Warum soll man sich überhaupt noch persönlich treffen?
Wir haben Team Chats, Online Realtime Collaboration, Videokonferenzen, Wikis, einfache Werkzeuge, um Berichte, Webseiten, interaktive Dokumente, Animationen, Slideuments, Sway-Dokumente usw. zu erstellen.
Warum also Meetings, bei denen man sich trifft?
1. Um den Aufmerksamkeitswettstreit zu gewinnen.
News-Webseiten, Kaffeepause, Fach-Zeitschriften, Twitter, Facebook, Groupchat, WhatsApp, YouTube. All diese Medien sind auf Neugier und/oder schnelle Belohnung optimiert. Dokumente, die Sie erstellen, damit sie jemand liest und versteht, konkurrieren mit allen anderen Inhalten, die der Leser in derselben Zeit konsumieren kann. Oft verlieren Sie und das Dokument wird zu spät, unaufmerksam oder gar nicht gelesen. Es ist im Wettstreit der anderen Kanäle nicht „spannend“ genug.
Wenn man sich in einem Raum trifft, schaltet man etliche der Aufmerksamkeitskonkurrenten aus. Man hat Zeit, miteinander zu kommunizieren, ohne dass permanent weitere Kanäle die Aufmerksamkeit der Gesprächspartner erfordern und mehrere Kommunikationsstränge parallel aktiv sind.
Das bedeutet nicht, dass man sich daher keine Mühe geben muss, spannend zu präsentieren oder auf den Punkt zu argumentieren. Aber es bedeutet auch, dass man nicht künstlich mit aufmerksamkeitsheischenden Methoden arbeiten muss, um überhaupt gehört zu werden. Dieser Aufmerksamkeitswettstreit beginnt übrigens nicht erst in großen Unternehmen.
2. Um zu diskutieren.
Viele Software-Werkzeuge bieten heute Kommentarfunktionen, Group-Chats wie Slack erlauben den schnellen Austausch von Gedanken, Echtzeitsynchronisation ermöglicht das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Viele kleine Diskussionen können so effizient und effektiv erledigt werden. Aber sobald die Gedanken komplizierter werden und nicht in wenige Zeilen Kommentarfeld passen, lohnt sich der Weg in den Meetingraum, um darüber zu sprechen. Man kann nicht alles mit Einzeilern diskutieren.
Wiederum kann man die Zeit im persönlichen Meeting gezielt nutzen, um über die wichtigen Dinge zu sprechen, weil die kleineren und kürzeren Diskussionen bereits auf anderem Weg erledigt worden sind. Die wichtigen Dinge, das sind die Diskussionen, die eben nicht in ein paar Zeilen passen. Jason Fried schreibt dazu: „All sorts of bad happens when a company begins thinking one-line-at-a-time most of the time.“
3. Um sich menschlich zu zeigen.
Meetings und Präsentationen sind Orte, an denen man sich gegenüber sitzt und in die Augen blickt. Dabei nimmt man Dinge wahr, die bei einer Skype-Konferenz verborgen bleiben. Wenn jemand auf mich zugeht, hat das eine andere Wirkung, als wenn nur sein Bild auf einem Monitor ein wenig größer wird. Wenn seine Stimme lauter wird, wenn sie zittert, dann bilden das Tonübertragungen selten genau so gut ab. Der Stift, den der eine dem anderen aus der Hand reißt, weil er ganz aufgeregt auf eine neue Idee gebracht wurde, die er an die Tafel schreibt. Das sind Energien und feine Schwingungen, die entstehen können, wenn Menschen sich in einem Raum befinden.
Wenn man die gemeinsame Zeit dafür nutzt – statt z.B. für langweilige Präsentationen, die man auch als Dokument hätte verschicken können – dann lohnt es sich, dass man die Zeit gemeinsam verbringt.