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Effective communication

In school, you’re taught to write a commentary. But rarely do you find a teacher who teaches you how to comment effectively.

Usually, you will pass the exam if your text ticks the boxes, regardless of whether the content is genuinely convincing or insightful.

Many businesses approach their work documents in the same manner. They write (for example) a strategy document, but not necessarily an effective strategy.

It sounded good during the strategy retreat and it ticked all the boxes. But a few weeks later, there’s no progress.

Feels very much like school, season 2. Only that in business it’s not about getting a good grade. Customers don’t buy because your strategy document is textbook perfect. They buy because your strategy works in real life.

That requires effective words, not just words that tick the textbook case.

What’s often overlooked — in school just as much as in business – is that this is deeply intertwined. You need to think it through, but you also need to articulate it effectively.

It’s not substance or style. It’s both. Driven by the will to make an actual difference.

Loosing sight of why we communicate

Elon Musk [on his priorities] as a CEO:

Spend less time on finance, spend less time in conference rooms, less time on PowerPoint and more time just trying to make your product as amazing as possible.

It’s easy to mistake Excel and PowerPoint as your job. It is not (for most of us). They are just tools that don’t replace the actual work of thinking the problem through. Of digging deep. Doing the work. Refining the product. And interacting with the customers.

I’ve seen my fair share of presentations that discuss customer personas while no-one has ever actually spoken to one of these customers. I’ve seen plenty of presentations that obsess over beautifully designed slides that carry no meaningful information. I’ve seen more than enough presentations that formalised processes that no one ever needed.

The thing is that a presentation can only ever tell a story about reality. It’s never reality itself. When we confuse the two, we’re headed for trouble. And lots of wasted time.

When presentations become the work, something’s wrong. Sure, invest the time to make your communication as clear as possible. If PowerPoint helps to do so, use PowerPoint. But never loose sight of why you communicate in the first place.

Interestingly, clarity in your thinking leads to clarity in your communication. This in turn leads to shorter presentations which frees the time to have actual conversations with actual customers.

Bau es!

Als Gründer bekommt man seine Zeit gut rum: Ideen entwickeln, Roadmaps planen, User-Benefits definieren, Mitarbeiter einstellen, Meetings halten, sich im Gruppenchat schnell abstimmen, Blick hinter die Kulissen auf den Social-Media-Kanälen, den Markt evaluieren, und, und, …

… und am Ende ist man vor lauter Wollen nicht zum Machen gekommen.

Viele gute Ideen scheitern am Wollen.

Weil einem selbst gar nicht klar ist, was man so genau will.
Weil jeder etwas anderes will.
Weil man zu viel will.
Weil man Everybody’s Darling sein will.
Weil man Angst hat, dass es keiner will.
Weil man erst noch sicher gehen will.
Weil man immer wieder ändert, was man will.
Weil man nicht verbindlich will.
Weil man zwar über alles, aber über nichts richtig reden will.

Das Einzige, was man anscheinend nicht will, ist, den Mut aufzubringen, das Ding endlich einfach zu bauen.

Erfolgreichere Meetings

Ärgern Sie sich manchmal über unproduktive Meetings, die zu lange dauern, bei denen die Teilnehmer zu passiv waren oder die kein greifbares Ergebnis erreicht haben, weil man sich viel zu lange mit unwesentlichen Details aufgehalten hat?

Warum probieren Sie in Ihren nächsten Meetings nicht einfach ein paar Veränderungen:

Planen Sie so wenig Zeit wie möglich für das Meeting ein und halten Sie sich an die Vorgabe (notfalls mit einer Eieruhr). Was Sie bis dahin nicht geschafft haben, wird vertagt.

Schicken Sie Ihren Teilnehmern Material zur Vorbereitung. Wer das Material nicht gelesen hat (dazu zählt auch “Ich bin leider nur kurz drübergeflogen” oder “Tut mir leid, ich hatte gestern noch unerwartet Termine”), wird höflich gebeten, das Meeting zu verlassen.

Sperren Sie sich nicht in einen Meetingraum ein, wenn das nicht nötig ist. Warum treffen Sie sich eigentlich nicht mal im Freien?

Verzichten Sie auf PowerPoint und führen Sie das Meeting im Stehen vor der Tafel oder dem Flip-Chart durch. (Wichtige Diagramme können Sie vorher ausdrucken.)

Machen Sie den Erfolg Ihres Meetings öffentlich, indem Sie Ihren Teilnehmern die Gelegenheit geben, das Meeting zu bewerten (am schwarzen Brett oder im Intranet).

Machen Sie Ihre Regeln öffentlich.

[Inspiriert durch den Beitrag Getting Serious about your meeting problem von Seth Godin] 

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Picture of Dr. Michael Gerharz

Dr. Michael Gerharz