Wenn die Ideen sprudeln

Sie starten also mit der Vortragsvorbereitung. Natürlich beginnen Sie nicht sofort in PowerPoint, sondern überlegen sich erst einmal auf dem Papier, was Sie alles sagen könnten. Sie sammeln also. Irgendwo haben Sie gelernt, dass das mit einer Mindmap ganz gut funktioniert.

Schnell wird die Mindmap größer, denn Ihre Ideen sprudeln. Eine Idee ergibt die nächste. Das Beispiel Ihres Kollegen wäre nützlich. Ja, und gestern haben Sie noch in der Zeitung über diese neue Studie gelesen. Am besten erzählen Sie auch noch etwas über die Umwelteigenschaften. Ach ja, das hat ja auch Auswirkungen auf … Und immer so weiter.

Ideen sprudeln unkontrolliert

Ihre Mindmap wächst und wächst … und wächst und … und auf einmal fragen Sie sich, wohin eigentlich. Gehören die Nutzerprofile jetzt auch noch in den Vortrag oder ist das eher unwichtig? Wie weit sollen Sie denn bei der chemischen Stoffzusammensetzung ins Detail gehen? Sollen Sie die Ideen zum Product Placement auch noch weiter ausbreiten?

Und dann schauen Sie sich Ihre Mindmap noch einmal an und stellen fest, dass Sie kreuz und quer und mindestens dreimal im Kreis gegangen sind; dass Sie eigentlich gar nicht so genau wissen, wo Ihr Ziel ist, welche Wege Sie gehen müssen und welche nicht.

Kann es vielleicht sein, dass Sie Ihr Thema noch nicht richtig auf den Punkt gebracht haben? Solange Sie einfach vage über “Ihr Thema” sprechen, laufen Sie Gefahr, sich zu verlaufen, vom Hölzchen auf’s Stöckchen zu kommen, höchstens zufällig genau die richtigen Informationen zu liefern. Wenn Sie sich aber überlegen, für wen Sie Ihren Vortrag halten, und was die Zuhörer eigentlich erfahren wollen, können Sie ihnen genau die Informationen geben, die sie brauchen.

Irgendwann in der letzten Woche klingelte mein Telefon wegen genau dieses Problems. Jemand wollte einen Vortrag zum Thema “Energieverbrauch” halten. Er konnte sein Thema einfach nicht eingrenzen, glitt in immer weitere Abzweigungen und Feinheiten ab. Erst als er sein Thema für seine Zielgruppe auf den Punkt gebracht hatte – “Ökologisch Renovieren – 10 Tipps zum Wohlfühlen und Sparen” – sprudelte er kontrolliert und sprintete in die richtige Richtung. Das Thema war konkret und greifbar geworden.

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Florian Erschbamer: PowerPoint und das multimediale Lernen

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PowerPoint ist in gewisser Weise wie Fußball. Jeder “kann Bundestrainer” – und jeder kennt die Grundregeln einer vorschriftsmäßigen Präsentation. Dumm nur, dass viele dieser “Jeder kann’s”-Regeln im besten Fall auf Halbwissen beruhen und im schlimmsten Fall schlicht Unsinn sind.

Da kann es nicht schaden, ab und an mal einen Blick in die Wissenschaft zu werfen. Was kann man eigentlich gesichert über die Wirksamkeit von PowerPoint-Präsentationen sagen? Das ist leider noch immer überraschend wenig. Aber vor einiger Zeit hatte ich das Vergnüngen, von Florian Erschbamer konkaktiert zu werden, der in diese Lücke vorstößt.

Florian Erschbamer promoviert an der Universität Innsbruck über PowerPoint und hat in seiner Diplomarbeit wissenschaftliche Erkenntnisse zur Wirksamkeit von PowerPoint zusammengetragen. Praktische Erfahrung sammelt er als EDV-Trainer bei dem Weiterbildungsunternehmen EGOS.

Ich habe ihn gebeten, in einem Gastbeitrag die wichtigsten wissenschaftlichen Erkenntnisse zusammenzufassen und Ihnen ein paar Tipps mit auf den Weg zu geben, um die größten Stolperfallen zu vermeiden (beruhigend: wer hier regelmäßig mitliest, macht wahrscheinlich schon so manches richtig).

PowerPoint und das multimediale Lernen

PowerPoint ist allgegenwärtig: An der Uni, im Geschäftsleben oder in der Schule. PowerPoint ist Standard. Darüber brauchen wir nicht zu diskutieren. Auch über einen der bekanntesten PowerPoint-Kritiker, Edward Tufte, müssen nicht viele Worte verloren werden: PowerPoint is evil. Auch das wissen wir. Selten jedoch wird über wissenschaftliche Erkenntnisse zum Thema PowerPoint gesprochen. Meist lesen wir nur über gewisse Power-Point-Dogmen (z.B. 10 goldenen PowerPoint-Regeln…), ohne, dass es dafür wissenschaftliche Belege gibt. Demgegenüber soll dieser Beitrag stehen: Es werden einige Richtlinien vorgestellt, zu welchen tatsächlich wissenschaftliche Studien durchgeführt wurden und die einfach ins tägliche Präsentieren übertragen werden können.

Was bedeutet eigentlich „Multimedia”?

Richard E. Mayer, Professor für Psychologie an der University of California in Santa Barbara, forscht zum Thema Multimediales Lernen und gilt als Pionier auf diesem Gebiet. Unter Multimedia versteht er die Darstellung von Informationen mit Wörtern und Bildern. Unter Wörtern versteht er geschriebenen oder gesprochenen Text, unter Bildern, die bildhafte Darstellung von Informationen.

Diese Definition ist sehr weit gefasst: Ein Film auf einem TV-Gerät kann unter Multimedia fallen, da Bilder (egal ob bewegt oder unbewegt) gezeigt werden und dazu gesprochen wird. Es braucht dazu keine modernen Geräte; bereits eine Tafel oder ein Tageslichtprojektor reichen aus, um die Kriterien einer Multimedia-Vorstellung zu erfüllen. Sogar ein gewöhnliches Buch fällt in den Bereich Multimedia, sofern es neben Text auch Bilder enthält – man denke z.B. an die Bücher der Medizinstudenten; kaum vorzustellen, dass es möglich wäre, die Anatomie des Menschen zu lernen, würde diese nur durch Text beschrieben, ohne bildhafte Darstellung. Und auch PowerPoint kann diese Kriterien erfüllen, es kann Bilder (Graphen, Charts, Fotos, Filme) zeigen und auch Text projizieren. Wenn aber fast alle klassischen Medien, die wir größtenteils schon aus unserer Schulzeit kennen, in den Bereich Multimedia fallen, warum wird dann ausgerechnet PowerPoint das Ziel vieler Angriffe?

Der Grund dafür liegt nicht an den häufig kritisierten, endlosen Aufzählungen (obwohl diese natürlich reichlich Angriffsfläche bieten), sondern viel mehr an der erhöhten kognitiven Belastung, welche durch PowerPoint erzeugt wird und schnell zur kognitiven Überlastung führen kann. Selbstverständlich haben es schon unsere Mathematik-Lehrer zu Schulzeiten mit der gewöhnlichen Tafel und Kreide fertiggebracht, uns an die Grenzen der kognitiven Leistungsfähigkeit zu bringen, jedoch kann man dies mit PowerPoint auf eine völlig neue Ebene heben.

Wie reagiert unser Gehirn auf Multimedia?

Die Basis für die Idee der kognitiven Überlastung bildet Richard E. Mayers Cognitive Theory of Multimedia Learning. Diese geht davon aus, dass der Mensch über zwei Kanäle zur Informationsverarbeitung verfügt.

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Ein Kanal ist für das visuelle Material zuständig, der andere hingegen für das Auditive. Die Hypothese bezüglich Multimedia-Präsentationen lautet, dass erst über die Darstellung von Wörtern und Bildern die volle Kapazität des Gehirns ausgenützt wird. Das hieße, wenn nur mit Sprache präsentiert würde, könnte die Kapazität des zweiten Kanals ignoriert bzw. nicht ausgenutzt werden. Besser wäre es demnach, eine Präsentation so zu gestalten, dass es gelingt, zwischen dem Gesprochenen und dem bildhaft Dargestellten Verbindungen herzustellen – also den Zusammenhang zwischen dem Text und den Bildern zu verstehen. Als eines der ersten Bücher, welche zur Erklärung des gedruckten Textes auch noch Bilder zu Hilfe nahmen, gilt Jan Amos Comenius’ Buch Orbis Sensualium Pictus („Die sichtbare Welt“), das 1658 zum ersten Mal in Nürnberg gedruckt wurde:

Eine weitere Annahme ist, dass der Mensch über ein so genanntes Arbeitsgedächtnis verfügt, in dem alle momentanen Gedanken gespeichert sind. Alle anderen kognitiven Funktionen bleiben so lange versteckt, bis sie ins Arbeitsgedächtnis geholt werden. Dabei geht man des Weiteren von einer beschränkten Kapazität dieses Arbeitsgedächtnisses aus; es kann sich im Durchschnitt fünf unabhängige Wörter merken. Erst nachdem die Daten aus dem Arbeitsgedächtnis verarbeitet wurden, wird es im Langzeitgedächtnis gespeichert.

Kognitive Überlastungen

Wie kann man nun aber bessere (wissenschaftskonforme) Präsentationen erstellen? An der Komplexität des zu präsentierenden Sachverhaltes kann man in der Regel nichts ändern, Integralgleichungen sind eben Integralgleichungen, da kann auch unser Mathematik-Lehrer nichts dafür. Was der Lehrende/Vortragende aber kann, ist die kognitiven Belastungen, die nicht vom eigentlichen Inhalt der Präsentation ausgehen, so niedrig wie möglich zu halten. Nicht umsonst wird in der Schule und in Hörsälen zur Ruhe angemahnt, um sich besser konzentrieren zu können.

Eine Art der kognitiven Überlastung, welche am häufigsten bei PowerPoint anzutreffen ist, wird in der Literatur der redundancy effect genannt: Dabei werden Text und Bilder auf einer Folie projiziert, während der Präsentierende dazu spricht. Der Zuhörende muss den gelesenen Text mit dem gehörten Text abstimmen – was, je nach Komplexität des Themas mit einem dementsprechenden kognitiven Aufwand geschieht. Anders als z.B. bei einem Film mit Untertiteln kann man sich ja nicht darauf verlassen, dass das gleiche gesagt wird, wie auf der Folie geschrieben steht. Jedoch kennen die meisten Leser wahrscheinlich die Situation, in der man zunächst versucht, der Folie Sinn zu entnehmen, bevor man auf die Worte des Vortragenden achtet. Ähnlich verhält es sich mit anderen Elementen auf der Folie, wie z.B. Firmenlogos, Schriftzüge, Name des Vortragenden, Datum, aber auch Diagrammen etc.

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Ist Clipart denn jemals “appropriate”?

Ein weiterer Grund, weshalb PowerPoint öfter zur kognitiven Überlastung führen kann als andere Medien, ist die Geschwindigkeit mit der man präsentieren kann. Stellen Sie sich vor, der Mathematik-Lehrer würde seine Formeln nicht mit der Kreide auf eine Tafel schreiben, sondern mittels PowerPoint präsentieren – es würde kein Denkprozess stattfinden, sondern nur ein Ergebnis präsentiert.

Geben Sie sich einen Ruck!

Wenn Sie genauer darüber nachdenken, ertappen Sie sich möglicherweise selbst, dass Sie gegen das eine oder andere beschriebene Prinzip verstoßen haben oder, auf der anderen Seite des Laptops, eben doch mehr die Folie betrachtet haben, ohne auf die Worte des Vortragenden zu hören: Warum ist er dann eigentlich da?

Unterstützen Sie Ihren Vortrag mit Bildern und beschreiben Sie diese verbal anstatt mit geschriebenem Text. Machen Sie bei komplexen Themen auch mal eine Pause und orientieren Sie sich am Publikum, ob es überfordert wirkt oder nicht. Denken Sie daran, dass das Arbeitsgedächtnis wie ein Trichter ist und nur ein bestimmtest Maß an neuen Informationen auf einmal aufnehmen kann. Nehmen Sie sich ein Herz, und räumen Sie Ihre Folien ein wenig auf: Schaffen Sie Platz für wirklich relevante Informationen und entfernen Sie unnötigen PowerPointPhluff, – oje – an Tufte scheint doch kein Weg vorbeizuführen…

Literaturhinweise
Richard E. Mayer: Multimedia Learning
John Sweller et al.: Efficiency in Learning
Bernt Schnettler, Hubert Knoblauch: Powerpoint-Präsentationen – Neue Formen der gesellschaftlichen Kommunikation von Wissen
Andrew Abela: Advanced Presentation by Design

Weitere Gastbeiträge
Lukas Pustina: Keine Idee mehr verlieren mit dem Überallgedächtnis
Heide Liebmann: Authentisch präsentieren mit dem Nasenfaktor
Dr. Kerstin Hoffmann: Verständlich kommt von Verstand
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Lukas Pustina: Keine Idee mehr verlieren mit dem Überallgedächtnis

Porträt Lukas Pustina – Autor des Überallbüro-Blogs

Immer wieder werde ich in Seminaren und Vorträgen gefragt, wie man gute Geschichten und Beispiele findet. Neben den zahlreichen Kreativitätstechniken hilft dabei vor allem eines: Mit offenen Augen durch die Welt zu gehen.

Doch wie behält man all die interessanten Dinge, die man tagein, tagaus findet, im Gedächtnis? Man schreibt Sie auf. Und damit man seine Notizen immer und überall wiederfindet, tut man das am besten digital.

Ich habe Lukas Pustina gebeten, uns seine Methode des Überall-Gedächtnisses in einem Gastbeitrag zu erläutern. Lukas Pustina ist IT-Consultant und Autor des Produktivitätsblogs Überallbüro. Dort gibt er Tipps und Anregungen für zeitgemäßes Arbeiten und zeigt konkret und praktisch auf, wie man motiviert und produktiv seine Arbeit unabhängig von Ort und Zeit erledigen kann. Seine zentrale These lautet: Sei kreativ, wann und wo du es am besten bist.
Keine Idee mehr verlieren mit dem Überallgedächtnis Im Vorfeld eines Vortrags wissen wir meist über was wir sprechen wollen, jedoch wie wir unsere Inhalte überzeugend präsentieren ist noch nicht klar. Es sind aber gerade die Storys, die unseren Inhalt zu unseren Zuhörern transportieren.

Ideenentdeckung

Aus diesem Grund beginnen meine Vortragsvorbereitungen viel früher als die tatsächliche Ausarbeitung des Vortrags. Denn im Gegensatz zum eigentlichen Inhalt wird mir erst mit der Zeit klar, wie ich diesen Inhalt für meine Zuhörer aufbereiten werde.

Inspiration für Ideen zu Storys, passenden Bildern und Fakten finde ich bei gezielter Recherche, beim täglichen Surfen im Internet, im Gespräch mit Kollegen oder bei Spaziergängen. Mal bringt mich ein Artikel aus einer Zeitschrift auf eine Idee oder ich entdecke eine Geschichte in einem Buch.

Ideen

Wann genau mir die passende Idee in Sinn kommt, ist jedoch nicht vorhersagbar, denn unser Gehirn kennt zwei Betriebsarten. Es arbeitet sowohl linear, auf den Moment konzentriert, als auch parallel im Hintergrund. Gerade diese Hintergrundaktivität ist für Assoziationen und damit neue Ideen zuständig. In diesem Modus werden Erinnerungen, Erfahrungen, Erlerntes und Erlebtes zu einem bestimmten Thema durchsucht und zu neuen Ideen kombiniert. Dies geschieht relativ unabhängig von unserer vordergründigen Aktivität – jeder, der eine Melodie im Radio hört, aber erst Minuten später auf den Titel kommt, erlebt gerade den assoziativen Teil unseres Gehirns in Aktion. Dieser kreative Prozess braucht Zeit.

Ideensammlung

Während der Vorlaufzeit zur Vortragsvorbereitung komme ich so immer wieder auf neue Ideen. Dabei ist es wichtig, diese Ideen festzuhalten und zu sammeln. Das Festhalten muss dabei so leicht wie möglich geschehen, ohne all zuviel abzulenken.

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Zum Sammeln meiner Ideen benutze ich daher die Software Evernote. Sie speichert Notizen und Dokumente aller Art und synchronisiert diese automatisch zwischen meinem Büro- und Home-Computer sowie meinem Smartphone. Auf diese Weise kann ich überall und jederzeit auf meine Notizen bzw. Ideen zugreifen.

Evernote ist mit wenig Mühe zu bedienen und integrierst sich so leicht in die persönliche Arbeitsweise. Über die eingebaute Volltextsuche, die man per Tastenkombination jederzeit auch aus anderen Programmen heraus aufrufen kann, lassen sich Notizen schnell und komfortabel wieder auffinden. Evernote erkennt und versteht sogar Text in Bildern und Fotos und fügt diesen zur Volltextsuche hinzu.

Digital-Ideen

Viel Inspiration bekomme ich beim täglichen Surfen im Internet, egal ob bei der gezielten Recherche oder doch zufällig. Es kann ein einzelner Absatz oder eine ganze Webseite sein. Mit Hilfe von Evernote kann ich beides mit nur einem Knopfdruck (Bild links) speichern und mit den passenden Tags meinem aktuellen Projekt hinzufügen (Bild rechts). Den Browserknopf gibt es für Safari, Firefox und Internet Explorer.

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Ebenso leicht lassen sich Screenshots festhalten. Dokumente aller Art können per Drag-n-Drop abgelegt werden.

Analog-Ideen

Natürlich findet man seine Ideen nicht nur in der digitalen, sondern auch in der realen Welt. In diesem Fall kann man mit der Handykamera schnell ein Foto vom Schaufenster, der Zeitschriftenseite oder der Abbildung im Buch machen und direkt an Evernote übertragen – manchmal sagt ein Bild eben mehr als Tausend Worte. Mit Hilfe der eingebauten Texterkennung kann man auch solche Notizen leicht wieder finden.

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So entstammt die Idee zur Erläuterung der Arbeitsweise unseres Gehirns dem Buch “Pragmatic Thinking and Learning”. Um sie nicht zu vergessen, habe ich schnell ein Foto der Buchseite mit der Smartphone-Software von Evernote gemacht.

Hat man Papierdokumente mit mehreren Seiten oder möchte man eine bessere Auflösung, so lässt sich Evernote mit geeigneten Scannern direkt verbinden, so das neue Scans direkt in Evernote abgelegt werden.

Ideenbox

Alle Notizen können über Tags markiert und so zu einem Projekt bzw. Vortrag zusammengefasst und wiedergefunden werden. Über die praktische Funktion “Zusammenführen” können einzelne Notizen zu einer neuen zusammengefügt werden, so dass man am Ende eine einzelne Box für alle Ideen, Gedanken, Inspirationen und Quellen zum Vortrag hat. Aus Ideen in dieser Ideenbox kann man sich später bei der eigentlichen Ausarbeitung des Vortrags die Storys, Bilder und Fakten heraussuchen, die am besten passen.

Versuchen Sie es selbst

Vorträge bestehen nicht nur aus nacktem Inhalt. Gerade die Verpackung einer Aussage hilft den Zuhörern, zu verstehen, was man sagen möchte. Dafür braucht es gute Storys, aussagekräftige Bilder und Beispiele sowie fundierte Fakten. Nur so kann man wirklich mit seinem Vortrag überzeugen. Die Entwicklung eines Vortrags benötigt deswegen Zeit. Jedoch können Kreativität und damit neue Ideen nicht immer auf Kommando abgerufen werden. Deswegen ist es umso wichtiger seine Ideen schnellstmöglich mit geringem Aufwand festzuhalten.

Ich setze dafür seit langem Evernote erfolgreich ein und verliere so keine Idee oder Anregung mehr. Versuchen sie es selbst. Diesen Gastbeitrag habe ich Schritt für Schritt von der Idee, über Brainstorming bis zum endgültigen, ausformulierten Text in Evernote entwickelt. Mit der Zeit kamen Bilder und Fotos dazu.

Evernote ist in der Basis-Version kostenlos und voll funktionsfähig. Die Premium-Version bietet verschlüsselte Datenübertragung, mehr Übertragungsvolumen und die Unterstützung für beliebige Dateiformate. Evernote gibt es für Mac OS X und Windows. Zur Zeit werden die Smartphones iPhone, Android, Blackberry, Windows Mobile und Plam Pre unterstützt.

Viel Erfolg beim Sammeln wünscht Ihnen,
Lukas Pustina

Weitere Gastbeiträge
Heide Liebmann – Authentisch präsentieren mit dem Nasenfaktor
Dr. Kerstin Hoffmann – Verständlich kommt von Verstand
Gitte Härter – Gut gelacht ist halb gewonnen
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Richtig gute Folien

Vergangene Woche hielt ich einen Vortrag mit dem Titel “Richtig gute Folien”. Es war ein tolles Publikum. Von der ersten Minute an diskutierte es intensiv mit. Immer wieder gab es Anregungen und Beiträge, die den Vortrag mit wertvollen Ideen ergänzten. Eine wirklich runde Sache. Hier ist mein vollständiger Foliensatz:

Ich habe während des gesamten Vortrags keine einzige Folie verwendet

Ganz genau: Ich benutzte keine einzige Folie, der Beamer blieb schwarz. Der Punkt, auf den wir uns auch am Ende eindeutig verständigten, ist: Wer richtig gute Folien machen will, der muss zuerst einmal einen ganzen Berg voll Hausaufgaben machen. Denn nur wer eine klare Botschaft, eine starke Meinung, genügend Hintergrundwissen, einen roten Faden, einen Spannungsbogen, passende Geschichten, Anekdoten oder Beispiele und Ideen für passende Bilder oder Diagramme hat, der kann richtig gute Folien machen. Und die kommen dann meist ganz von selbst. Wer gut vorbereitet ist, für den ist eben die eigentliche Arbeit oft ein Klacks.

Post-Its für Fortgeschrittene

Im Duarte-Blog beschreibt das Team von Duarte Design ihren Prozess zum Überarbeiten einer Workshop-Präsentation. Beeindruckend ist die Verwendung von Post-Its zur Strukturierung der Folien für den Workshop.

Ich selbst nutze Post-Its intensiv zur Strukturierung von Ideen und zur Vortragsvorbereitung und setze es auch in Beratungen gerne ein. In Kombination mit einer Tafel ermöglichen sie eine Dynamik im Umgang mit Ideen, die ein starrer Computerschirm nicht bietet.

Ich kann vor- und zurücktreten, gruppieren oder umstrukturieren, Kommentare auf die Tafel schreiben und auf neuen Post-Its schnell neue Ideen skizzieren ohne kompliziert ein Diagramm mit der Computermaus zu zeichnen.

Es müssen ja nicht gleich, wie bei Duarte, acht volle Tafelwände werden, aber hilfreich ist diese Herangehensweise fast immer. Und falls Sie bestehende Folien in diesen Prozess integrieren möchten, hat Duarte auch einen Tipp für Sie bereit: Drucken Sie die Folien in Miniaturansicht aus und heften Sie sie einfach zwischen Ihre sonstigen Post-Its.

Lesenswerte Blogs

In der nächsten Woche zählt wieder einmal nur meine Familie, denn wir gönnen uns eine Woche Urlaub. Wie üblich überbrücke ich die Zeit mit einigen Empfehlungen auf lesenswerte Blogs.

Empfehlung: Creaffective-Blog

Seit vielen Jahren schreibt Florian Rustler in seinem Blog creaffective, wie sich Kreativität gezielt entfalten kann. Mit zahlreichen Beispielen und neuerdings auch vielen Videos werden hier Methoden der Ideenfindung erklärt, die dem Thema Kreativität vieles von dem Mythos rauben, nur Genies oder Künstler seien kreativ. Nach Florian Rustlers fester Überzeugung kann jeder kreativ sein. Einen guten Einstieg in seine Ideen gibt sein Gastbeitrag in diesem Blog.

Blog-Empfehlung: Überallbüro

In vielen Jobs ist heutzutage die Bindung an ein konkretes Büro mit festen Arbeitszeiten kaum notwendig. Kreativität kann man überall produktiv einsetzen. Mein Freund und Kollege aus Uni-Zeiten, Lukas Pustina, schreibt im Überallbüro wie man diese Freiheit eines völlig flexiblen Arbeitsumfeldes nutzt, um seine Arbeit effektiv zu planen und effizient umzusetzen.

Blog-Empfehlung: Förster & Kreuz

Anja Förster und Peter Kreuz sind so etwas wie der gesunde Menschenverstand in der deutschen Wirtschaftsliteratur. Ganz ähnlich zu den Botschaften Seth Godins vertreten Sie die Meinung, dass jeder selbst die Entscheidung in der Hand hält, ob er Hauptdarsteller oder Statist sein möchte. In ihrem Blog geben sie immer wieder Denkanstöße, um aus verkrusteten Strukturen auszubrechen und neue, vielversprechende (und vernünftige) Wege zu gehen. An vielen inspirierenden Beispiele belegen sie, dass das möglich ist.

Blog-Empfehlung: Change This

2004 hat Seth Godin die Webseite Change This ins Leben gerufen, um großen Ideen die Möglichkeit zu geben, sich zu verbreiten. Seitdem wurden dort hunderte sog. Manifeste veröffentlicht. Berühmte wie unbekannte Autoren, die sich nicht mit dem Status Quo zufrieden geben, stellen ihre Ideen hier kostenlos zur Verfügung. 

Erfolgreichere Meetings

Ärgern Sie sich manchmal über unproduktive Meetings, die zu lange dauern, bei denen die Teilnehmer zu passiv waren oder die kein greifbares Ergebnis erreicht haben, weil man sich viel zu lange mit unwesentlichen Details aufgehalten hat?

Warum probieren Sie in Ihren nächsten Meetings nicht einfach ein paar Veränderungen:

Planen Sie so wenig Zeit wie möglich für das Meeting ein und halten Sie sich an die Vorgabe (notfalls mit einer Eieruhr). Was Sie bis dahin nicht geschafft haben, wird vertagt.

Schicken Sie Ihren Teilnehmern Material zur Vorbereitung. Wer das Material nicht gelesen hat (dazu zählt auch “Ich bin leider nur kurz drübergeflogen” oder “Tut mir leid, ich hatte gestern noch unerwartet Termine”), wird höflich gebeten, das Meeting zu verlassen.

Sperren Sie sich nicht in einen Meetingraum ein, wenn das nicht nötig ist. Warum treffen Sie sich eigentlich nicht mal im Freien?

Verzichten Sie auf PowerPoint und führen Sie das Meeting im Stehen vor der Tafel oder dem Flip-Chart durch. (Wichtige Diagramme können Sie vorher ausdrucken.)

Machen Sie den Erfolg Ihres Meetings öffentlich, indem Sie Ihren Teilnehmern die Gelegenheit geben, das Meeting zu bewerten (am schwarzen Brett oder im Intranet).

Machen Sie Ihre Regeln öffentlich.

[Inspiriert durch den Beitrag Getting Serious about your meeting problem von Seth Godin] 

Die Lehren einer Krimiautorin

Szene aus einem Kriminalfilm

Als Autorin von über 20 Büchern und vielen Kurzgeschichten weiß Patricia Highsmith das ein oder andere darüber, wie man spannende Geschichten schreibt und wie man ganz allgemein kreativ schriftstellerisch tätig ist. Highsmith gehört zu den erfolgreichsten Krimiautoren des letzten Jahrhunderts. Bis heute gibt es ca. 25 Vefilmungen ihrer Bücher und Geschichten. Am bekanntesten davon sind sicher die Ripley-Bücher, insbesondere “Der talentierte Mr. Ripley”.

Einige ihrer Lehren* lassen sich leicht auf andere kreative Tätigkeiten, etwa das Erstellen von Präsentationen, anwenden.

Ein Notizbuch ist u.a. dafür da, um solche Dinge [wie Ideen, Geschichten, emotionale Erlebnisse] festzuhalten, selbst wenn man zum Zeitpunkt, an dem man sie aufschreibt noch keine passende Geschichte im Kopf hat.

Szene aus einem Kriminalfilm

Auf die Frage meiner Kunden, wie man denn auf gute Geschichten kommt, ist genau das eine meiner häufigsten Antworten: mit offenen Augen durch die Welt gehen und all das, wovon Sie bisher nur dachten, es sei eine interessante Geschichte, oder das passe ja genau zu ihrem Thema, aufzuschreiben. Auf diese Weise entsteht mit der Zeit eine beträchtliche Sammlung interessanter Geschichten.

Aufpassen sollte man dabei jedoch, dass man sein Werk nicht mit unnützen Informationen, sog. Gimmicks, also beiläufigem Wissen oder Effekten überlädt, die jedoch nichts zur Substanz beitragen. Highsmith:

Ich glaube, Gimmicks sind schwache Unterhaltung und man sollte nicht erwarten, dass intelligente Leser darüber begeistert sind.

Eine weitere Gefahr sieht Highsmith in zu ausschweifenden Erläuterungen, die letztlich die Spannung ruinieren:

Es gibt Autoren, die zu kurz schreiben. Aber auf einen davon kommen 100, die zu viel schreiben. Es gibt die Tendenz, es zu übertreiben mit Beschreibungen oder Erklärungen.

Szene aus einem Kriminalfilm

Highsmith bezieht sich hier auf zwei Gefahren. Erstens wird die Phantasie der Leser/Zuhörer mit zu vielen Details beschränkt. Bei Krimis ist das verständlicherweise unerwünscht, aber auch in Vortragssituationen legen Sie mit zu vielen Details Ihre Zuhörer gegebenenfalls auf Ihre Lösung fest, wo das Publikum möglicherweise selbständig eigene Anwendungen Ihrer Idee gesehen hätte. Zweitens beschränken zu viele Details den Blick auf das Wesentliche, insbesondere den roten Faden. Wer sich in zu vielen Details verliert, sieht am Ende möglicherweise den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Highsmith rät daher auch:

Beim Erstellen sollte das Buch als Ganzes im Auge behalten werden, insbesondere die Proportionen. … Ich selbst habe schon meine Nase so vertieft in einzelne Seiten gesteckt, dass ich das Buch als Ganzes nicht mehr sehen konnte.

Um solche Fehler zu finden, hat Highsmith allerdings auch einen Rat zur Hand:

Vor der endgültigen Fassung sollte man zuallererst die erste Fassung vollständig durchlesen mit den Augen eines Lesers, der das Buch nie zuvor gesehen hat.

Das ist natürlich leichter gesagt als getan, nicht selten macht einem hier der Fluch des Wissens einen Strich durch die Rechnung. Jedoch kommt es darauf an, alle Bestandteile eines Werks kritisch zu hinterfragen, vielleicht auch Dritte zu Rate zu ziehen.

Szene aus einem Kriminalfilm

Abschließend empfiehlt Highsmith auch bei Rückschlägen nicht den Kopf in den Sand zu stecken. Wenn man sich mit seinen Ideen einmal in eine Sackgasse manövriert hat, ein Argument partout nicht funktionieren mag oder die Ergebnisse beim besten Willen nicht zu den Annahmen passen, sollte man nicht aufgeben, sondern neuen Mut schöpfen:

Jeder Fehler lehrt etwas. Man sollte, wie jeder erfahrene Autor, das Gefühl entwickeln, dass es noch mehr Ideen gibt, wo die erste herkam … und dass man unerschöpflich ist, solange man lebt.

*aus Patricia Highsmiths Essay Plotting and Writing Suspense Fiction

Drei Buchempfehlungen für den inneren Schweinehund

“Sie haben recht, aber…” ist wahrscheinlich der häufigste Satz, den ich in Gesprächen über das Thema Präsentieren höre. Es folgt eine Kette austauschbarer Entschuldigungen: “unser Chef will das so”, “wir haben keine Zeit, ein Handout zu machen”, “das erwarten unsere Kunden so”, “das haben wir immer so gemacht”, …

Mein Gesprächspartner hat gerade seinen Elefanten beruhigt. Der Elefant ist in Chip und Dan Heaths hervorragendem neuen Buch Switch so etwas wie der sprichwörtliche innere Schweinehund. Und der mag keine Veränderungen, denn die bedeuten Ungewissheit, eventuell Rückschläge, vielleicht sogar Fehlschläge. Also vermeidet er sie lieber und sucht nach Ausreden, die ihn auf seinem bisherigen, (vermeintlich) sicheren Weg bestätigen.

Buchcover zu Chip & Dan Heath: Switch

In Switch entwickeln die Heath-Brüder drei Prinzipien, die Veränderungen in praktisch allen Lebenslagen unterstützen. Die Prinzipien lauten (frei übersetzt): 1. Verhindern Sie ausgiebiges Grübeln, 2. Beruhigen Sie den Elefanten und 3. Schalten Sie Störfaktoren in der Umwelt aus. Wie auch schon in ihrem ersten Buch Made to Stick leiten die Autoren zu jedem dieser drei Prinzipien aus unzähligen Geschichten und wissenschaftlichen Studien allgemeine Strategien ab, mit denen Menschen in unterschiedlichsten Situationen erfolgreich Veränderungen gegen allerlei Widrigkeiten umgesetzt haben.

Buchcover zu Seth Godin: Linchpin

Eine etwas andere Perspektive auf den inneren Schweinehund liefert das ebenfalls empfehlenswerte Buch Linchpin von Seth Godin. Auch er begründet, warum der innere Schweinehund Risiken scheut und auf möglichst ungefährlichen Pfaden durch das Leben gehen möchte (Godin bemüht hierfür den Vergleich mit dem Reptiliengehirn). Linchpin argumentiert sehr eindrucksvoll, warum diese “Sicherheits”-Strategie, die auf Anpassung zielt, in traditionellen Karrierevorstellungen zwar ganz gut funktioniert hat, heute jedoch zum Scheitern verurteilt ist. Als einzigen Ausweg sieht Godin, sich unersetzlich zu machen, indem man Risiken auf sich nimmt, wo andere kneifen, und sich selbst als Künstler zu begreifen, der auch in seiner täglichen Arbeit immer wieder Erwartungen übertrifft.

Buchcover zu Dan Pink: Drive

Wer jetzt immer noch Platz im Bücherregal hat, dem empfehle ich auch das Buch Drive von Dan Pink, in dem er die gängigen Motivationsmittel (Zuckerbrot und Peitsche) hinterfragt und stattdessen für eine Stärkung der Eigenmotivation plädiert. Er belegt das anhand zahlreicher psychologischer Experimente, die zeigen, dass klassische Anreizsysteme (“Wenn du das Problem schneller löst, dann bekommst du eine Belohnung”) oft sogar kontraproduktiv sind. Einen Vorgeschmack auf das Buch gab Pink in seinem Vortrag auf der letztjährigen TEDGlobal-Konferenz, den ich vor einiger Zeit hier besprochen habe.

Alle drei Bücher sind übrigens auch hervorragende Beispiele dafür, wie Geschichten dabei helfen, abstrakte Ideen anschaulich zu machen, damit man sie als Leser (oder Zuhörer) besser in seinen Alltag übersetzen kann. Die Stile könnten jedoch unterschiedlicher nicht sein: während die Heath-Brüder einen ganz stringenten roten Faden spinnen, der ganz streng ihren eigenen Empfehlungen aus Made to Stick folgt, schreibt Godin sehr schlaglichtartig. Fast wirkt es, als lese man gerade mehrere Artikel in seinem (ebenfalls lesenswerten) Blog. Erst am Ende fügt sich hier alles zu einem Gesamtbild zusammen.

Vielleicht gibt Ihnen eines dieser Bücher ja auch den letzten Ruck, um bei Ihrer nächsten Präsentation noch mutiger zu sein.

Links zu diesem Artikel
Das erste Kapitel von Switch zum Probelesen
Squidoo-Seite zu Linchpin mit zahlreichen weiteren Links 

Schwerpunkt Vorher-Nachher: Mit Konventionen brechen

Der Titel verrät es, in den kommenden drei Wochen dreht sich hier alles um den Weg von langweiligen PowerPoint-Präsentationen hin zu überzeugenden Vorträgen. Neben Tipps aus meiner eigenen Feder berichten drei erfahrene Vortragsredner über ihre Vorher-Nachher-Wege und lassen uns an den Erfahrungen teilhaben, die sie dabei gemacht haben. Den Anfang macht heute der Mobilfunk-Experte Ralf Klüber.

Foto von Ralf Klüber

Ralf Klüber beschäftigt sich seit mehr als zehn Jahren mit der strategischen Entwicklung von Mobilfunknetzen, zunächst für Vodafone, heute als gefragter freier Berater verschiedener Unternehmen. Zu seinem täglichen Geschäft gehört es seit jeher, komplizierte Ideen und Entscheidungsprozesse anschaulich und überzeugend zu präsentieren. Und von Beginn an hat er darauf mehr Wert gelegt als andere und nach neuen Wegen gesucht, seinen Kunden den Zugang zu seinen Ideen noch leichter zu machen.

Einige seiner Erfahrungen, die mit einem Satz Buntstifte begannen, schildert er im folgenden Beitrag.

Powerpoint am Übergang vom Mittelalter zur Neuzeit

von Ralf Klüber

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Wer kennt sie nicht, die Ritter aus dem Land des Powerpoints. Ganze Heerscharen von Strichmännchen füllten unzählige Folien in den späten 90ern. Folien die damals noch wirkliche Folien für Tageslichtprojektoren waren.

Folien zu dieser Zeit waren dominiert von Text. Als Auflockerung dienten ClipArts und die Darreichungsform von Textinhalten variierte maximal durch die Farbe und Form der Spiegelstriche vor den so genannten Bulletpoints. Doch Bulletpoints können töten. Angela R. Garber nannte das in ihrem im Jahre 2001 erschienen Artikel Death by Powerpoint. Der Artikel erschien zwar am 1. April, war aber durchaus ernst gemeint. Zu viele Informationen und Folien die vom Vortrag eher ablenken als ihn unterstützen.

Mittlerweile sind wir in der Neuzeit angekommen. Die Ritter sind ausgestorben und in der Neuzeit gibt es iStockphoto.de, slide:ology, PresentationZEN und überzeugend-präsentieren.de. Doch damals, was stand damals zur Verfügung?

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Gerade neu beim ersten Arbeitgeber bestellte ich mir Ende der 90er einen 12er Satz Buntstifte von Faber-Castell. Das damals noch analoge Bestellformular kam zurück vom Abteilungsleiter. „Sind wir hier im Kindergarten?“ stand handschriftlich neben der Aufforderung zu einem Termin bei ihm. In der Probezeit schon aufgefallen war mein Fazit. Das Gespräch mit dem Abteilungsleiter war dann halb so schlimm. Die Buntstifte wurden bestellt.

Meine Aufgabe war es, für eine Software eine Schulung neu aufzubereiten. Insgesamt Stoff für vier Tage. Ich wollte sicherstellen, dass die Kursteilnehmer den zweiten Tag erlebten. Also was tun gegen „Death by Powerpoint“?

Keine ClipArts!

Ich erstellte mir mit den Buntstiften auf einem weißen Blatt Papier ein paar Icons – ein Auto, eine Basisstation, ein Handy – und scannte sie ein. Nachdem die Angst vor dem weißen Blatt verflogen war, gingen weitere Zeichnungen recht locker von der Hand.

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Die Zeichnungen verfehlten ihren Zweck nicht. Handgemalt lockerten sie die Vorträge auf und stachen zwischen den ClipArts der anderen Referenten deutlich hervor. Handgemalte Symbole waren damals mein Weg aus der Misere.

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Wenn ich mir mit dem Wissen von Garr Raynolds und Nancy Duarte die hier gezeigten zehn Jahre alten Slides betrachte, dann erscheinen sie mir wie aus einer anderen Zeit. Aus dem Übergang vom Mittelalter zur Neuzeit der Powerpoint Zeitrechnung. Trotzdem finden sich Teile der Konzepte wieder. Urteilen Sie selbst.

Powerpoint in der Neuzeit

Seit damals haben mich die Klassiker von slide:ology und presentationzen stark beeinflusst. Mittlerweile bin auch ich in der Neuzeit von Powerpoint angekommen. Als technischer Berater in der Telekommunikation gehört es zu meinen Aufgaben, komplexe Sachverhalte ansprechend auf den Punkt zu bringen.

Drei Punkte, die mir persönlich bei Folien wichtig sind, möchte ich Ihnen nicht vorenthalten.

1. Action Title: Sprechen Sie in ganzen Sätzen

Ich empfehle, auf jeder Slide anstatt dem üblichen kurzen Folientitel einen kompletten Satz zu schreiben. Er soll den Inhalt der Folie komplett beschreiben und er besteht aus maximal zwei Zeilen. Das zwingt zu einer Kernaussage pro Folie. Wenn es nicht möglich ist, den kompletten Inhalt in zwei Zeilen zu beschreiben, dann ist das ein untrügliches Zeichen für Handlungsbedarf. Um den Inhalt ansprechend zu vermitteln, wird mehr als eine Folie benötigt.

Wie oft hatten Sie schon eine Präsentation für sagen wir 60min vorbereitet. Sie sitzen im Vorzimmer des Kunden und die Sekretärin bietet Ihnen schon den dritten Kaffee an. Der Kunde weilt noch im Meeting davor und kommt 30 Minuten zu spät. Ihr Meeting beginnt mit den Worten: „Ich muss leider schon in 15 Minuten zum nächsten Meeting, legen Sie los!“.

Wenn Sie sich mit Action Title vorbereitet haben, dann können Sie ganz gelassen bleiben. Sie gehen die Action Title für die einleitenden Folien ihrer Story nur kurz durch. Falls Ihr Zuhörer die Kernaussage im Action Title sofort akzeptiert, gehen Sie weiter zur nächsten Folie. Falls nicht, nutzen Sie die weiteren Informationen um Ihn abzuholen.

Speziell für technische Präsentationen mit komplexen Sachverhalten, Tabellen und Diagrammen ist diese Vorgehensweise zu empfehlen.

2. Visual Anchors: Veranschaulichen Sie die Struktur Ihres Vortrags

Kennen Sie auch die Agenda-Folien mit Bulletpoints? Im Extremfall werden sie alle paar Folien mit der nächsten hervorgehobenen Zeile gezeigt. Wirklichen Mehrwert liefern solche Folien für den Zuhörer nicht.

Mein Alternativansatz lautet Visual Anchors: versuchen Sie die Struktur eines Themas visuell darzustellen. Denken Sie zum Beispiel an einen Prozess. Der Prozess besteht aus einer Initialisierungsphase, einer Durchführungsphase und einer Konsolidierungsphase. In der Durchführungsphase dominieren zwei Teilprozesse mit verschiedenen Einzelschritten.

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Warum diesen Prozess nicht einfach darstellen und diese Darstellung als Piktogramm auf den darauf folgenden – die Teilschritte beschreibenden Folien – wieder verwenden? Sie helfen dem Zuhörer die Struktur ihres Vortrages zu verstehen und zeigen im zu jeder Zeit, in welchem Teil Ihrer Präsentation Sie sich befinden.

3. Excel ist oft das erste, jedoch selten das beste Mittel der Wahl

In technischen Präsentationen dominieren Zahlen und andere numerische Inhalte. Diese ansprechend darzustellen ist wichtig, um die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu behalten und die wesentlichen Botschaften effizient zu vermitteln.
Ein Säulendiagramm in Excel ist schnell erstellt. Auch hier gilt der Grundsatz, dass Sie beim Erstellen der Folien schwitzen müssen und nicht ihre Zuhörer während des Vortrags.

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Hinweis: Die Zahlen sind fiktiv.

Wie haben Sie den Übergang vom Mittelalter in die Neuzeit des Powerpoint erlebt?
Die Tipps hier im Blog und die vielen auch hier besprochenen Bücher helfen Ihnen, in der Neuzeit mit Ihren Präsentationen aus dem Powerpoint-Einerlei hervorzustechen. Jede gute Präsentation ist ein Schritt nach vorne und setzt Sie weiter von Ihren Kollegen und Mitbewerbern ab.

Viel Erfolg dabei.
Ihr Ralf Klüber (ralf@klueber-telconsult.de)

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Dr. Michael Gerharz

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