More than one priority

Having more than one priority is one of the reasons why decision making in some companies feels so difficult.

Imagine we are SuperSafe Corp and we build safes. We want to build the safest, most affordable safes. Now what does that mean when faced with a decision among the two attributes?

E.g. when faced with the decision between two different materials, one of which is safer but more expensive, what do we do? Do we make it safer or more affordable?

Making both attributes a priority turns every decision like this into a struggle.

If, however, our priority was to make “the safest safe under 10.000$”, then the decision basically makes itself: If it fits in the budget, then go for the safer material, else don’t. We have turned one priority into a constraint.

When we have two priorities at the same time it means that we want two different things at the same time. This can easily lead us into a conflict. Wanting to do one thing but knowing that there’s a border you can’t or won’t cross, is different.

If your product changes things for the better

If your product truly changes things for the better then all you need to do is to speak the truth.

I’m amazed by how often people just don’t trust in that truth. They will look for all sorts of fluff and stuff to decorate the truth to make it look more appealing.

Fascinated by the breathtaking shows of the competition, people will go to great lengths to hunt down an even more breathtaking wow factor – looking for fancier titles, more bang in the visuals, and of course expensive tech equipment.

Don‘t get me wrong, all of this can be very useful. Make things sound and look as good as you can.

But in the end, it’s not about how great things look but how well they resonate. Audiences enjoy a great show, no doubt about that. But would you rather care about “what a great show” or about “what a great idea”?

If your product is actually amazing, then what you need most is clarity. And empathy. These two are the prerequisites for a great story.

Start there. Focus on the truth not the decoration. Work on making your story resonate as strong as possible. And when you’ve got that kind of aha, the wow will take care of itself.

What you spend your time on

There’s a golden rule in screenwriting: Anything you spend much time on will amount to something in the story.

The problem with many presentations is that the presenter spends an enormous amount of time on an enormous amount of details that don’t amount to anything in the end. Well, actually, the biggest problem is that often there isn’t even a story in the first place.

A much better approach is this: Start by asking yourself what your story is and then include exactly those details that are required to tell the story. If a detail doesn’t amount to anything of significance in your story, leave it out. If, on the other hand, it’s highly important for a key part of your story then treat it that way.

Sind Sie stark genug für PowerPoint?

Man muss stark sein, um PowerPoint sinnvoll einzusetzen.

Denn PowerPoint verleitet dazu, weniger klar zu denken. Folien zu füllen. Erst einmal alles drauf zu schreiben, was einem einfällt. Zusammenzusuchen, was man schon aus anderen Vorträgen hat, bevor man verstanden hat, wer da vor einem sitzt, warum sie dort sitzt und was bei ihr hängen bleiben soll. Fülle statt Prägnanz.

PowerPoint verleitet dazu, die falschen Prioritäten zu setzen. Schriftarten zu suchen, Farben zu wählen, Diagramme zu zeichnen, Animationen zu gestalten, Folien zu verschieben, bevor Sie sich Gedanken über den roten Faden gemacht haben und wissen welche Folien dafür überhaupt die richtigen sind. „Sieht gut aus“ statt „ist interessant, relevant und spannend“.

Wenn Sie es zulassen, frisst PowerPoint die gesamte Vorbereitungszeit. Doch jede Sekunde, die Sie in PowerPoint verbringen und die nicht das unmittelbare Ziel hat, mit den Mitteln von PowerPoint Ihren Vortrag klarer oder einprägsamer zu machen, ist eine verschwendete Sekunde. Je früher Sie im Prozess mit PowerPoint beginnen, desto größer ist die Gefahr, dass Sie Zeit dabei verschwenden.

Aber: Wenn Sie stark genug sind, dem zu widerstehen. Wenn Sie erst die wichtigen Fragen beantworten, damit Sie genau wissen, was zu sagen ist und wie Sie es Ihren Zuhörern am besten vermitteln … Dann kann mit PowerPoint aus einer tollen Story eine großartige Präsentation entstehen.

Seien Sie stark!

Let’s Talk: Mut zu Menschlichkeit

Heute zu Gast: Andrea Joost, Präsentationsberaterin aus Heidelberg und Autorin des Buches „Mit Worten bewegen“.

Wir haben uns unterhalten über Sprachmonster und Informationsabladeplätze, Folien als Sehtest, den Seriositätsvorhang, der den Weg zur Professionalität gerade nicht freigibt und den man deshalb lieber nicht durchschreitet, außerdem über lange Leinen, Angst vor Fehlern, eine Alternative dazu, nämlich Mut zum Risiko, und über die Chancen, die mehr Menschlichkeit in Vorträgen bieten.

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Dringend vs. wichtig

Die meisten Präsentierenden priorisieren das Dringende über das Wichtige.

Nehmen wir Folien. Folien sind immer dringend. Folien sind inzwischen praktisch ein Synonym für „Vortrag“. Statt zu sagen, man müsse noch einen Vortrag vorbereiten, sagt man, man müsse noch Folien machen. Folien sind sichtbarer Fortschritt. Habe ich Folien, habe ich einen Vortrag. Scheinbar.

Doch sind Folien kein Vortrag. Folien sind Folien.

Ob ich einen Vortrag habe, hängt davon ab, ob ich etwas zu sagen habe, ob das, was ich zu sagen habe, zu meinem Publikum passt, und ob ich das, was ich zu sagen habe, so sagen kann, dass es bei meinem Publikum etwas bewirkt.

Habe ich mich Hals-über-Kopf in das Dringende gestürzt, dann habe ich vielleicht nicht nur Zeit verloren, in der ich mich um das Wichtige hätte kümmern können. Ich habe die Zeit vielleicht sogar vergeudet. Möglicherweise war das Dringende nämlich weder wichtig noch überhaupt nötig. Oder nicht in dieser Form nötig. Ob es nötig ist, weiß ich oft erst, nachdem ich das Wichtige getan habe.

Das Tückische am Dringenden ist, dass es suggeriert, dass die Zeit zu knapp sei. Und wenn die Zeit knapp ist, schaffe ich möglicherweise nicht mehr, alles zu erledigen, was ich gerne erledigen würde. Also schleicht sich langsam die Angst an. Je knapper die Zeit, desto näher kommt sie.

Doch ist die Zeit stets knapp. Es gibt stets etwas, das noch dringender scheint. Es gibt stets mehr Tätigkeiten, die dringend sind, als solche, die wichtig sind.

Wenn die Zeit knapp ist, gilt deshalb erst recht, in dieser Zeit zuerst das Wichtige zu erledigen. Habe ich die Wahl, konzentriere ich mich immer zuerst darauf, meine Botschaft zu finden, suche nach Aufhängern im Publikum, spinne einen roten Faden – und wenn ich dabei zu dem Schluss komme, dass Folien wichtig sind, dann mache ich Folien. Aber zur rechten Zeit mit dem rechten Ziel.

Dringend ist nämlich eigentlich das, was wichtig ist, um sein Ziel zu erreichen. Und die eigentliche Herausforderung besteht darin, sich nicht darüber täuschen zu lassen, was das ist.

Nur mal schnell

Es geht niemals bloß darum, nur mal schnell ein paar Daten zu präsentieren. Lesen können alle selber. Es geht immer darum, zu ordnen, zu filtern, zu pointieren. Warum so und nicht anders? Was ist bemerkenswert? Was irrelevant?

Wer informieren soll, der soll gerade nicht vorlesen, aufzählen, herunterbeten. Es ist seine Verantwortung, den Überblick zu wahren in dem ganzen Kuddelmuddel aus Daten und Fakten. Die richtigen Fragen zu stellen und die richtigen Schlüsse zu ziehen. Den Blick für das Wesentliche zu haben. Zu verstehen. Orientierung zu bieten. Zusammenzufassen. Zu kritisieren. Aufmerksam zu machen. Nicht 100 Seiten Statistiken zu zeigen, sondern die eine Zahl, die alles auf den Punkt bringt.

Wer das gut macht, der spart seinen Zuhörern Zeit statt sie zu verschwenden wie der, der das „nur mal schnell“ macht.

Wenn das Meeting mal wieder langweilig ist

Klar können Sie Mails bearbeiten, wenn das Meeting mal wieder langweilig ist. Aber wie wäre es, statt der Symptome die Ursachen zu bekämpfen? Statt nach Möglichkeiten zu suchen, um die langweilige Zeit im Meeting anderweitig zu nutzen, lieber daran zu arbeiten, dass es gar nicht erst dazu kommt?

Versuchen Sie doch mal eine oder mehrere dieser Ideen:

  • Verkürzen Sie die Meetingzeit auf ein Drittel und halten Sie sich daran. Das ist leicht, wenn jeder die langweiligen zwei Drittel weglässt.
  • Stimmen Sie nach 5 Minuten Vortragszeit ab mit der Frage „Wollen Sie mehr erfahren?“. Nur wenn die Mehrheit mit „Ja“ antwortet, geht es weiter. Sie werden erstaunt sein, wie viel Relevantes man in 5 Minuten sagen kann.
  • Nutzen Sie das Saari-Prinzip: Jeder darf jederzeit „Wen kümmert das?“ fragen. Wenn der Vortragende oder der Meetingleiter darauf keine Antwort hat, ist der Vortrag beendet.
  • Verzichten Sie, wie Amazon, auf Vorträge zugunsten einer Study Hall. Statt Vorträgen bereiten die Mitarbeiter Memos vor. Zu Beginn jedes Meetings sind 30 Minuten exklusiv reserviert, um diese Memos zu lesen.
  • Bewerten Sie öffentlich das Meeting sowie den Organisator, z.B. am schwarzen Brett oder im Intranet. So erkennen Sie schnell, wer Meetings so organisiert und führt, dass Sie etwas bringen. Lernen Sie davon.

Resignieren Sie nicht vor langweiligen Meetings, sondern ändern Sie etwas. Und fangen Sie bei sich an.

Für immer

Guil Zekri betreibt in Köln das Tattoo-Studio Reinkarnation. Sein Business-Mantra lautet:

The most important [rule] is that the customer gets a good tattoo and goes happy home because he will remember this studio for the rest of his life.

Was wäre, wenn das für Ihre Präsentation auch gelten würde? Wenn sich Ihr Publikum für den Rest des Lebens an Ihre Präsentation erinnern würde?

Was wäre, wenn die Präsentation weh tun würde? Wer würde dann trotzdem zu Ihnen kommen? Wer würde Ihre Idee haben wollen? Wer würde sie zeigen wollen? Und wem?

Was würden Sie dann ändern?

Warum tun Sie’s nicht?

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Dr. Michael Gerharz

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