Handouts: Lass ’was Brauchbares da

„Ich schicke Ihnen dann die Folien zu.“ Das Märchen vom Doppelnutzen der Vortragsfolien als Handouts geht ungefähr so: Für die Zuhörer ist es praktisch, dass sie noch einmal alles nachlesen können, und für Sie ist es kein Mehraufwand und total praktisch, dass sich die Zuhörer an Ihren Vortrag erinnern, wenn sie in das Handout schauen.

Und das ist genau der Knackpunkt: wenn sie reinschauen. Meistens tun sie es nämlich nicht. Handouts machen selten Spaß. Sie sind mühsam zu lesen und oft gerade nicht praktisch. Wer hat schon Lust, 30 Seiten durchzublättern, deren Informationen auf eine DIN-A4-Seite gepasst hätte?

Besser in Erinnerung bleiben

Wenn Sie in Erinnerung bleiben wollen, gibt es denn dann nicht sinnvollere Handouts als den Ausdruck der Folien? Ich meine, einmal ganz Abseits von einer sinnvollen textlichen Zusammenfassung Ihres Vortrags auf 1-2 DIN-A4-Seiten? Oft gibt es die.

Sie stellen Werkzeuge her? Geben Sie Ihren Kunden ein Werkzeug mit nach Hause.

Sie schreiben sich individuelle Kundenlösungen auf die Fahne? Schließen Sie den Laptop, analysieren Sie mit Ihrem Kunden auf Papier mit Stift seine Anforderungen und mögliche Lösungen und lassen Sie die Skizze beim Kunden (und machen sich ein Foto für das passende Angebot).

Sie sind Designer oder Künstler? Geben Sie Ihren Kunden etwas, was sie sich gerne anschauen, z.B. ein Poster. Die Chance, dass sie es sich aufhängen, steigt, wenn das nicht nur gut aussieht, sondern auch noch nützliches Wissen enthält, z.B. „Starke Wirkung durch starkes Design“, „Die Geschichte des App-Designs“ usw.

Sie sind Berater? Geben Sie Ihren Kunden Ihr Nachschlage-Wissen auf Papier mit (kann man sowieso im Internet finden) und zwar so aufbereitet, dass sie das Wissen auf Ihrem Handout schneller und konkreter finden als im Internet.

Vergessen Sie natürlich nicht, Webseite, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer gut sichtbar auf Ihrem Handout zu platzieren.

Wenn Sie mit Ihren Handouts in Erinnerung bleiben wollen, dann geben Sie Ihren Kunden etwas mit, das sie gerne und oft anschauen oder benutzen. Das ist Mehraufwand. Und ja, es ist nicht sicher, ob sich dieser Aufwand bezahlt macht. Aber: kaum etwas schafft mehr Vertrauen, als echten Nutzen zu stiften.

Eine Klappe, zu viele Fliegen

Sie versteh‘n nur Bahnhof? Das wird als Handout nicht besser …

Vor einigen Wochen durfte ich an einem internationalen Expertentreffen zum Thema Klimawandel teilnehmen. Wichtige Menschen redeten über wichtige und interessante Themen. Leider verpasste ich eine der Diskussionen und fragte beim Veranstalter an, ob er mir die dokumentierten Ergebnisse der Diskussion zugänglich machen könne. Kein Problem, alle Präsentationen seien schon auf der Webseite verfügbar. Das Ergebnis: Ohne erklärende Worte habe ich die Präsentationen nicht verstanden und Spaß hat es auch nicht gemacht, mich durch hunderte Folien zu klicken.

Schon mal eine Präsentation gelesen?

Schon oft habe ich beobachtet, dass Veranstalter von Konferenzen es für eine kluge Idee halten, die gehaltenen Präsentationen später als Dokumentation der Inhalte zu nutzen. Dabei frage ich mich jedesmal: Was soll das eigentlich? Ist denn noch niemandem aufgefallen, dass kein Mensch Lust hat, eine Präsentation tatsächlich zu „lesen” und zu raten, was wohl die erklärenden Worte gewesen sein könnten?

Wenn ich Folien hingegen problemlos wie ein Textdokument lesen kann, ist beim Vortrag selbst sowieso etwas gründlich schiefgegangen. Denn dann hat sich der Vortragende durch seine eigenen Folien überflüssig gemacht. Er hätte genauso gut hinten im Raum sitzen können und die Präsentation kommentarlos durchlaufen lassen können. Steht ja alles drauf, was wichtig ist.

Zwei sind eine zuviel

Der Versuch mit Powerpoint und Co. sowohl eine perfekte Präsentation als auch ein perfektes Handout gestalten zu wollen, kann nur nach hinten losgehen. Folien sind dafür gedacht, einen mündlichen Vortrag visuell zu unterstützen, genauso wie ein Textverarbeitungsprogramm dafür gemacht ist, einen Fließtext darzustellen. Der Versuch, mit Folien zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen, schadet entweder der Präsentation oder der Dokumentation – meistens sogar beidem.

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30 Minuten Stille in Meetings
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30 Minuten Stille in Meetings

Amazon ist ein ungewöhnliches Unternehmen, auch bei Meetings. Jedes Meeting startet mit 30 Minuten konzentriertem Lesen von Memos.

PowerPoint an, Gehirn aus. So sieht’s in vielen Meetings aus. Sobald der Beamer läuft, ist das für die Anwesenden das Signal zum Abschalten oder zum E-Mail lesen. Die Vortragenden wissen das und bereiten sich erst fünf Minuten vor dem Meeting vor. Schnell ein paar Folien zusammengesucht, den Rest als Bullet Points auf die Folie getippt. Fertig. Langweilig. Keiner hat Zeit für irgendwas.

Bei Amazon beginnt jedes Meeting mit 30 Minuten Stille

Amazons Chef Jeff Bezos will das nicht akzeptieren und praktiziert in seinen Meetings einen radikal anderen Ansatz: kein PowerPoint sondern ausformulierte Memos. Damit die auch wirklich jeder liest, beginnt jedes Amazon-Meeting mit 30 Minuten Stille, der sog. „study hall“. In einem Interview sagt Bezos (ab ca. 5:30 min):

When you have to write your ideas out in complete sentences, complete paragraphs it forces a deeper clarity.

Und damit hat er recht. Und warum lesen die Amazon-Manager die Memos nicht vor den Meetings?

Time doesn’t come from nowhere. This way you know everyone has the time. The author gets the nice warm feeling of seeing their hard work being read.

Nein zu Bullshit

Amazon schlägt damit gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe:

  • Weil die Autoren wissen, dass das Memo auch gründlich gelesen wird, verfassen sie es sorgfältig.
  • Weil die Lesezeit gezielt eingeplant wird, lesen alle Teilnehmer das Memo auch wirklich (statt Mails zu lesen).
  • Weil die Lesezeit für nichts anderes zur Verfügung steht, lesen die Teilnehmer aufmerksam. Bullshit hat also weniger Chancen. Die Diskussionen werden effektiver.
  • Jeder kennt vor der Diskussion das gesamte Memo. Viele Fragen, die während einer Präsentation gestellt werden könnten, sind so wahrscheinlich schon beantwortet worden. Die Diskussionen werden effizienter.

Kapitulation vor PowerPoint?

Amazons Strategie gegen den „Death of PowerPoint“ ist letztlich die Kapitulation vor PowerPoint, der totale Verzicht. Die Alternative wäre, eine ebenso rigorose Politik für Präsentationen vorzuschreiben, die eben schlecht vorbereitete Bullet-Point-Präsentationen genau so wenig duldet wie schlechte Zuhörer, die auf Ihren iPhones abschweifen.

Die entscheidende Lehre aus Amazons Strategie ist daher: Es gibt einen Ausweg aus dem PowerPoint-Desaster, wenn man den Willen hat, das Problem anzugehen.

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Neuer Download: Die Geschichte mit den Helden

Mit der passenden Heldengeschichte wird aus jedem Thema eine spannende Präsentation. Welche passt zu Ihrem Thema?

Es ist 3 Uhr nachts, als das Telefon klingelt. Herr Prinz tastet schläfrig nach seinem Handy. Wer ruft denn um diese Zeit an? Sein Chef: „Sie müssen sofort kommen. Jemand ist in unser Computernetz eingedrungen.“

Was passiert als nächstes? In einer spannenden Geschichte ist das die entscheidende Frage, die uns zum Weiterlesen verleitet, Satz für Satz, Seite für Seite. Aber warum stellen wir sie überhaupt?

Die Antwort und wie sie Ihnen hilft, spannender zu präsentieren, finden Sie in meinem neuesten Handout Die Geschichte mit den Helden, das Sie ab sofort herunterladen können.

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In den Köpfen bleiben

Handout

Wenn Sie eine Präsentation halten, dann möchten Sie in die Köpfe Ihrer Zuhörer hinein und dort möglichst lange bleiben. Nach einem guten Vortrag hilft dabei natürlich auch ein tolles Handout. Wenn ihr Handout nämlich so gestaltet ist, dass Ihr Publikum es oft und gerne noch einmal ansieht, dann erfüllt es diesen Zweck optimal.

Hervorragend gelöst hat diese Herausforderung der Designer Mike Kus, der nach seinem Vortrag auf der Konferenz The Future of Web Design dieses beeindruckende Handout verteilt hat. Das Handout hat Kus passend zu seinem Foliendesign als Poster im DINA1(!)-Format entworfen und für alle Zuhörer in voller Größe ausgedruckt. Ich würde mich nicht wundern, wenn es jetzt viele Bürowände schmückt. Ich hätte es mir mit Sicherheit aufgehängt. Er selbst sagt selbstbewusst: „Dieses Poster macht sich an jeder Bürowand gut.“

Zum Erinnerungseffekt trägt bei dem Poster natürlich wesentlich bei, dass das Design eine direkte Umsetzung des Foliendesigns ist (s.u.). Hilfreich ist aber auch, dass sich das Poster neben der prägnanten Überschrift auf die vier wichtigsten Aspekte der Präsentation beschränkt und diese jeweils ganz knapp auf den Punkt bringt. Kus verzichtet bewusst darauf, jeden einzelnen Teilaspekt des Vortrags in das Handout aufzunehmen, und steigert so im Zusammenspiel mit dem Design die Prägnanz und Einprägsamkeit enorm.

Übrigens sind die Folien an sich auch schon wirklich sehenswert. Sehr mutig im Design hat Kus einen ganz eigenen Stil. Er arbeitet sehr stark mit typografischen Effekten, indem er mit den Buchstabenformen und der Gestaltung der Schrift spielt. Wie Kus die Buchstaben der heute ja oft als langweilig bezeichneten Helvetica zum Leben erweckt, ist schon beeindruckend. Kus hat glücklicherweise die Folien auf slideshare bereitgestellt – unbedingt ansehen:

Der Vortrag selbst steht übrigens auch als Video zur Verfügung, kann allerdings leider nicht ganz mit den schönen Folien und dem beeindruckendem Handout mithalten. Eine Menge gäbe es z.B. an der Struktur und den Übergängen zu verbessern. Am meisten sollte Kus allerdings an seinem Auftreten arbeiten. Das ist doch ein arger Kontrast zu den Fähigkeiten der drei Herren aus meinem letzten Beitrag.

Welche beeindruckenden Handouts haben Sie schon einmal gesehen – oder gar selbst verteilt? Erzählen Sie es mir in den Kommentaren.

Links zu dem Artikel
Bill Gates schenkt nach seinem TED-Vortrag jedem Teilnehmer ein Exemplar des Buches Work Hard, Be Nice
Garr Reynolds verschenkt als Anreiz für Fragen am Ende seiner Google-Präsentation einige Exemplare seines Presentation-Zen-Buches
Download von ausgewählten Handouts meiner Vorträge

Zurück an der Uni

Hauptgebäude der Universität Bonn [Foto: Dr. Thomas Mauersberg]

In den vergangenen beiden Wochen hatte ich wieder das Vergnügen, an meine alte Wirkungsstätte zurückzukehren für zwei Vorlesungen über mein Promotionsthema Ad-hoc-Netze, eine faszinierende, neue Art spontaner Kommunikation. Wie immer hatte ich dabei großen Spaß.

Vorlesungen sind eine recht spezielle Art von Vorträgen. Sie sind deutlich länger als die meisten Präsentationen und sie haben vor allem das Ziel, eine große Menge an Wissen zu vermitteln. Das scheint auf den ersten Blick der Empfehlung zu widersprechen, die Inhalte eines Vortrags auf das Wesentliche zu reduzieren und Details, die nicht für das Verständnis relevant sind, wegzulassen.

Verkehrsschild: Understanding - Next Exit

Für mich ist das jedoch nur ein scheinbarer Widerspruch. Denn Wissen eignet man sich leichter an, wenn Verständnis vorausgeht. Und da sind wir dann doch wieder bei der Reduktion auf das Wesentliche. Denn Verständnis erreicht man nicht dadurch, dass man alle Fakten zu einem Thema einfach aufzählt, sondern dass man die grundlegenden Eigenschaften eines Problems oder den springenden Punkt eines Lösungsansatzes intuitiv begreifbar macht. Oft genug habe ich während meines eigenen Studiums leider das Gegenteil erlebt: Vorlesungen, die reines Faktenwissen vermitteln, oft anhand von Textfolien, während die Studenten Zusammenhänge selber suchen müssen. Das ist verkehrte Welt.

Vorlesungsskript zur ersten Vorlesung

Für meine Vorlesungen erstelle ich daher konsequent Handouts (sprich: Vorlesungsskripte). Handouts befreien von der Last, alles, wirklich alles auf die Folien schreiben zu müssen. Sie erlauben mir, mich stattdessen auf Visualisierungen zu konzentrieren, die das Verständnis optimal unterstützen, Zusammenhänge aufzeigen und Ähnlichkeiten zu Bekanntem aufdecken. So kann ich den Studenten ein solides Grundverständnis der Materie vermitteln, mit dem sie sich selbständig weitere Details aneignen und weiterführende Literatur gut verstehen können.

Wen es interessiert, der kann natürlich gerne einen Blick in mein Handout zum Thema Ad-hoc-Netze werfen.

Übrigens: Am 23. Juli halte ich einen öffentlichen Vortrag Wenn Dell Pizza verkaufen würde in der Andreas-Hermes-Akademie in Bonn. Interessenten sind herzlich eingeladen (Eintritt frei).

Links zu dem Thema:
Vorlesungsskript Mobile Ad hoc Networks
Handouts gegen Death-by-PowerPoint
Was bleibt: Einfaches

[Foto des Uni-Gebäudes: Dr. Thomas Mauersberg] 

Handouts gegen Death-by-PowerPoint

Death by PowerPoint

Death-by-PowerPoint hat viele Ursachen. Eine besonders hartnäckige sind PowerPoint-Folien, die übervoll mit Text sind. Immer wieder höre ich als Rechtfertigung, dass solche Folien gleichzeitig als Handout dienen können. Denn dann könne man sie einfach ausdrucken und der Zuhörer erhalte alle wichtigen Informationen zum übersichtlichen Nachschlagen. Wirklich?

Ein sehr textlastiger Foliensatz

Ist es wirklich hilfreich, sich durch einen Berg von Folien zu lesen, der voll von Stichpunkten ist? Die wesentlichen Aussagen sind zwischen unwesentlichen versteckt, häufig sind die Aussagen stichpunktartig und nicht in ganzen Sätzen formuliert, so dass man im Nachhinein rätselt, was genau gemeint war. Finden Sie in solchen Folien leicht die für Sie wesentlichen Informationen? Ich jedenfalls kann das nur höchst selten bestätigen. Ein Folienstapel voller Textfolien ist in aller Regel genauso ungeeignet zum Nachschlagen wie zum Präsentieren selbst. Er ist weder Fisch noch Fleisch.

Erste Seite des Handouts zu meinem Vortrag

Viel sinnvoller ist es in den allermeisten Fällen, das Handout als separates, vollwertiges Dokument mit ausformulierten Sätzen zu erstellen. Die Kernaussagen können so noch einmal prägnant zusammengefasst werden, ohne dass Sie in den unwesentlichen Details untergehen oder wegen verkürzter Darstellung falsch verstanden werden. Und in den Vortragsfolien können Sie sich auf die optimale Visualisierung ihrer Botschaft konzentrieren.

Vielleicht werden Sie jetzt erwidern, dass Sie dafür gar keine Zeit haben. Aber mal ehrlich: Wenn Sie sich ordentlich auf Ihren Vortrag vorbereitet und die Kernaussagen klar herausgearbeitet haben, dann sollte es keine allzu große Mühe machen, das auf zwei Seiten auszuformulieren. Was Sie wie sagen wollen, wissen Sie ja bereits.

Schauen wir uns doch ein Beispiel an. In der letzten Woche habe ich einen Vortrag mit dem Titel “Death-by-PowerPoint” gehalten. Das Handout dazu finden Sie hier. Der Aufbau ist identisch zur Gliederung des Vortrags. Zu jedem der vier größeren Teile des Vortrags werden die Kernaussagen zusammengefasst und einige Abbildungen von Folien als Gedankenstütze wiederholt. Der Aufwand im Vergleich zur Erstellung der gesamten Präsentation war gering. Die Folien zu dem Vortrag sahen wie folgt aus:

Foliensatz zu meinem Vortrag

Das Handout steht übrigens unter einer CreativeCommons-BY-NC-ND-Lizenz. Sie können es also zu nicht-kommerziellen Zwecken beliebig weitergeben und verwenden, solange Sie meinen Namen als Autor und einen Verweis auf diese Webseite angeben.

Links zu dem Thema:
Handout zum Vortrag “Death by PowerPoint”
Was bleibt: Einfaches
Die 1-7-7-Regel für PowerPoint-Folien
Edward Tuftes Essay The Cognitive Style of PowerPoint

Eine Cola mit Zitrone

Zitrone des Monats

Der Jahreswechsel ist die Zeit der Rückschau und der Planung für das nächste Jahr. Das gilt natürlich auch für die Finanzplanung großer Konzerne. Eine wunderbare Gelegenheit, Investoren und Analysten einen positiven Eindruck vom eigenen Unternehmen zu geben und das Vertrauen in die Investition zu stärken, umso mehr wenn die Zahlen selbst bereits glänzen.

Wie man solch eine Gelegenheit aber auch richtig vergeigen kann, zeigt der Coca-Cola-Abfüller Coca-Cola West aus West-Japan mit seiner Präsentation der Ergebnisse für 2007.

Beispielfolie 1

Beispielfolie 2Beispielfolie 3
Die Beispiele sehen nicht nur billig aus, sie sind auch offenbar mit wenig Sorgfalt vorbereitet worden. Das Layout ächzt an allen Ecken und Kanten durch Anfängerfehler (z.B. Überlappungen und Inkonsistenzen), auch Rechtschreibfehler schleichen sich ein (z.B. “Coca-Cole”). Das Foliendesign schreit einen geradezu an mit seinen schrillen Farben. Die unendlich vielen Farbverläufe wirken nicht nur verspielt, sondern wecken einen unseriösen Eindruck. Die Folien sind hoffnungslos überfüllt mit Details, so dass die Kernaussagen völlig im Rauschen untergehen. So geht es übrigens 75 Folien lang zu (fairerweise: bei Folie 50 beginnt das Referenzmaterial). Ein Leser des Blogs Presentation Zen schreibt dazu in den Kommentaren: “Seems that coca is still a major ingredient of their sugared beverages.”

Übrigens läuft auch der Einwand ins Leere, das Ganze müsse so ausführlich sein, weil es ja gleichzeitig als Handout für die Analysten dient. Erstens ist es ungeheuer mühsam, sich durch dieses unübersichtliche Material durchzuarbeiten und die wesentlichen Informationen oder gar die groben Trends herauszufiltern. Damit ist es als Handout genauso untauglich wie als Präsentationsmaterial. Außerdem gibt es für die vergangenen Jahre durchaus sehr ansehnliche “Annual Review“-Dokumente. Echte Dokumente, die alles besser machen als diese merkwürdigen Folien. Sie sind übersichtlich strukturiert, liefern klare Aussagen und sehen auch noch gut aus, z.B. dieses einfache Diagramm:

Beispieldiagramm aus dem Annual Review 2006 der Coca-Cola West

[gefunden bei Presentation Zen]

Links zu diesem Thema:

Zitrone des Monats März 2008
Coca-Cola West
Präsentationsunterlagen der Coca-Cola West
Annual-Review-Dokumente der Coca-Cola West

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Dr. Michael Gerharz

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