Sind Sie stark genug für PowerPoint?

Man muss stark sein, um PowerPoint sinnvoll einzusetzen.

Denn PowerPoint verleitet dazu, weniger klar zu denken. Folien zu füllen. Erst einmal alles drauf zu schreiben, was einem einfällt. Zusammenzusuchen, was man schon aus anderen Vorträgen hat, bevor man verstanden hat, wer da vor einem sitzt, warum sie dort sitzt und was bei ihr hängen bleiben soll. Fülle statt Prägnanz.

PowerPoint verleitet dazu, die falschen Prioritäten zu setzen. Schriftarten zu suchen, Farben zu wählen, Diagramme zu zeichnen, Animationen zu gestalten, Folien zu verschieben, bevor Sie sich Gedanken über den roten Faden gemacht haben und wissen welche Folien dafür überhaupt die richtigen sind. „Sieht gut aus“ statt „ist interessant, relevant und spannend“.

Wenn Sie es zulassen, frisst PowerPoint die gesamte Vorbereitungszeit. Doch jede Sekunde, die Sie in PowerPoint verbringen und die nicht das unmittelbare Ziel hat, mit den Mitteln von PowerPoint Ihren Vortrag klarer oder einprägsamer zu machen, ist eine verschwendete Sekunde. Je früher Sie im Prozess mit PowerPoint beginnen, desto größer ist die Gefahr, dass Sie Zeit dabei verschwenden.

Aber: Wenn Sie stark genug sind, dem zu widerstehen. Wenn Sie erst die wichtigen Fragen beantworten, damit Sie genau wissen, was zu sagen ist und wie Sie es Ihren Zuhörern am besten vermitteln … Dann kann mit PowerPoint aus einer tollen Story eine großartige Präsentation entstehen.

Seien Sie stark!

12 Fragen: 11. Hab ich alles?

Es kann losgehen. Sie haben sich sorgfältig vorbereitet, einen fesselnde Story und tolle Folien. Beamer an! Nur: leider passt der Adapter nicht. Erst Hektik, dann Panik, gefolgt von verzweifelten „Ähs“ und „Öhs“. Vermeiden Sie diesen Last-Minute-Stress, indem Sie sich eine sorgfältige Checkliste machen, auf der Sie alles abhaken, was Sie für Ihren Vortrag brauchen.

Ich mach’ das spontan

Eines der größten Missverständnisse über Spontaneität ist, dass man spontan nur sein kann, wenn man sich nicht vorbereitet. Das Gegenteil ist der Fall. Fähig zu Spontaneität ist gerade derjenige, der auf viele Situationen vorbereitet ist, so dass er auch in unvorbereiteten Situationen mit höherer Wahrscheinlichkeit angemessen reagieren kann.

Ein guter Musiker etwa improvisiert deswegen so gut, weil er sein Handwerk beherrscht, technisch wie theoretisch. Weil er weiß, welche Tonart zu welcher anderen passt, wie man Spannung aufbaut und wie man sie wieder auflöst, was zu tun ist, wenn man mal auf der falschen Note gelandet ist, weil – wie Miles Davis einst sagte – erst die nächste Note sie gut oder schlecht macht. Ein geübter Improvisator hat schon viele falsche Noten gespielt. Er hat viele Kombinationen probiert, die mal funktionieren und mal nicht. Und er lernt daraus. Er verbessert stetig seine Spieltechnik, damit seine Hände wissen, was sie zu tun haben, wenn der Kopf etwas denkt. So ist der Kopf eben frei zu denken und nicht beschäftigt mit Kommandieren. Auch deshalb kann er leichter auf Unvorhergesehenes reagieren, kann auf das Publikum eingehen, mit seinen Mitmusikern interagieren. Gerade weil er gut vorbereitet ist.

Zwar mag auch, wer wenig Erfahrung hat oder sich nicht mit möglichen Fehlern beschäftigt hat, in unerwarteten Situation durchaus angemessen reagieren, möglicherweise auch ganz spontan; manchmal kommt das Gute aus völlig unerwarteter Richtung. Allerdings eben zufällig. Nich verlässlich. Nicht dann, wenn man es braucht.

Spontaneität als verlässlicher Partner

Wenn Spontaneität aber erst dann zum verlässlichen Partner wird, wenn man sich ordentlich vorbereitet hat, warum scheuen dann so viele Vortragende die Vorbereitung? Winden sich, prokrastinieren, reden sich heraus, indem sie sagen „Spontan wirke ich natürlicher“? Lisa Braithwaite vermutet in ihrem Buch „Presenting for Humans“:

I have a theory about why preparation is so painful and difficult for speakers. I think speakers who “wing it” are far more afraid of failure and rejection than those who prepare, although it might seem to be the opposite.

[…]

What happens if you prepare and still fail? That’s the ultimate reality you’re trying to avoid, because perhaps then you’ve really wasted your time. You think, “What’s the point? If I prepare, I still suck, so why bother?”

Indem ich also auf die sorgfältige Vorbereitung verzichte, befreie ich mich von der Last des möglichen Scheiterns. Denn im Zweifel war’s einfach nicht mein Tag. Und überhaupt kann ich im Nachhinein ja auch immer vorbringen: Hätte ich mich mehr vorbereitet, dann hätte ich es ja auch viel besser gemacht. Wenn umgekehrt alles gut läuft, ja dann kann ich sogar stolz auf mich sein, weil ich das alles aus dem Ärmel geschüttelt habe. Denn ich bin eben ziemlich spontan.

Bin ich vielleicht. Oder ich habe einfach nur Glück gehabt.

Darauf möchte ich mich aber nicht verlassen. Ich möchte meinen Kopf frei haben zum Denken. Möchte wissen, was als Nächstes kommt, nicht ständig nach den passenden Übergängen suchen und um Worte ringen. Möchte meinen Kopf nicht belasten mit der Suche nach dem roten Faden. Nicht ständig falsche Töne korrigieren. Ich möchte, dass mein Kopf frei und wach ist, wenn ich im Fall der Fälle spontan reagieren muss, um aus einem unerwarteten, falschen Ton einen richtigen zu machen.

Das Mindeste

Das ist leicht: Zu überprüfen, ob die Informationen in einer Präsentation korrekt sind.

Das ist schwer: Zu überprüfen, ob die Informationen in einer Präsentation verständlich sind.

Aber das Mindeste ist nicht, dass ich keinen Quatsch erzähle. Wenn mir jemand 30 Minuten seiner Zeit schenkt, ist es das Mindeste, dass ich mich verständlich ausdrücke.

Was muss ich alles sagen?

„Ich schau’ erst mal, was ich schon aus anderen Vorträgen habe, und danach fange ich an, Stichpunkte auf den Folien zu sammeln.“

Und dann landen Sie bei 50 Folien. Und stellen fest, dass das beim besten Willen zu viele sind für 20 Minuten.

Also kürzen Sie. Zuerst Folie 23. Schweren Herzens. Denn schließlich haben Sie sich ja Mühe damit gegeben, haben sich schon Gedanken über die Gestaltung gemacht. Und – mal ganz ehrlich – so ganz unwichtig ist dieser Aspekt ja auch nicht. Also lassen wir ihn doch erst einmal drin. Vielleicht bringen wir ihn auch noch auf der nächsten Folie mit unter.

Weiter. Was können wir sonst kürzen …

Das Problem ist: Es gibt immer mehr Interessantes zu sagen, als Sie Zeit zur Verfügung haben. Immer. Deswegen ist Kürzen so schwer. Und deswegen ist Ihr Vortrag auch nach dem Kürzen jedes Mal trotzdem noch zu voll.

Aber was heißt hier eigentlich „interessant“? Interessant für wen? Und warum? Was haben Ihre Zuhörer von all’ den interessanten Sachen, wenn sie sie gar nicht verarbeiten, geschweige denn behalten können? Dann wäre es nur noch interessant für Sie. Aber für sich halten Sie den Vortrag nicht, denn Sie wissen ja schon alles.

Denken Sie deshalb lieber vom Zuhörer her als vom Thema her. Das ist der Schlüssel, um die Komplexität des Themas zu knacken. Was müssen die Zuhörer unbedingt verstehen?

Statt erst einmal alles auf Folien zu sammeln, was Sie haben, stellen Sie vorab – noch bevor Sie überhaupt an PowerPoint o.ä. denken – die Frage: „Wenn meine Zuhörerin meine Botschaft verstehen soll, was ist das Allerwichtigste, das sie verstehen muss?“ Nicht: „Die 30 wichtigsten Sachen“, sondern: „Das Allerwichtigste“. Und dann hangeln Sie sich weiter: „Welche Informationen braucht sie, um das zu verstehen und wie kann ich ihr das in ihren Worten erklären?“

Und so fügen Sie – Stück für Stück – nur das hinzu, was – aus Sicht der Zuhörer – unbedingt in den Vortrag muss. Es landet nur das im Vortrag, was die Zuhörer wirklich brauchen. Sie machen nur Folien zu den Aspekten, die für die Zuhörer tatsächlich relevant sind. Und Sie haben viel Zeit gespart, weil Sie die Folien, die Sie gar nicht brauchen, erst gar nicht machen – und demnach auch nicht wieder kürzen müssen.

Lernen statt Lästern

Werner Herzog über schlechte Filme:

The bad films have taught me most about filmmaking. Seek out the negative definition. Sit in front of a film and ask yourself, “Given the chance, is this how I would do it?” It’s a never-ending educational experience, a way of discovering in which direction you need to take your own work and ideas.

“Given the chance, is this how I would do it?”

Es wäre viel geholfen, wenn nicht immer nur alle lästerten oder meckerten oder dem Chef nach dem Mund redeten. Kritisieren lernen – und sei es bloß still – ist Gold wert. Gelegenheit dazu gibt es genug.

„Warum finde ich den Vortrag langweilig?“, „Warum berührt er mich nicht?“, „Warum finde ich das Diagramm unübersichtlich?“, „Warum bleibt alles abstrakt?“.

Sind es die Folien? Die Art, wie er sein Publikum nicht anschaut? Ist es die fehlende Wertschätzung, weil er glaubt, wir kaufen ihm die Geschichte ab? Ist es die Art, wie sie doziert, statt mit uns zu reden? Ist es sein Vokabular, das mich nicht abholt?

Von schlechten Präsentation, gerade von den nicht gar so schlechten, lässt sich viel lernen. Entscheidend ist aber: Wenn ich an seiner Stelle wäre, wie würde ich es machen?

[Foto: Gorup de Besanez – „Werner Herzog bei den Filmfestspielen Venedig 1991“, Lizenz: CC-BY-SA]

So viel Aufwand für eine Präsentation?

So viel Aufwand für eine Präsentation?

Wenn man es so sehen will. Ich sehe es so: So viel Aufwand für das, was danach kommt. Die nächste Präsentation. Denn diese Präsentation kann mir die Tür für die nächste öffnen.

Warum also so viel Aufwand? Weil Präsentieren eine Chance ist. Die Chance, Menschen zu berühren und etwas zu bewegen. Gehört zu werden. Mundpropaganda auszulösen. Weiterempfohlen zu werden. Aufträge zu bekommen, die mir weitere Chancen eröffnen. Wahrgenommen zu werden.

Wenn ich nur an die Pflicht denke, den Termin zu bewältigen, dann ist alles bloß lästig. Dann „muss ich“ statt „darf ich“.

Ich aber will sogar. Mehr. Also nutze ich diese Chance, damit ich noch eine bekomme. Dann vielleicht sogar eine größere.

Deshalb: Ja, so viel Aufwand!

10 Jahre iPhone-Präsentation

Gestern las ich eine Menge Lobpreisungen für Steve Jobs’ iPhone-Präsentation, die inzwischen als Paradebeispiel für gelungene Produktpräsentationen herhalten darf. Viel wurde dort gesagt über die technische Umsetzung, die Dramaturgie, die angemessene Visualisierung, die überzeugenden Demos, den Humor, und vieles davon kann man bejahen. Aber ich habe drei Aspekte vermisst, die leicht übersehen werden:

  1. Das iPhone wurde insbesondere deswegen zu einem grandiosen Erfolg, weil es ein großartiges Produkt war, das die Welt verändert hat. Großartige Präsentationen sind auch deswegen großartig, weil sie großartiges zu sagen haben.
  2. Steve Jobs platzte sichtlich vor Stolz, als er auf der Bühne stand. Er glaubte jede einzelne Silbe, die er dort oben sagte. Begeisternde Präsentationen begeistern auch deswegen, weil der Redner begeistert ist.
  3. Der Vorbereitungsaufwand für die Präsentation war gewaltig. Monate im Voraus begannen die ersten Vorbereitungen, 5 Tage lang stand Steve Jobs auf der Bühne, um den Vortrag zu üben. Perfekte Präsentationen sind auch deswegen perfekt, weil sie perfekt vorbereitet sind.

Dringend vs. wichtig

Die meisten Präsentierenden priorisieren das Dringende über das Wichtige.

Nehmen wir Folien. Folien sind immer dringend. Folien sind inzwischen praktisch ein Synonym für „Vortrag“. Statt zu sagen, man müsse noch einen Vortrag vorbereiten, sagt man, man müsse noch Folien machen. Folien sind sichtbarer Fortschritt. Habe ich Folien, habe ich einen Vortrag. Scheinbar.

Doch sind Folien kein Vortrag. Folien sind Folien.

Ob ich einen Vortrag habe, hängt davon ab, ob ich etwas zu sagen habe, ob das, was ich zu sagen habe, zu meinem Publikum passt, und ob ich das, was ich zu sagen habe, so sagen kann, dass es bei meinem Publikum etwas bewirkt.

Habe ich mich Hals-über-Kopf in das Dringende gestürzt, dann habe ich vielleicht nicht nur Zeit verloren, in der ich mich um das Wichtige hätte kümmern können. Ich habe die Zeit vielleicht sogar vergeudet. Möglicherweise war das Dringende nämlich weder wichtig noch überhaupt nötig. Oder nicht in dieser Form nötig. Ob es nötig ist, weiß ich oft erst, nachdem ich das Wichtige getan habe.

Das Tückische am Dringenden ist, dass es suggeriert, dass die Zeit zu knapp sei. Und wenn die Zeit knapp ist, schaffe ich möglicherweise nicht mehr, alles zu erledigen, was ich gerne erledigen würde. Also schleicht sich langsam die Angst an. Je knapper die Zeit, desto näher kommt sie.

Doch ist die Zeit stets knapp. Es gibt stets etwas, das noch dringender scheint. Es gibt stets mehr Tätigkeiten, die dringend sind, als solche, die wichtig sind.

Wenn die Zeit knapp ist, gilt deshalb erst recht, in dieser Zeit zuerst das Wichtige zu erledigen. Habe ich die Wahl, konzentriere ich mich immer zuerst darauf, meine Botschaft zu finden, suche nach Aufhängern im Publikum, spinne einen roten Faden – und wenn ich dabei zu dem Schluss komme, dass Folien wichtig sind, dann mache ich Folien. Aber zur rechten Zeit mit dem rechten Ziel.

Dringend ist nämlich eigentlich das, was wichtig ist, um sein Ziel zu erreichen. Und die eigentliche Herausforderung besteht darin, sich nicht darüber täuschen zu lassen, was das ist.

Keine Zeit

„Ich habe einfach nicht genug Zeit für meine Präsentationen. Wir müssen so viele machen, dass wir unmöglich in jede einzelne davon viel Zeit investieren können.“

Klar, und dann machen Sie lieber jedes einzelne Mal eine mittelmäßige Präsentation anstatt einmal eine Knallerpräsentation.

Keine Zeit zu haben, ist eine Entscheidung.

Angebot fertig machen, Mails checken, Meeting, Mails checken, Kaffeepause, Entwicklungsbesprechung, Präsentation zusammenschustern, Facebook, Mails checken, Mittagspause, Schwätzchen auf dem Gang, noch eine Präsentation, Mails checken, ein Bericht, noch ein Angebot, bei alledem ständig online im Mitarbeiter-Chat, …

Wer keine Zeit hat, eine Präsentation so vorzubereiten, dass sie ein Knaller wird, der meint damit, dass ihm alles, was er in der Zeit tut, während der er nicht die richtige Präsentation vorbereitet, wichtiger ist. Der meint damit auch, dass er sich lieber dreimal ein bisschen anstrengt, um dann vielleicht einmal zu gewinnen, statt sich einmal richtig anzustrengen, um dann ziemlich sicher zu gewinnen.

Sich Zeit zu nehmen für das „Richtige“, bedeutet insbesondere, „Nein“ zu sagen; „Nein“ zu anderen Tätigkeiten, „Nein“ zu anderen Präsentationen, vielleicht sogar „Nein“ zu anderen Aufträgen.

Ob es das wert ist, einen anderen Auftrag zu riskieren, weil man seine Zeit in den einen Auftrag investiert, in den man sich richtig reinhängt? Den anderen vielleicht sogar von vorne herein auszuschlagen?

Diese Entscheidung muss jeder selbst treffen. Klar ist allerdings: Es ist eine Entscheidung. Es ist schon viel gewonnen, wenn man sie bewusst trifft.

Spread the Word

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Dr. Michael Gerharz

Dr. Michael Gerharz