DR. MICHAEL GERHARZ
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Posts in Tag: Meetings

Ist das nicht der Hammer?

Der T-Bone TBII ist der beste Hammer der Welt. Aber wenn man einen Schraubenzieher braucht, ist er leider nutzlos.

Er ist der Hammer. Er ist einfach DER Hammer. Elegant, leichtgewichtig und präzise. Durch seine Titankonstruktion in Verbindung mit einem wechselbaren aufgerauhten Stahlkopfaufsatz ist er erheblich leichter als ein vergleichbar schlagkräftiger Stahlhammer. Mit seiner magnetischen Spitze erlaubt er den Einhandbetrieb, z.B. um sich mit der anderen Hand festzuhalten, während man auf einer Leiter steht. Sein ergonomischer Griff liegt in der Hand, als hätte man nie etwas anderes gehalten. Er ist der Stiletto TiBone. Und Sie merken schon: Er ist der Rockstar unter den Hammern. Deshalb kostet er auch 263 US Dollar.

Nur blöd…

… wenn man gar nichts hämmern, sondern etwas schrauben will. Dann ist der TiBone in all seiner Perfektion leider vollkommen nutzlos. Denn er ist vieles. Aber er ist eben kein Schraubenzieher.

Und was hat das mit Präsentieren zu tun?

Wenn man so will, ist Powerpoint auch so ein perfekter Hammer. Powerpoint kann ein ideales Werkzeug für viele Situationen sein. Zum Beispiel, für einen klassischen Einer-zu-Vielen Vortrag, der mit Bildern, Text oder Zahlen veranschaulicht wird. (Unter der Voraussetzung natürlich, dass ich es richtig mache. Denn nur weil ich einen super Hammer habe, kann ich ja auch noch lange kein Haus bauen.)

Ein perfektes Werkzeug ist aber nichts wert, wenn man es für die falsche Aufgabe verwendet. Zum Beispiel ist Powerpoint in Meetings oder Verkaufsgesprächen, in denen es darum geht, sich auszutauschen und zu diskutieren, Angesicht zu Angesicht, in den allermeisten Fällen fehl am Platz. Während Powerpoint-Folien in einem klassischen Vortrag Ihre Botschaft einprägsamer machen können, bewirken sie in gewünschten Dialogsituationen oft das Gegenteil. Denn dann starren alle auf die Projektionsfläche, anstatt einander in die Augen. Ihr Publikum wird automatisch eher konsumieren als interagieren.

Fest steht:

Ein Vortrag muss immer mit den Werkzeugen umgesetzt werden, die Sie als Vortragenden und Ihre Ziele unterstützen. Und manchmal muss man dafür eben hämmern und manchmal muss man schrauben.

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Unterhaltet euch

In dieser Kölner Kneipe soll man sich lieber unterhalten statt zu surfen. Daran sollte man sich auch in anderen Situationen erinnern.

„Nein! Wi-fi haben wir nicht. Unterhaltet euch“

So steht es am Eingang einer Kölner Kneipe. Ich wünschte, vor Meetingräumen stünde ein ähnliches Schild:

„Nein! Einen Beamer haben wir nicht. Unterhaltet euch“

Denn es ist doch so: Dieselben Menschen, die darüber lästern, dass die Jugendlichen nur noch auf ihre Handys starren und sich gar nicht mehr unterhalten können, starren im Meeting eine halbe Stunde auf eine Projektionsfläche und unterhalten sich gar nicht. Dabei sind Meetings dazu da, Meinungen auszutauschen, zu diskutieren, sich zu unterhalten. Meetings braucht man überhaupt nur dann, wenn es darum geht, sich in die Augen zu blicken, denn sonst könnte man es ja auch digital besprechen.

Und, wenn ich es mir so recht überlege, sollte man das Schild von der Kneipe direkt dazu stellen. Denn E-Mails schreiben und surfen während sich andere mit Ihnen unterhalten, ist auch nicht besser, als What’s-App-schreibende Jugendliche. Es ist nicht nur unhöflich, sondern ineffizient.

Aber, was rede ich. Früher war eh alles besser.

[Foto: Daniel Backhaus, mit Genehmigung]

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30 Minuten Stille in Meetings

Amazon ist ein ungewöhnliches Unternehmen, auch bei Meetings. Jedes Meeting startet mit 30 Minuten konzentriertem Lesen von Memos.

PowerPoint an, Gehirn aus. So sieht’s in vielen Meetings aus. Sobald der Beamer läuft, ist das für die Anwesenden das Signal zum Abschalten oder zum E-Mail lesen. Die Vortragenden wissen das und bereiten sich erst fünf Minuten vor dem Meeting vor. Schnell ein paar Folien zusammengesucht, den Rest als Bullet Points auf die Folie getippt. Fertig. Langweilig. Keiner hat Zeit für irgendwas.

Bei Amazon beginnt jedes Meeting mit 30 Minuten Stille

Amazons Chef Jeff Bezos will das nicht akzeptieren und praktiziert in seinen Meetings einen radikal anderen Ansatz: kein PowerPoint sondern ausformulierte Memos. Damit die auch wirklich jeder liest, beginnt jedes Amazon-Meeting mit 30 Minuten Stille, der sog. „study hall“. In einem Interview sagt Bezos (ab ca. 5:30 min):

When you have to write your ideas out in complete sentences, complete paragraphs it forces a deeper clarity.

Und damit hat er recht. Und warum lesen die Amazon-Manager die Memos nicht vor den Meetings?

Time doesn’t come from nowhere. This way you know everyone has the time. The author gets the nice warm feeling of seeing their hard work being read.

Nein zu Bullshit

Amazon schlägt damit gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe:

  • Weil die Autoren wissen, dass das Memo auch gründlich gelesen wird, verfassen sie es sorgfältig.
  • Weil die Lesezeit gezielt eingeplant wird, lesen alle Teilnehmer das Memo auch wirklich (statt Mails zu lesen).
  • Weil die Lesezeit für nichts anderes zur Verfügung steht, lesen die Teilnehmer aufmerksam. Bullshit hat also weniger Chancen. Die Diskussionen werden effektiver.
  • Jeder kennt vor der Diskussion das gesamte Memo. Viele Fragen, die während einer Präsentation gestellt werden könnten, sind so wahrscheinlich schon beantwortet worden. Die Diskussionen werden effizienter.

Kapitulation vor PowerPoint?

Amazons Strategie gegen den „Death of PowerPoint“ ist letztlich die Kapitulation vor PowerPoint, der totale Verzicht. Die Alternative wäre, eine ebenso rigorose Politik für Präsentationen vorzuschreiben, die eben schlecht vorbereitete Bullet-Point-Präsentationen genau so wenig duldet wie schlechte Zuhörer, die auf Ihren iPhones abschweifen.

Die entscheidende Lehre aus Amazons Strategie ist daher: Es gibt einen Ausweg aus dem PowerPoint-Desaster, wenn man den Willen hat, das Problem anzugehen.

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Erfolgreichere Meetings

Ärgern Sie sich manchmal über unproduktive Meetings, die zu lange dauern, bei denen die Teilnehmer zu passiv waren oder die kein greifbares Ergebnis erreicht haben, weil man sich viel zu lange mit unwesentlichen Details aufgehalten hat?

Warum probieren Sie in Ihren nächsten Meetings nicht einfach ein paar Veränderungen:

Planen Sie so wenig Zeit wie möglich für das Meeting ein und halten Sie sich an die Vorgabe (notfalls mit einer Eieruhr). Was Sie bis dahin nicht geschafft haben, wird vertagt.

Schicken Sie Ihren Teilnehmern Material zur Vorbereitung. Wer das Material nicht gelesen hat (dazu zählt auch “Ich bin leider nur kurz drübergeflogen” oder “Tut mir leid, ich hatte gestern noch unerwartet Termine”), wird höflich gebeten, das Meeting zu verlassen.

Sperren Sie sich nicht in einen Meetingraum ein, wenn das nicht nötig ist. Warum treffen Sie sich eigentlich nicht mal im Freien?

Verzichten Sie auf PowerPoint und führen Sie das Meeting im Stehen vor der Tafel oder dem Flip-Chart durch. (Wichtige Diagramme können Sie vorher ausdrucken.)

Machen Sie den Erfolg Ihres Meetings öffentlich, indem Sie Ihren Teilnehmern die Gelegenheit geben, das Meeting zu bewerten (am schwarzen Brett oder im Intranet).

Machen Sie Ihre Regeln öffentlich.

[Inspiriert durch den Beitrag Getting Serious about your meeting problem von Seth Godin] 

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