PowerPoint für’s iPhone – eine verpasste Chance

Microsoft Office gibt’s jetzt auch für das iPhone. Spannende Präsentationen kann man damit allerdings nicht erstellen.

Jetzt gibt es also PowerPoint auch auf iPhones, zumindest für Abonennten des Office365-Dienstes. Die gute Nachricht: Das wird nicht dazu führen, dass wir noch mehr schlechte PowerPoint-Vorträge erleben. Denn viel kann man mit dem Programm nicht machen. Eigentlich nur Präsentationen ansehen und den ein oder anderen Text verändern; also z.B. noch die aktuellen Zahlen, die erst unterwegs eingetroffen sind, ersetzen.

Schwächen vermieden

Microsoft hat mit Office Mobile für das iPhone also eine App veröffentlicht, die die Schwächen von Smartphones umschifft. Tippen ist noch immer umständlich, komplexe Menüs wie wir sie von Office kennen, finden auf dem kleinen Display keinen Platz.

Schade ist, dass Sie umgekehrt nicht die Stärken nutzen. Die vielen Zeichen-, Animations– und Foto-Apps zeigen ja, wie intuitiv man mit Smartphones manche Aufgabe erledigen kann, die am PC-Bildschirm mühevoll sind.

Stärken aber auch

Schade allemal, dass man nicht einmal die eigenen Fotos einsetzen kann, z.B. das Foto, dass man noch am Bahnhof auf dem Weg zum Vortrag geschossen hat. Warum kann man nicht wenigstens hier mal einen Pfeil und dort eine Markierung ergänzen? Von einfachen Skizzen ganz zu schweigen, dafür wäre ja der Touchscreen geradezu prädestiniert.

Viel mehr als diese drei Fähigkeiten – Bilder, Markierungen und Skizzen – braucht man gar nicht, um spannende Geschichten zu erzählen. Aber dass Präsentieren bedeutet, Geschichten zu erzählen, hat man in Redmond offenbar noch nicht verstanden.

Buchtipps für den Wunschzettel

In ungewöhnlich schneereicher Vorweihnachtszeit wird es spätestens jetzt Zeit, seinen Wunschzettel zu vervollständigen. Und weil gerade im Präsentationsbereich in der letzten Zeit eine ganze Reihe empfehlenswerter Bücher veröffentlicht wurde, mag vielleicht der ein oder andere in der folgenden Liste noch Inspirationen für sich oder seine Freunde finden.

Storytelling: Resonate von Nancy Duarte

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Auf dieses Buch habe ich lange gewartet. Endlich ein Buch, dass sich nicht mit dem Feinschliff von Präsentationen beschäftigt (also z.B. den Folien, der Rhetorik oder dem Auftreten), sondern mit dem Unterbau. Nancy Duarte ist Inhaberin der weltweit einflussreichsten Präsentations-Designagentur Duarte Design und bündelt in ihrem neuesten Buch resonate ihr gesammeltes Wissen, um eine Präsentation in eine überzeugende Story zu bringen. Sie greift dabei das klassische Schema der Heldengeschichte auf, wendet Methoden aus Drehbüchern an und analysiert an vielen praktischen Beispielen die Methoden erfolgreicher Redner. Obwohl streckenweise ein wenig pathetisch: klare Empfehlung! (Wer lieber auf deutsch liest, wird sich wohl bis ins nächste Jahr gedulden müssen).

Thank You for Arguing von Jay Heinrichs

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Jay Heinrichts dringt in seinem Buch Thank You for Arguing auf unterhaltsame Weise in die Trickkiste rhetorischer Größen wie Aristoteles, Lincoln und Homer Simpson ein. An ganz alltäglichen Beispielen veranschaulicht er die Wirksamkeit rhetorischer Figuren und Fertigkeiten und scheut dabei auch nicht davor zurück, sich selbst auf’s Korn zu nehmen; natürlich nur, um das gleich im nächsten Absatz als weiteren rhetorischen Trick zu entlarven. Wem andere Rhetorikbücher zu trocken, zu abstrakt oder zu theoretisch sind, der findet hier eine pragmatische Lektüre, die man auch mal gern zwischendurch liest. Man sollte allerdings keine Scheu vor der englischen Sprache haben, denn gerade in diesem rhetorischen Bereich ist natürlich ein wenig an Transferleistung nötig, möchte man die Methoden und Kniffe für seine eigenen Vorträge anwenden.

Auf der Serviette erklärt – Arbeitsbuch von Dan Roam

Es gibt kaum ein Buch, das ich für gleichzeitig so hilfreich und so übertrieben halte wie Dan Roams Serviettenbücher. Seine Methoden sind gut geeignet, um zum Kern eines Problems vorzudringen und selbst komplexe Probleme mit Hilfe einfacher Zeichnungen zu analysieren oder zu erklären. Insbesondere die Beispiele in diesem Arbeitsbuch geben viele Anregungen, wie man die Methoden auf unterschiedlichste Probleme anwenden kann. Was mich stört ist der enorme Hype, den er selbst um seine Methode betreibt. Natürlich dringt man zum Kern eines Problems oft einfacher vor als man denkt, gerade wenn man sich erst einmal an „visuelles Denken“ herangetraut hat. Doch nichts davon fliegt einem zu, nur weil man einen Stift in der Hand hält. Viele der Ideen, die Roam in seinen Büchern präsentiert sind erst das Ergebnis einer tiefen (eben auch zeichnerischen) Analyse des Problems und nicht plötzliche Eingebung, die mit der Anwendung seiner Ideen einhergehen. Dennoch: eine hilfreiche Methode. Man braucht eher nicht beide Servietten-Bücher, sondern wird in der Regel mit einem der beiden Bücher auskommen. Für Praktiker eignet sich dafür sicher eher dieses Arbeitsbuch als das „theoretischere“ Orignalbuch.

Zeichnen für verkannte Künstler von Quentin Blake

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„Jeder kann zeichnen“ – das behauptet nicht zuletzt Dan Roam in seinen Serviettenbücher. Ich glaube er hat recht; und dennoch fällt vielen das Zeichnen eben doch nicht so leicht wie es sollte. Die Ursachen mögen vielfältig sein, aber als eine mögliche Lösung gibt es zum Glück das wunderbare Buch Zeichnen für verkannte Künstler. Eigentlich für Kinder geschrieben, eignet es sich für jeden, der seine Zeichenkünste (wieder)entdecken möchten. Am besten jedoch eignet es sich für Menschen mit (nicht nur) ein wenig Humor, die am besten lernen, wenn sie einfach drauf los probieren können. Dieses Buch ist für Praktiker, nicht für Theoretiker. Die Beispiele sind so gemacht, dass sie direkt im Buch gezeichnet werden. Für Zweifler und Zögerer ist hier also kein Platz: Stift nehmen, ausprobieren und staunen, was man auf einmal alles zu Papier bringen kann.

Auf Deutsch: nicht schlecht „Neu präsentieren“

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Es gibt nicht besonders viele wirklich empfehlenswerte Präsentationsbücher aus dem deutschsprachigen Raum. Neu präsentieren von Gerriet Danz enthält viele gute Ideen. Nach den Büchern von Reynolds, Duarte u.a. sicher nicht mehr ganz so neu wie Danz behauptet, aber deswegen ja nicht falsch. Das Buch beschreibt eine sinnvolle Methode von der Idee zur Präsentation und zieht seine Inspirationen insbesondere aus der Werbung. Warum Danz (ähnlich wie Dan Roam mit seiner Serviette) seine eigene „Chili“-Methode so hypt, ist mir ein Rätsel (ganz so neu ist das alles wie gesagt nicht), aber wenn man das abzieht, bleibt noch genügend Substanz vorhanden (das Quietschgrün der Kapitel ist allerdings schwer erträglich).1

Immer noch aktuell: Bekenntnisse eines Redners von Scott Berkun

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Wer sich vor allem auf unterhaltsame Weise mit dem Thema Präsentieren beschäftigen (und dabei noch das ein oder andere lernen) möchte, dem empfehle ich nach wie vor Bekenntnisse eines Redners von Scott Berkun. In seinem Buch beschreibt Berkun seine Erfahrungen aus hunderten öffentlicher Vorträge. Herausgekommen sind lehrreiche Erkenntnisse, amüsante Anekdoten und die ein oder andere Katastrophe, in die wahrscheinlich vor (und nach) Berkun auch viele andere schon hereingeschlittert sind. Das Buch liest sich schnell und macht Spaß, vor allem wegen des sehr saloppen Stils des Autors. Eine ausführliche Rezension habe ich im Mai geschrieben.

Zugabe: The Naked Presenter von Garr Reynolds

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Zwar habe ich dieses Buch noch nicht gelesen, weil es noch nicht erschienen ist, aber nach Presentation Zen und Presentation Zen Design könnte dieses Buch eine weitere Kaufempfehlung werden. Nachdem Garr Reynolds, Autor des bekannten Blogs Presentation Zen in seinen beiden vorherigen Büchern erklärt hat, warum man sich von dem einschläfernden PowerPoint-Einerlei verabschieden sollten und wie man stattdessen ansprechende und wirkungsvolle Folien gestaltet, geht es in seinem neuesten Buch The Naked Presenter um den eigentlichen Auftritt vor Publikum. Mit presenting naked meint Reynolds, sich selbst in den Mittelpunkt zu stellen, so unmittelbar wie möglich. Das bedeutet u.a. Folien nur dann zu verwenden, wenn sie auch etwas zum Vortrag beitragen, sich nicht hinter einem Rednerpult zu verstecken, sondern den direkten Kontakt mit dem Publikum zu suchen, und sich dabei so unverhüllt und authentisch wie möglich zu geben. Lesen konnte ich das Buch wie gesagt noch nicht, weil es noch nicht erschienen ist. Wer es aber jetzt auf seinen Wunschzettel schreibt, könnte es noch rechtzeitig zu Weihnachten unter dem Tannenbaum liegen haben (ohne Gewähr).

[Die Buch-Links führen zu Amazon und dieses Blog erhält eine kleinen Prozentsatz des unveränderten Kaufpreises.]

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1Das Buch wurde mir vom Verlag als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. 

Visual Lessig: PowerPoint-Feuerwerk dank durchdachter Story

Lawrence Lessig bei einem seiner Vorträge

Vor einigen Jahren machte Lawrence Lessig, amerikanischer Jurist und Bürgerrechtler, mit seiner ganz eigenen, furiosen Art der Präsentation auf sich selbst und seine Themen aufmerksam.

Die Vorträge des Jura-Professors bestachen einerseits durch eine perfekt durchchoreographierte Story, in der er sorgfältig seine Argumente aufbaute, um zu seiner zwingenden Schlussfolgerung zu kommen. Verblüffend war dabei andererseits, wie er das Medium PowerPoint einsetzte. Mit einigen hundert Folien pro Vortrag, jeweils mit nur einem oder wenigen Wörtern, zog er die Aufmerksamkeit der Zuhörer in seinen Bann. Was mit normalen Folien in einer hoffnungslosen Überforderung der Zuhörer enden würde, wird auf diese minimalistische Weise im Zusammenspiel mit seinem perfekt strukturierten roten Faden und seiner ruhigen Art zu einer faszinierenden Art des Vortrags.

In der Zwischenzeit wurde sein Stil vielfach kopiert und weiterentwickelt. Interessant fand ich den Vortrag von Grant Blakeman auf der TEDx-Veranstatlung in Boulder.

In nur drei Minuten bringt er seine Botschaft mit Lessigs Stil auf den Punkt. Die Zutaten:

1. Eine klare Botschaft

„Make use of your negative space“ – auf deutsch: nutzen Sie Ihre Auszeiten am Tag. Wer ständig in Action ist, von einem Projekt zum anderen hetzt, dabei viel zu oft auf allen möglichen Kommunikationsmedien unterbrochen wird und auch bei der „Ablenkung“ umgeben ist von einer schier unendlichen Flut von Medien, der braucht bewusst Auszeiten, um das alles verarbeiten und sinnvoll entscheiden zu können.

Blakeman nennt diese Auszeiten negative space; in Anlehnung an die Bedeutung dieses Begriffs in der Designwelt. Dort bezeichnet „negative space“ den – bewusst – nicht gestalteten Raum auf einer Fläche, durch den die eigentlich gestaltete Fläche erst ihre Bedeutung bekommt. Besonders interessant wird dieser „negative space“, wenn er selbst auch Bedeutung trägt, etwa indem er selbst eine gestaltete Form annimmt.

2. Eine gute Story

Grant Blakeman bei seinem Vortrag auf der TEDx in Boulder

Anstatt mit einer Moralpredigt an das Gewissen seiner Zuhörer zu appellieren, entscheidet Blakeman sich dafür, eine Geschichte zu erzählen, die seine Botschaft optimal auf den Punkt bringt: nämlich die Geschichte eines typischen Tagsablaufs in seinem Job. Denn der ist geprägt von Ablenkungen und unzähligen Entscheidungen, die überwiegend unter viel zu vielen Entscheidungsmöglichkeiten getroffen werden wollen.

Und weil dieser Tagesablauf gar nicht so weit entfernt von dem ist, wie der Tag bei vielen seiner Zuhörer ablaufen dürfte, funktioniert diese Story so gut. Anstatt seine Argumente umständlich zu erklären, verstehen seine Zuhörer Blakemans Argumente intuitiv, weil sie sich in seinen Tagesablauf hineinversetzen können und ihn übersetzen können in ihren eigenen Tagesablauf. Show don’t tell nennt man das.

3. Passende Visualisierungen

Für seine Folien wählt Blakeman den Folienstil von Lawrence Lessig – allerdings nicht mit Wörtern, sondern mit Symbolen auf den Folien. Sie liefern genau den Kontext, den man braucht, um den Tagesablauf noch plastischer werden zu lassen, und – vor allem – um die Überflutung mit Entscheidungsmöglichkeiten transparent zu machen. Und wie bei Lessig, funktioniert das nur deswegen so gut, weil man dank des durchdachten roten Fadens ebendiesen nicht zu verlieren droht.

Zwei der vielen Folien aus Blakemans Vortrag

[via @ueberallbuero]

Links zu dem Artikel
Ein ganz anderer, ebenso empfehlenswerter Vortrag zum gleichen Thema: The Paradox of Choice von Barry Schwartz
Zeit für Inspirationen
Ein kleiner Zeichenkurs – Teil 1
Bobby McFerrin und die perfekte Visualisierung

Stolz

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Der amerikanische Maler Bob Ross, Schöpfer der nach ihm benannten Maltechnik, mit der selbst Laien in kürzester Zeit ansehnliche Bilder auf die Leinwand bringen, die aber von „Experten“ nicht selten kritisiert wurde, erklärte in einem Interview seine Methode folgendermaßen:

Traditionally, art has been for the select few. We have been brainwashed to believe that Michaelangelo had to pat you on the head at birth. Well, we show people that anybody can paint a picture that they’re proud of. It may never hang in the Smithsonian, but it will certainly be something that they’ll hang in their home and be proud of. And that’s what it’s all about.

Was Ross über das Malen sagt, gilt gleichermaßen für die Fähigkeit, zu zeichnen, Geschichten zu erzählen, Texte zu schreiben, Reden zu halten und für vieles mehr. Es kommt nicht darauf an, Meisterwerke der Malerei oder Erzählkunst zu produzieren, oder zu präsentieren wie Steve Jobs. Es kommt darauf an, Geschichten, Texte oder Präsentationen zu entwickeln, auf die Sie stolz sein können anstatt sich dafür zu entschuldigen mit Ausreden wie „keine Zeit“, „bin ja kein Designer“ oder „das haben wir immer schon so gemacht“.

Und genau wie beim Malen muss man dafür kein „Auserwählter“ sein. Alles was Sie brauchen ist ein wenig Mut, Übung und die ein oder andere Anregung, die Ihnen zeigt, wie Sie mit einfachen Mitteln Ergebnisse erzielen, auf die Sie solz sind.

Für diejenigen, die Bob Ross nicht kennen ist hier ein kurzer Ausschnitt aus einem seiner vielen hundert Videos. Einige weitere finden Sie u.a. bei YouTube.

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Strichmännchen zeichnen lernen (Ein kleiner Zeichenkurs)

Ich habe mich geärgert. Es gibt mittlerweile viele Bücher, die zeigen, wie man mit Hilfe von (einfachen) Zeichnungen komplexe Zusammenhänge häufig besser verstehen und erklären kann, allen voran Dan Roams Bestseller Auf der Serviette erklärt. All’ diese Bücher ködern auf die gleiche Weise:

Zeichnen ist ganz einfach. Wenn Sie Striche und Kreise malen können, besitzen Sie bereits alles, was Sie brauchen.

Das stimmt auch – im Prinzip. Und doch steckt der Teufel, wie so oft, im Detail. Die ersten Versuche wirken doch irgendwie unbeholfen. Es fehlen anfangs die Ideen, um die Zeichnungen auf den Punkt zu bringen. Nicht selten lautet schnell das erste Fazit: “Ich bin eben doch kein visueller Typ.”

Darüber habe ich mich geärgert. Denn nur wenige Bücher geben anschauliche Tipps, wie man aus den Kreisen und Strichen denn nun wirklich einfach brauchbare Zeichnungen macht (gelungene Ausnahme: Menschen grafisch visualisieren). Das möchte ich ändern. In unregelmäßigen Abständen wird es daher an dieser Stelle Tipps geben, um mit einfachen Strichen und Kreisen aussagekräftige Zeichnungen zu erstellen. Beginnen wir damit, wie man einfach Strichmännchen zeichnen lernen kann.

Strichmännchen zeichnen lernen

Meine jüngste Tochter ist jetzt acht Wochen alt und kann seit wenigen Wochen lächeln. Das tut sie immer dann, wenn sich jemand über sie beugt. Genauer gesagt tut sie es immer dann, wenn sich etwas halbwegs rundes oder ovales über sie beugt, also so etwas wie ein Kopf oder auch ein Luftballon. Offenbar ist das wichtigste menschliche Erkennungsmerkmal für meine Tochter die runde Kopfform.

Los geht’s. Vier Köpfe, also halbwegs runde oder ovale Dinge, kann nun wirklich jeder zeichnen.

Vier Kreise repräsentieren vier Köpfe

Schreiben Sie Namen daran, und schon haben Sie Ihr Projekt-Team visualisiert.

Die Augen

Seit kurzem erkennt meine Tochter auch Augen. Wenn ich zwei Punkte auf den Luftballon male, dann lächelt meine Tochter den Luftballon an.

Und wenn Sie zwei Augen in die vier Köpfe malen, dann erwachen die Köpfe plötzlich zum Leben. Lassen Sie die Köpfe z.B. nach oben, nach unten oder zur Seite blicken:

Ein Paar Augen lassen die Köpfe in verschiedene Richtungen blicken

Die Körperhaltung

Interessant wird es, wenn Sie Ihren Köpfen einen Körper spendieren. Dazu reicht oft schon ein einziger Strich. Und schon beugt sich die zweite Figur nach hinten, um ganz weit nach oben zu blicken – z.B. um die Größe des höchsten Turmes der Welt oder den Effizienzvorteil eines neuen Produktionsverfahrens zu veranschaulichen. Die dritte Figure ist dagegen mit gebeugter Haltung offensichtlich deprimiert, vielleicht weil sie die Quartalsziele nicht erreicht hat oder weil Deutschland das Halbfinale der WM verloren hat. Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf.

Die Körperhaltung kann oft durch einen einzigen Strich verdeutlicht werden

Arme und Beine

Wenn Sie jetzt noch acht Striche ergänzen, bekommen Ihre Menschen Arme und Beine und können sich beliebig bewegen. Sie können z.B. die Arme in die Hüfte stemmen oder zielstrebig auf etwas zugehen. Sie könnten genauso laufen oder springen, auf etwas zeigen oder die Arme jubelnd in die Höhe strecken.

Versuchen Sie doch einfach selbst einmal ein paar Variationen. Denken Sie dabei daran, dass Ellbogen und Kniegelenke nicht beliebig dehnbar sind. Beobachten Sie, wie Sie selbst Ihre Gelenke halten, wenn Sie sich bewegen. Und zeichnen Sie die Augen immer so, dass sie die Bewegung unterstützen. Lassen Sie z.B. Ihre Menschen nach rechts blicken, wenn sie nach rechts gehen und nach links blicken, wenn sie nach links zeigen.

Mit wenigen Strichen ergänzt man Gliedmaße, so dass sich die Figuren bewegen können

Jetzt Sie! – Zeichnen Sie Ihre eigenen Strichmännchen

Meist reichen offensichtlich wenige Striche, um Figuren zum Leben zu erwecken. Und tatsächlich bin ich mir sicher, dass Sie die Strichmännchen, die ich oben gezeichnet habe, auch selbst zeichnen können – und noch viel mehr. Sie müssen nur einen Stift in die Hand nehmen (am besten jetzt gleich) und anfangen. Und dann natürlich immer mal wieder ein bisschen üben, z.B. wenn Sie in einem langweiligen Meeting sitzen oder am Telefon mal wieder in der Warteschleife hängen. Fünf Minuten am Tag finden Sie doch bestimmt, oder?

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Buchempfehlung: Dan Roams “Auf der Serviette erklärt”
Zeichnen lernen

Sie sollten Zeichnen lernen

Falls Sie noch nicht Dan Pinks inspirierendes Buch Drive, in dem er mit den Prinzipien des Zuckerbrot und Peitsche aufräumt, gelesen haben (und auch seinen TED-Vortrag noch nicht kennen), dann sollten Sie sich spätestens jetzt 10 Minuten Zeit nehmen, dieses Video zu sehen (englisch), nicht nur wegen der wichtigen Botschaft, sondern auch wegen der beeindruckenden Animation:

Ich möchte drei Aspekte aus Präsentationssicht herausgreifen:

Visualisierung zum Schluss

Erst auf den zweiten Blick erkennt man, das die Animation nachträglich hinzugefügt wurde. Dan Pink hielt den Vortrag ursprünglich ganz ohne Folien. Die Animationen wurden erst danach auf Basis des gesprochenen Wortes konzipiert und erstellt. Der Vorteil: die Visualisierungen treffen stets absolut ins Schwarze. Und weil die Dramaturgie schon vorher ausgefeilt war, stimmen auch alle Übergänge perfekt.

Es müssen nicht immer Visualisierungen sein

Man erkennt aber auch, dass Visualisierungen nicht zwingend notwendig sind, wenn das Gerüst des Vortrags grundsätzlich stimmt. Im Gegenteil, das (gefühlte) Tempo des Vortrags erhöht sich durch die Animationen deutlich. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, auch Dan Pinks ursprünglichen Vortrag anzusehen (ab ca. Minute 9), merken Sie das. Die Visualisierung funktioniert in diesem Tempo nur deswegen so gut, weil der Vortrag so gut strukturiert ist, dass man nie Gefahr läuft, den roten Faden zu verlieren.

Sie sollten Zeichnen lernen

Es wären viele andere Arten der Visualisierung denkbar, z.B. Fotos oder Filme der angesprochenen Experimente, allerdings ist das Video auch deswegen so charmant, weil es handgezeichnet ist. Das verleiht der Animation in Zeiten von Coroporate-Design-Einheitsbrei eine individuellere, auch dynamischere Note.

Wenn Sie zeichnen lernen, können Sie selbst solche Zeichnungen erstellen, das wirkt persönlicher; prinzipiell auch während des Vortrags, das wirkt interaktiver. Übrigens nehmen Sie auf diese Weise sogar Tempo aus dem Vortrag heraus, denn die Zeichnungen würden Sie ja live erstellen. Die müssen auch nicht so ausgefeilt sein, wie die Zeichnungen aus dem Video. Schon mit wenigen Strichen können Sie viele verschiedene Facetten darstellen. Folgende Präsentation zeigt Ihnen z.B. ein paar einfache Tipps, um mit wenig Aufwand aussagekräftige Strichmännchen-Zeichnungen zu erstellen:

Eine weitere Präsentation gibt Tipps, wie Sie mit Hilfe von Fotos (z.B. aus Magazinen) auch “realistische” Strichmännchen-Szenen mit ein paar Bleistiftstrichen erzeugen. Gerne empfehle ich auch das Buch Menschen grafisch visualisieren von Ulrich Stephan, das auf übersichtlichen 80 Seiten eine einfache Methode für Strichmännchen-Zeichnungen erklärt.

Weitere Beipiele

Viele weitere Beispiele in dem Stil der Dan-Pink-Animation finden sich auf der Webseite der Royal Society for the enhancement of Arts unter der Überschrift RSA Animate. Hier werden regelmäßig Vorträge auf RSA-Veranstaltungen nachträglich animiert.

Ganz ähnlich funktionieren auch die Filme von Annie Leonard, die sich mit animierten Präsentationen für einen bewussten Umgang mit der Umwelt einsetzt.

Ein Pionier der handgezeichneten Visualisierung ist auch Dan Roam. In seinem ausgezeichneten Buch Auf der Serviette erklärt, beschreibt er ausführlich, wie selbst komplizierte Sachverhalte mit einfachen Zeichnungen veranschaulicht werden können. Auch Roams eigene Präsentationen sind schöne Beispiele dafür, z.B. seine Erklärungen zur amerikanischen Gesundheitsreform.

Sehr sympathisch finde ich auch diesen Vortrag mit weit “weniger professionellen” Zeichnungen von Matt Harding, der einigen von Ihnen bekannt sein dürfte aus den “Where the hell is Matt?“-Videos (falls Sie die noch nicht kennen, sollten Sie sie unbedingt ansehen).

Schwerpunkt Vorher-Nachher: Mit Konventionen brechen

Der Titel verrät es, in den kommenden drei Wochen dreht sich hier alles um den Weg von langweiligen PowerPoint-Präsentationen hin zu überzeugenden Vorträgen. Neben Tipps aus meiner eigenen Feder berichten drei erfahrene Vortragsredner über ihre Vorher-Nachher-Wege und lassen uns an den Erfahrungen teilhaben, die sie dabei gemacht haben. Den Anfang macht heute der Mobilfunk-Experte Ralf Klüber.

Foto von Ralf Klüber

Ralf Klüber beschäftigt sich seit mehr als zehn Jahren mit der strategischen Entwicklung von Mobilfunknetzen, zunächst für Vodafone, heute als gefragter freier Berater verschiedener Unternehmen. Zu seinem täglichen Geschäft gehört es seit jeher, komplizierte Ideen und Entscheidungsprozesse anschaulich und überzeugend zu präsentieren. Und von Beginn an hat er darauf mehr Wert gelegt als andere und nach neuen Wegen gesucht, seinen Kunden den Zugang zu seinen Ideen noch leichter zu machen.

Einige seiner Erfahrungen, die mit einem Satz Buntstifte begannen, schildert er im folgenden Beitrag.

Powerpoint am Übergang vom Mittelalter zur Neuzeit

von Ralf Klüber

01_ClipArt

Wer kennt sie nicht, die Ritter aus dem Land des Powerpoints. Ganze Heerscharen von Strichmännchen füllten unzählige Folien in den späten 90ern. Folien die damals noch wirkliche Folien für Tageslichtprojektoren waren.

Folien zu dieser Zeit waren dominiert von Text. Als Auflockerung dienten ClipArts und die Darreichungsform von Textinhalten variierte maximal durch die Farbe und Form der Spiegelstriche vor den so genannten Bulletpoints. Doch Bulletpoints können töten. Angela R. Garber nannte das in ihrem im Jahre 2001 erschienen Artikel Death by Powerpoint. Der Artikel erschien zwar am 1. April, war aber durchaus ernst gemeint. Zu viele Informationen und Folien die vom Vortrag eher ablenken als ihn unterstützen.

Mittlerweile sind wir in der Neuzeit angekommen. Die Ritter sind ausgestorben und in der Neuzeit gibt es iStockphoto.de, slide:ology, PresentationZEN und überzeugend-präsentieren.de. Doch damals, was stand damals zur Verfügung?

02_FaberCastellStifte

Gerade neu beim ersten Arbeitgeber bestellte ich mir Ende der 90er einen 12er Satz Buntstifte von Faber-Castell. Das damals noch analoge Bestellformular kam zurück vom Abteilungsleiter. „Sind wir hier im Kindergarten?“ stand handschriftlich neben der Aufforderung zu einem Termin bei ihm. In der Probezeit schon aufgefallen war mein Fazit. Das Gespräch mit dem Abteilungsleiter war dann halb so schlimm. Die Buntstifte wurden bestellt.

Meine Aufgabe war es, für eine Software eine Schulung neu aufzubereiten. Insgesamt Stoff für vier Tage. Ich wollte sicherstellen, dass die Kursteilnehmer den zweiten Tag erlebten. Also was tun gegen „Death by Powerpoint“?

Keine ClipArts!

Ich erstellte mir mit den Buntstiften auf einem weißen Blatt Papier ein paar Icons – ein Auto, eine Basisstation, ein Handy – und scannte sie ein. Nachdem die Angst vor dem weißen Blatt verflogen war, gingen weitere Zeichnungen recht locker von der Hand.

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Die Zeichnungen verfehlten ihren Zweck nicht. Handgemalt lockerten sie die Vorträge auf und stachen zwischen den ClipArts der anderen Referenten deutlich hervor. Handgemalte Symbole waren damals mein Weg aus der Misere.

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Wenn ich mir mit dem Wissen von Garr Raynolds und Nancy Duarte die hier gezeigten zehn Jahre alten Slides betrachte, dann erscheinen sie mir wie aus einer anderen Zeit. Aus dem Übergang vom Mittelalter zur Neuzeit der Powerpoint Zeitrechnung. Trotzdem finden sich Teile der Konzepte wieder. Urteilen Sie selbst.

Powerpoint in der Neuzeit

Seit damals haben mich die Klassiker von slide:ology und presentationzen stark beeinflusst. Mittlerweile bin auch ich in der Neuzeit von Powerpoint angekommen. Als technischer Berater in der Telekommunikation gehört es zu meinen Aufgaben, komplexe Sachverhalte ansprechend auf den Punkt zu bringen.

Drei Punkte, die mir persönlich bei Folien wichtig sind, möchte ich Ihnen nicht vorenthalten.

1. Action Title: Sprechen Sie in ganzen Sätzen

Ich empfehle, auf jeder Slide anstatt dem üblichen kurzen Folientitel einen kompletten Satz zu schreiben. Er soll den Inhalt der Folie komplett beschreiben und er besteht aus maximal zwei Zeilen. Das zwingt zu einer Kernaussage pro Folie. Wenn es nicht möglich ist, den kompletten Inhalt in zwei Zeilen zu beschreiben, dann ist das ein untrügliches Zeichen für Handlungsbedarf. Um den Inhalt ansprechend zu vermitteln, wird mehr als eine Folie benötigt.

Wie oft hatten Sie schon eine Präsentation für sagen wir 60min vorbereitet. Sie sitzen im Vorzimmer des Kunden und die Sekretärin bietet Ihnen schon den dritten Kaffee an. Der Kunde weilt noch im Meeting davor und kommt 30 Minuten zu spät. Ihr Meeting beginnt mit den Worten: „Ich muss leider schon in 15 Minuten zum nächsten Meeting, legen Sie los!“.

Wenn Sie sich mit Action Title vorbereitet haben, dann können Sie ganz gelassen bleiben. Sie gehen die Action Title für die einleitenden Folien ihrer Story nur kurz durch. Falls Ihr Zuhörer die Kernaussage im Action Title sofort akzeptiert, gehen Sie weiter zur nächsten Folie. Falls nicht, nutzen Sie die weiteren Informationen um Ihn abzuholen.

Speziell für technische Präsentationen mit komplexen Sachverhalten, Tabellen und Diagrammen ist diese Vorgehensweise zu empfehlen.

2. Visual Anchors: Veranschaulichen Sie die Struktur Ihres Vortrags

Kennen Sie auch die Agenda-Folien mit Bulletpoints? Im Extremfall werden sie alle paar Folien mit der nächsten hervorgehobenen Zeile gezeigt. Wirklichen Mehrwert liefern solche Folien für den Zuhörer nicht.

Mein Alternativansatz lautet Visual Anchors: versuchen Sie die Struktur eines Themas visuell darzustellen. Denken Sie zum Beispiel an einen Prozess. Der Prozess besteht aus einer Initialisierungsphase, einer Durchführungsphase und einer Konsolidierungsphase. In der Durchführungsphase dominieren zwei Teilprozesse mit verschiedenen Einzelschritten.

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Warum diesen Prozess nicht einfach darstellen und diese Darstellung als Piktogramm auf den darauf folgenden – die Teilschritte beschreibenden Folien – wieder verwenden? Sie helfen dem Zuhörer die Struktur ihres Vortrages zu verstehen und zeigen im zu jeder Zeit, in welchem Teil Ihrer Präsentation Sie sich befinden.

3. Excel ist oft das erste, jedoch selten das beste Mittel der Wahl

In technischen Präsentationen dominieren Zahlen und andere numerische Inhalte. Diese ansprechend darzustellen ist wichtig, um die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu behalten und die wesentlichen Botschaften effizient zu vermitteln.
Ein Säulendiagramm in Excel ist schnell erstellt. Auch hier gilt der Grundsatz, dass Sie beim Erstellen der Folien schwitzen müssen und nicht ihre Zuhörer während des Vortrags.

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Hinweis: Die Zahlen sind fiktiv.

Wie haben Sie den Übergang vom Mittelalter in die Neuzeit des Powerpoint erlebt?
Die Tipps hier im Blog und die vielen auch hier besprochenen Bücher helfen Ihnen, in der Neuzeit mit Ihren Präsentationen aus dem Powerpoint-Einerlei hervorzustechen. Jede gute Präsentation ist ein Schritt nach vorne und setzt Sie weiter von Ihren Kollegen und Mitbewerbern ab.

Viel Erfolg dabei.
Ihr Ralf Klüber (ralf@klueber-telconsult.de)

Zeichnen lernen

Buchcover von Ann Davidow: Wir zeichnen Tiere

Meine Kinder malen für ihr Leben gern. Sie setzen sich dann an Ihren Kindertisch und malen mit Begeisterung Menschen, Tannenbäume, Häuser, Geschenke – oder zumindest das, was in Ihrer Fantasie so aussieht. Unweigerlich kommt es irgendwann zu meinem Einsatz: “Papa, malst du uns eine Katze?” Damit dabei in Zukunft auch wirklich eine Katze herauskommt, haben die Kinder mir dieses Jahr ein wirklich schönes Buch unter den Tannenbaum gelegt: Wir zeichnen Tiere.

Schon mehrfach habe ich darüber geschrieben, wie Zeichnungen einer Präsentation eine individuelle Note geben können. Zwar werden Sie in der Regel keine Tiere in Ihrer Präsentation verwenden, aber der Ansatz dieses Buches könnte Ihnen einigen Mut zu eigenen Versuchen geben. Die Zeichnerin, Ann Davidow, schreibt dazu:

Wenn ich euch zuschauen könnte, würde ich erst dann zufrieden sein, wenn ich entdeckt hätte, dass meine Vorlagen und Beispiele euch Mut zu eigenen Einfällen und Zeichnungen gemacht haben. Das Einzige, was hierbei zählt, sind Phantasie, Ausdruckskraft und der eigene Strich. […] Und wer bisher geglaubt hat, er könne nicht zeichnen, bekommt bestimmt Lust, einen Bleistift in die Hand zu nehmen und einen Versuch zu wagen.

Ein Buch Lesen – Zeichnen Lernen

Zwei weitere Bücher möchte ich Ihnen für Ihre ersten Schritte noch mit auf den Weg geben. Menschen grafisch visualisieren ist ein kleines, aber feines Buch, das Ihnen eine sehr einfache Methode zum Zeichnen von Menschen vermittelt. Wer ein etwas umfassenderes Werk sucht, der sollte unbedingt einmal einen Blick in Axel Rachows Buch Sichtbar werfen, in dem er viele Tipps und Ideen zur Visualisierung mit Zeichnungen auf Flip-Charts oder Tafeln aufzeigt.

Wenn Sie die ersten passablen Zeichnungen vollbracht haben, hilft Ihnen das hier bereits mehrfach erwähnte Buch Auf der Serviette erklärt, wie Sie Zeichnungen nutzen können, um komplexe Zusammenhänge einfach zu Papier (bzw. auf eine Serviette) zu bringen. 

Auf der Serviette erklärt

Logo des World’s Best Presentation Contest auf slideshare

Einmal pro Jahr sucht das Unternehmen slideshare (so etwas wie YouTube für PowerPoint-Folien) die beste Präsentation der Welt. In diesem Jahr hat diesen Preis Dan Roam gewonnen, dessen hervorragendes Buch Auf der Serviette erklärt ich kürzlich hier besprochen habe. Die Präsentation ist eine gute Gelegenheit, um Roams Methode noch einmal unter die Lupe zu nehmen.

Dan Roams Siegerpräsentation

Roam gewann den Preis für seine Präsentation über die amerikanische Gesundheitsreform, die dort im Augenblick (und schon seit langem) heiß diskutiert wird. Mit seinen Folien möchte Roam einen Beitrag dazu leisten, die Diskussion zu versachlichen, indem er den Vorschlägen ein wenig auf den Grund geht und sie in verständlicher Sprache der Allgemeinheit erläutert. Drei Aspekte aus Präsentationssicht möchte ich hervorheben.

1. Einfache Diagramme

Folie aus Dan Roams Präsentation

Dan Roams wesentliche Botschaft lautet: jedes Problem wird verständlicher, indem man es durch möglichst einfache Diagramme erklärt. Im Idealfall sind die Diagramme so einfach, dass sie auf einer Serviette Platz finden.

Der natürliche Reflex als Antwort auf diese Behauptung lautet: Geht das überhaupt? Viele Probleme sind doch viel zu kompliziert, um sie auf einer Serviette erklären zu können. Natürlich sind sie das. Aber: Wer sagt denn, dass jedes Diagramm (oder eine Folie im Allgemeinen) sämtliche Details enthalten muss, um ein Problem vollständig zu erfassen. Im Gegenteil: in einer Präsentation erläutern Sie das Problem ausführlich durch Ihren mündlichen Vortrag. Die Diagramme haben dabei die Aufgabe, das Big Picture zu verdeutlichen. So können die Zuhörer die komplexen Zusammenhänge besser ordnen, anstatt komplizierte Diagramme zusätzlich zu komplizierten Inhalten entziffern zu müssen.

2. Das Wichtigste zuerst

Ein Thema muss nicht auf einer einzigen Folie erschöpfend behandelt werden. Oft ist es einfacher, zunächst Grundlagen an einem einfachen Beispiel zu erläutern und die Komplexität schrittweise zu erhöhen. So entsteht im Laufe des Vortrags ein vollständiges Bild, jedoch haben die Zuhörer unterwegs die Möglichkeit, die Details auch nachvollziehen zu können und in das – bis dahin bereits verstandene – große Ganze einordnen zu können.

Dan Roam führt das in seiner Präsentation anschaulich vor, z.B. wenn er die grundlegende Gleichung des amerikanischen Gesundheitssystems erklärt (s.o.), um anschließend die Auswirkung auf mehreren folgenden Folien zu besprechen:

Weitere Folien aus Roams Präsentation

3. Nicht immer so ernst

Dan Roams Präsentation lebt nicht nur von den einfachen Diagrammen, sondern auch von dem informellen Charakter. Durch seine handschriftlichen Zeichnungen wirken die Erklärungen persönlicher, mehr wie in einem Gespräch als in einer formalen Präsentation. Und den Folien sieht man an, dass sie letztlich auch in solchen Situationen sehr gut funktionieren. Im Grunde genommen steht der Text nur deswegen auf den Folien, weil sie eigentlich eher ein Handout zu einem (fiktiven) Vortrag Roams sind und daher ohne gesprochene Erläuterungen funktionieren müssen.

In einer Vortragssituation könnte man den Text bedenkenlos von den Folien streichen und stattdessen mündlich erzählen. Und wahrscheinlich funktioniert das sogar noch besser, wenn Sie die Diagramme live entwickeln, während Sie sprechen, z.B. mit dem guten alten Flipchart oder alternativ mit einem digitalen Zeichenbrett. Ich selbst verwende z.B. gerne das Wacom Bamboo Tablett. Damit können Sie sehr gut auch in vorbereiteten Folien weitere Elemente während Ihres Vortrags einzeichnen – übrigens genau so wie Dan Roam selbst es mit Papier und Stift in diesem Video tut.

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Animationen sinnvoll einsetzen

Buchempfehlung: The Back of the Napkin

Diagramme helfen, Beziehungen zwischen Zahlen sichtbar zu machen, die sonst gar nicht oder viel verschwommener sichtbar wären. So habe ich vor einiger Zeit einen Kunden überrascht, indem ich die Umsätze seiner sechs Abteilungen nicht tabellarisch, sondern grafisch den Mitarbeiterzahlen dieser Abteilungen gegenübergestellt habe. Seine Reaktion: man habe zwar aus den Zahlen irgendwie gewusst, dass es eine Diskrepanz dieser beiden Werte gebe, aber sich nicht bewusst gemacht, dass diese so drastisch ausfalle:

Beispieldiagramm

Genau darum geht es in dem Buch The Back of the Napkin von Dan Roam: Zusammenhänge, die sich in reinen Fakten schüchtern verbergen, grafisch sichtbar zu machen, im Englischen nennt man das Visual Thinking. Roam geht sogar soweit zu behaupten, man könne jedes Problem auf dem „berühmten“ Bierdeckel (oder eben auf der Rückseite einer Serviette) lösen. Etwas bodenständiger formuliert entwickelt er in seinem Buch eine reich bebilderte Methode, um mit Papier und Bleistift zu jedem Problem ein paar einfache Skizzen zu generieren, die das Problem besser verstehen helfen.

Cover von Dan Roams Buch

Zwei Dinge muss man dabei über dieses Buch wissen. Erstens: Wer eine Anleitung zum Zeichnen schicker Bilder erwartet, der wird enttäuscht, kann aber gleichzeitig erleichtert sein zu erfahren, dass nun wirklich jeder die Skizzen aus dem Buch zu Papier bringen kann (im Ernst!). Zweitens: hier gibt es keine bahnbrechenden neuen Ideen zu sehen. Wer ohnehin häufiger mit Diagrammen arbeitet, der wird vielleicht die ein oder andere Seite überspringen, lernt aber dennoch einige interessante Tipps für den kreativen Einsatz von Diagrammen.

Die größte Stärke des Buches ist es, eine wirklich einfache Methode an die Hand zu geben, wie man aus reinen Fakten aussagekräftige Diagramme generiert. Das lässt sich letzlich zurückführen auf zwei grundlegende Empfehlungen: beginne mit einer sorgfältigen Analyse („look and see“) und beantworte die richtigen Fragen. Letztere lassen sich nach Roam in der ein oder anderen Weise immer zurückführen auf die sechs grundlegenden Fragen: „Wer oder Was?“, „Wie viel?“, „Wo?“, „Wann?“, „Wie?“ und „Warum?“.

Das Buch enthält einige pragmatische Tipps und zeigt viele schöne Beispiele, wie man auf diese Weise komplexe Zusammenhänge in einfachen Diagrammen darstellt und sich auf die wesentlichen Informationen konzentriert. Das ist im Übrigen auch eine unverzichtbare Fähigkeit, um überzeugende Präsentationen zu erstellen. Roams Methode ist dabei überhaupt nicht beschränkt auf handgezeichnete Skizzen, sondern nahezu unverändert übertragbar auf computergestützte Diagramme wie PowerPoint-Zeichnungen oder Excel-Diagramme.

Wer sich in einer knappen Stunde einen ersten Überblick über die Ideen des Buches verschaffen möchte, findet in diesem Vortrag von Dan Roam bei Google einen gute Einführung:

Links zu dem Artikel
The Back of the Napkin – Homepage zum Buch
Blog zu „The Back of the Napkin
Deutsche Ausgabe Auf der Serviette erklärt (erscheint im Mai 2009)
Kermit lernt Visual Thinking: 1, 2

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Dr. Michael Gerharz

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