkung“ umgeben ist von einer schier unendlichen Flut von Medien, der braucht bewusst Auszeiten, um das alles verarbeiten und sinnvoll entscheiden zu können.

Blakeman nennt diese Auszeiten negative space; in Anlehnung an die Bedeutung dieses Begriffs in der Designwelt. Dort bezeichnet „negative space“ den – bewusst – nicht gestalteten Raum auf einer Fläche, durch den die eigentlich gestaltete Fläche erst ihre Bedeutung bekommt. Besonders interessant wird dieser „negative space“, wenn er selbst auch Bedeutung trägt, etwa indem er selbst eine gestaltete Form annimmt.

2. Eine gute Story

Grant Blakeman bei seinem Vortrag auf der TEDx in Boulder

Anstatt mit einer Moralpredigt an das Gewissen seiner Zuhörer zu appellieren, entscheidet Blakeman sich dafür, eine Geschichte zu erzählen, die seine Botschaft optimal auf den Punkt bringt: nämlich die Geschichte eines typischen Tagsablaufs in seinem Job. Denn der ist geprägt von Ablenkungen und unzähligen Entscheidungen, die überwiegend unter viel zu vielen Entscheidungsmöglichkeiten getroffen werden wollen.

Und weil dieser Tagesablauf gar nicht so weit entfernt von dem ist, wie der Tag bei vielen seiner Zuhörer ablaufen dürfte, funktioniert diese Story so gut. Anstatt seine Argumente umständlich zu erklären, verstehen seine Zuhörer Blakemans Argumente intuitiv, weil sie sich in seinen Tagesablauf hineinversetzen können und ihn übersetzen können in ihren eigenen Tagesablauf. Show don’t tell nennt man das.

3. Passende Visualisierungen

Für seine Folien wählt Blakeman den Folienstil von Lawrence Lessig – allerdings nicht mit Wörtern, sondern mit Symbolen auf den Folien. Sie liefern genau den Kontext, den man braucht, um den Tagesablauf noch plastischer werden zu lassen, und – vor allem – um die Überflutung mit Entscheidungsmöglichkeiten transparent zu machen. Und wie bei Lessig, funktioniert das nur deswegen so gut, weil man dank des durchdachten roten Fadens ebendiesen nicht zu verlieren droht.

Zwei der vielen Folien aus Blakemans Vortrag

[via @ueberallbuero]

Links zu dem Artikel
Ein ganz anderer, ebenso empfehlenswerter Vortrag zum gleichen Thema: The Paradox of Choice von Barry Schwartz
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