Wesentliches Archive - Page 4 of 5 - The Art of Communicating

ABC

Das Alphabet von A-Z, nicht mehr und nicht weniger enthält das Buch ABC3D. Und doch kann man es nicht aus der Hand legen; oder man nimmt es gleich wieder hoch, um sich noch einmal anzusehen, welch’ liebevolle Details das Buch enthält, blättert Seiten vor und zurück oder dreht das Buch in alle Richtungen.

ABC3D ist ein wundervolles Pop-Up-Buch, in dem sich Buchstaben aus den Seiten erheben und ineinander überfließen, in dem einfach so viel Liebe zum Detail steckt, dass die 26 Buchstaben lebendig werden und aufs Neue entdeckt werden wollen. Das Buch ist ein wunderbares Beispiel dafür, wie Sorgfalt und Reduktion auf das Wesentliche, hier auf die Buchstaben des Alphabets, eine enorme Wirkung erzielen und in Erinnerung bleiben.

Wesentliches

Was Antoine de Saint-Exupéry mit diesem Zitat über Ingenieursleistungen gesagt hat, gilt genauso für alle anderen Künste und Handwerke – und damit eben auch für Präsentationen: Ihre Präsentation ist so lange nicht optimal vorbereitet, wie Sie zu einem Teil der Präsentation die Fragen „Was will ich damit eigentlich sagen?“ und „Ist das für das Verständnis meiner Zuhörer wirklich wichtig?“ nicht beantworten können.

Das gilt natürlich auch für jede einzelne Folie: „Benötigen meine Zuhörer wirklich alle Informationen, die ich auf die Folie geschrieben habe?“ und für jedes Bild oder Diagramm: „Hilft dieses Bild meinen Zuhörern, meine Aussage zu verstehen?“

Wesentliches im Supermarkt

Einkaufsregal mit viel zu vielen Hinweisschildern

Letzte Woche war ich nach langer Zeit mal wieder bei Kaufland einkaufen. Das tue ich normalerweise gar nicht gerne, weil ich mich regelmäßig von dem riesigen Angebot erschlagen fühle. Offenbar hat das der Betreiber mittlerweile auch selbst erkannt, denn mit Hilfe von Hinweisschildern werden interessante Angebote gekennzeichnet: was neu ist, was Bio ist, und was besonders billig ist. Dieses Paradebeispiel klarer, zielgerichteter Kommunikation musste ich einfach mit einem Foto festhalten.

Im Ernst, was sich die Kaufhausbetreiber bei dieser Beschilderung gedacht haben, wird mir wohl auf ewig ein Rätsel bleiben. Ich zähle alleine drei verschiedene billig/billiger-Schilder. Insgesamt sind auf diesem Foto an die 50 Hinweisschilder an einem einzigen Regal zu sehen. Wer sich durch die reine Produktanzahl noch nicht überfordert fühlt, der ist es garantiert mit diesen Hinweisen. Gedacht, um Wesentliches zu kennzeichnen, führt die schiere Zahl an „wesentlichen“ Informationen dazu, dass der Käufer genauso verloren vor dem Regal steht wie ohne diese Hinweise. Wenn alles wichtig ist, ist nichts mehr wichtig.

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Was bleibt: Einfaches

Der Zen-Meister präsentiert

Presentation Zen ist der weltweit meistgelesene Blog über Präsentationsdesign. Garr Reynolds, Professor für Marketing und Management in Japan, schreibt dort seit knapp 3 Jahren über seine Ideen zum Design von Präsentationen. Anfang diesen Jahres erschien sein gleichnamiges Buch, was Google zum Anlass nahm, Reynolds in der Reihe Authors@Google zu einem Vortrag einzuladen. Endlich gibt es also eine Gelegenheit, den “Zen-Meister” des Präsentierens selbst präsentieren zu sehen.

Beeindruckend ist, wie Reynolds eine sehr harmonische Atmosphäre schafft, indem er immer wieder das Publikum einbindet, an geeigneten Stellen Humor einbaut und insgesamt eine sehr natürliche Sprache verwendet. Und selbstverständlich gibt es jede Menge hervorragender Beispiele für Reynolds’ Zen-Ästhetik zu sehen, eine minimalistische Art Folien zu gestalten, die vor allem auf die Wirkung von großformatigen Fotos setzt. Dazu Reynolds:

Make a choice of what’s important and let go of all the rest.

Garr Reynolds präsentiert bei Authors@Google

Seine Folien sind musterhafte Beispiele dafür. Ich teile allerdings Reynolds’ Selbsteinschätzung, der sich in seinem Blog für diese Präsentation nur 7,5 von 10 Punkten gibt. Warum? Weil er sich an sein Zitat leider nur beim Foliendesign hält, nicht aber bei der Umsetzung der Präsentation. Der Vortrag ist randvoll gefüllt mit Inhalten, so dass man den Eindruck nicht los wird, er könne sich von einigen seiner Ideen eben nicht trennen, z.B. während der sehr langen Selbstvorstellung.

Eine von Reynolds häufig zitierte japanische Weisheit lautet “Only eat until 80% full“. Anders ausgedrückt soll eine Präsentation nicht überladen sondern etwas kürzer und dafür bekömmlicher sein. Sein Vortrag ist aber so voll, dass er ein ziemlich hohes Tempo anschlagen muss und dennoch länger braucht als vorher von ihm angekündigt. Viele seiner Folien zeigt er nur für wenige Sekunden, so dass man als Zuhörer kaum Gelegenheit hat, die Bilder wirken zu lassen. Die eine oder andere längere Pause hätte die Wirkung der Aussagen sicher besser unterstützt (und im Übrigen die schönen Folien besser zur Geltung gebracht). Wer weder das Buch noch den Blog kennt, wird durch das hohe Tempo vielleicht sogar ein wenig Mühe haben zu folgen.

Dennoch, wer die gut 70 Minuten aufbringen kann, findet in dem Vortrag jede Menge Inspirationen und wertvolle Tipps zur Gestaltung der eigenen Folien.

Eine Cola mit Zitrone

Der Jahreswechsel ist die Zeit der Rückschau und der Planung für das nächste Jahr. Das gilt natürlich auch für die Finanzplanung großer Konzerne. Eine wunderbare Gelegenheit, Investoren und Analysten einen positiven Eindruck vom eigenen Unternehmen zu geben und das Vertrauen in die Investition zu stärken, umso mehr wenn die Zahlen selbst bereits glänzen.

Wie man solch eine Gelegenheit aber auch richtig vergeigen kann, zeigt der Coca-Cola-Abfüller Coca-Cola West aus West-Japan mit seiner Präsentation der Ergebnisse für 2007.

Die Beispiele sehen nicht nur billig aus, sie sind auch offenbar mit wenig Sorgfalt vorbereitet worden. Das Layout ächzt an allen Ecken und Kanten durch Anfängerfehler (z.B. Überlappungen und Inkonsistenzen), auch Rechtschreibfehler schleichen sich ein (z.B. “Coca-Cole”). Das Foliendesign schreit einen geradezu an mit seinen schrillen Farben. Die unendlich vielen Farbverläufe wirken nicht nur verspielt, sondern wecken einen unseriösen Eindruck. Die Folien sind hoffnungslos überfüllt mit Details, so dass die Kernaussagen völlig im Rauschen untergehen. So geht es übrigens 75 Folien lang zu (fairerweise: bei Folie 50 beginnt das Referenzmaterial). Ein Leser des Blogs Presentation Zen schreibt dazu in den Kommentaren: “Seems that coca is still a major ingredient of their sugared beverages.”

Übrigens läuft auch der Einwand ins Leere, das Ganze müsse so ausführlich sein, weil es ja gleichzeitig als Handout für die Analysten dient. Erstens ist es ungeheuer mühsam, sich durch dieses unübersichtliche Material durchzuarbeiten und die wesentlichen Informationen oder gar die groben Trends herauszufiltern. Damit ist es als Handout genauso untauglich wie als Präsentationsmaterial. Außerdem gibt es für die vergangenen Jahre durchaus sehr ansehnliche “Annual Review“-Dokumente. Echte Dokumente, die alles besser machen als diese merkwürdigen Folien. Sie sind übersichtlich strukturiert, liefern klare Aussagen und sehen auch noch gut aus, z.B. dieses einfache Diagramm:

[gefunden bei Presentation Zen]

Links zu diesem Thema:
Zitrone des Monats März 2008
Coca-Cola West
Präsentationsunterlagen der Coca-Cola West
Annual-Review-Dokumente der Coca-Cola West

Was man bei technischen Präsentationen vermeiden sollte

Technische Präsentation sind besonders anfällig für quälende PowerPoint-Vorträge. Wer schon einmal eine mehrtägige technische Konferenz besucht hat, kann davon sicher ein Lied singen. Der Kampf gegen das Einnicken ist häufig nicht zu gewinnen, wenn hoffnungslos unübersichtliche Diagramme, leere Worthülsen (“content enablement”) und fehlerhafte Programmdemos auf einen niederprasseln.

Bei der letztjährigen MEDC, Microsofts Konferenz für “mobile and embedded devices”, haben sich vier Microsoft-Mitarbeiter einen Spaß daraus gemacht, die gröbsten Fehler bei technischen Präsentationen in einem Video nachzustellen. Wenn man nicht wüsste, das es Spaß ist, man könnte es glatt für echt halten. So traurig ist das oft auf Konferenzen; und so gut haben die vier das nachgestellt.

[gefunden bei Speak Schmeak]

Ein unfairer Vorteil?

Letzte Woche unterhielt ich mich mit einem Unternehmensberater über überzeugende Präsentationen. Unternehmensberater haben daran ein ureigenstes Interesse, sollte man zumindest meinen. Schließlich müssen sie Kunden oft von unbequemen Ideen überzeugen und dabei nicht selten Widerstände und generelles Misstrauen überwinden. Wer überzeugend präsentieren kann, ist hier klar im Vorteil (übrigens unabhängig davon, ob er Sinnvolles oder Bullshit erzählt). Im Buch „The McKinsey Mind“ sagt Neal Crocker, dass das ein unfairer Vorteil sei:

Presentation is the “killer skill” we take into the real world. It is almost an unfair advantage! – Neal Crocker

Mein Gesprächspartner war offenbar ganz anderer Meinung. Unsere Zeit sei ohnehin viel zu schnelllebig, als dass man überhaupt etwas von Vorträgen mitnehmen könne; und schließlich bekomme man ja immer Ausdrucke von allen Folien. Man versuche in seiner Branche möglichst mit Standardpräsentationen zurecht zu kommen, vielleicht ergänzt um ein paar kundenspezifische Folien.

Es ist genau diese Einstellung, die zu den schwer erträglichen PowerPoint-Orgien führt: als Vortragender keine Zeit für eine überzeugende Aufbereitung und als Zuhörer eine Durchhaltementalität, die langweilige Präsentationen als gegeben ansieht. Außerdem, sagt der Unternehmensberater, komme es ja auf den Inhalt an und nicht auf die Verpackung.

Überzeugend Präsentieren bedeutet, gute Ideen ansprechend zu verpacken, und nicht, heiße Luft um Nichts zu produzieren. Es bedeutet, Ideen auf das Wesentliche zu reduzieren und es nicht dem Zuhörer zu überlassen, die relevanten Informationen herauszufiltern. Es bedeutet, das Verständnis durch einprägsame Folien zu unterstützen und nicht durch sinnloses Wiederholen viel zu vieler Details abzulenken. Es bedeutet, Ideen so zu verpacken, dass etwas bei den Zuhörern hängen bleibt. Das – und nur das – ist der Grund, warum wir präsentieren.

Diejenigen, die das besonders gut machen, erreichen ihre Ziele deutlich leichter. Sie werden verstanden. Sie motivieren. Inspirieren. Begeistern. Weil sie nicht nur einen hervorragenden Inhalt haben, sondern weil sie diesen Inhalt auch so präsentieren können, dass sie andere Menschen davon überzeugen. Weil sie die Macht von Worten zu nutzen wissen und einen oft gehörigen Aufwand betreiben, um das bestmöglich umzusetzen.

Ein unfairer Vorteil ist das nicht, denn jeder hat die Chance, den gleichen Aufwand zu treiben. Allerdings ist nicht jeder bereit, diesen Aufwand zu treiben. Tun Sie es und nutzen Sie den Vorteil, den Sie dadurch haben!

Links zu dem Thema:
Identity 2.0-Präsentation von Dick Hardt
Was bleibt: Einfaches
Schlechte Präsentationen schaden dem Image

Gedanken sichtbar machen

Ende Februar fand die diesjährige TED-Konferenz statt. Diesmal stellten die Veranstalter u.a. die Fragen “Wer sind wir?”, “Was ist Leben?” und “Wie können wir es wagen, optimistisch zu sein?”. Die ersten Vorträge wurden bereits auf der Webseite veröffentlicht. Sehr sehenswert ist beispielsweise der Vortrag von Jill Bolte Taylor, einer amerikanischen Hirnforscherin, die selbst einen Hirnschlag erlitten hat, und ihre Erlebnisse in einem mitreißenden Vortrag schildert (s.u.).

Einen Blick wert ist in jedem Fall auch das eBook TEDBigViz, das in diesem Jahr während der Konferenz als Experiment entstanden ist. Die beiden Designer David Sibbet und Kevin Richards zeichneten live ihre spontanen Assoziationen zu den Vorträgen an einem Multitouch-Screen auf. Das Ergebnis ist nicht nur hübsch anzusehen, sondern auch ein schönes Beispiel dafür, wie Ideen grafisch auf das Wesentliche reduziert werden können. Die PDF-Datei kann kostenlos heruntergeladen werden.

Zum Abschluss noch das versprochene Video von Jill Bolte Taylors Vortrag, der übrigens auch ein hervorragendes Beispiel dafür ist, wie fasziniernd es sein kann, reale Utensilien als Anschauungsmaterial zu verwenden (anstatt immer nur Abbildungen in PowerPoint-Folien zu verwenden).

Was bleibt: Einfaches

Damit die Zuhörer bei einer Präsentation etwas mit nach Hause nehmen, muss die Botschaft möglichst einfach verpackt werden. Das ist eines der 6 Prinzipien des Buches “Was bleibt“, das ich letzte Woche besprochen habe, und die Basis, auf der die anderen 5 Prinzipien aufbauen. Die Kernaussage der Autoren, Chip und Dan Heath, dazu ist:

Einfache Botschaften sind auf den Kern reduziert und kompakt.

Das hört sich leicht an, ist aber in der Praxis doch meist eine harte Nuss. Kern des Problems ist das, was die Heath-Brüder „Was bleibt“ den “Fluch des Wissens” nennen. Als Vortragender ist man normalerweise Experte für sein Thema, man ist sozusagen Wissender. Als Experte aber hält man nicht selten vieles für wichtig, was für ein erstes Verständnis absolut unwichtig ist. Wenn aber alles wichtig ist, dann ist nichts wichtig. Dann muss man Prioritäten setzen, um den Zuhörern eine Chance zu geben, die Idee zu verstehen. Denn nur dann haben sie auch eine Chance, die Idee auch zu behalten.

Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig! Ideen sind erst dann einfach, wenn sie auf das Wesentliche reduziert werden.

Das heißt andererseits natürlich nicht, dass jede Idee auch von jedem Zuhörer verstanden werden muss. Es geht nicht darum, Ideen zu banalisieren, Quantenphysik erfordert eben spezielle Kenntnisse. Aber auch Quantenphysik kann man kompliziert oder einfach formulieren und trotzdem exakt bleiben.

Buchempfehlung: „Was bleibt“ von Chip und Dan Heath

Das Fazit nehme ich vorweg: Kaufen Sie dieses Buch! Den beiden Brüdern Chip und Dan Heath ist mit „Was bleibt“* ein hervorragendes Buch gelungen (und lassen Sie sich nicht von dem etwas unglücklichen deutschen Untertitel abschrecken).

Worum geht es? Der Erfolg einer Präsentation lässt sich im Grunde an einer einfachen Frage fest machen: “Was ist bei den Zuhörern hängen geblieben?” Dass die meisten Präsentationen an diesem Kriterium scheitern, können Sie selbst testen: Wenn Sie sich an die letzten zehn Präsentationen erinnern, die Sie gehört haben, wie viel haben Sie davon mit nach Hause genommen? Woran aber liegt es, dass manche Ideen so gut hängen bleiben, die allermeisten jedoch nicht?

Dieser Frage gehen Chip und Dan Heath in “Was bleibt” nach. Gefunden haben Sie 6 Prinzipien, die Sie in zahlreichen “hängen gebliebenen” Ideen entdeckt haben. Im Englischen ergeben diese Prinzipien ein schönes Akronym: SUCCESs (simple, unexpected, concrete, credible, emotional, stories). Die deutsche Übersetzung gibt das leider nicht her (einfach, unerwartet, konkret, glaubwürdig, emotional, Geschichten).

Sehr fundiert erläutern die Autoren, der eine ist Psychologie-Professor an der Stanford-Universität, der andere Gründer des Lehrvideoverlags Thinkwell, diese Prinzipien. Selten habe ich ein Buch gelesen, das seinen Inhalt so anschaulich und dadurch greifbar macht. Das Buch ist gespickt mit Beispielen (Geschichten), die das Gesagte konkret machen. Es ist einfach geschrieben, eine ganze Reihe von Beispielen ruft Emotionen hervor, die das Gesagte noch anschaulicher machen. Und es ist voll mit unerwarteten Erkenntnissen. Erkennen Sie die 6 Prinzipien? Konsequent sind sie in dem Buch umgesetzt. Als einziger Wermutstropfen bleibt, dass ausgerechnet die “Ideenkliniken”, eine Art Vorher-Nachher-Analysen, nicht immer so recht überzeugen.

Das Buch ist kein Präsentationsbuch im engeren Sinne, es ist auch kein Marketingbuch, wie es der deutsche Untertitel suggeriert. Es ist einfach ein guter Ratgeber für alle, die Ideen haben und damit nicht im stillen Kämmerlein bleiben wollen. Wenn diese Ideen hängen bleiben sollen, sollten Sie “Was bleibt” von Chip und Dan Heath lesen. [Trotz der passablen deutschen Übersetzung möchte ich auch auf das englische Original, „Made to Stick“*, hinweisen, das mir persönlich noch besser gefällt.]

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