Schwerpunkt Vorher-Nachher: Mit Konventionen brechen

Der Titel verrät es, in den kommenden drei Wochen dreht sich hier alles um den Weg von langweiligen PowerPoint-Präsentationen hin zu überzeugenden Vorträgen. Neben Tipps aus meiner eigenen Feder berichten drei erfahrene Vortragsredner über ihre Vorher-Nachher-Wege und lassen uns an den Erfahrungen teilhaben, die sie dabei gemacht haben. Den Anfang macht heute der Mobilfunk-Experte Ralf Klüber.

Foto von Ralf Klüber

Ralf Klüber beschäftigt sich seit mehr als zehn Jahren mit der strategischen Entwicklung von Mobilfunknetzen, zunächst für Vodafone, heute als gefragter freier Berater verschiedener Unternehmen. Zu seinem täglichen Geschäft gehört es seit jeher, komplizierte Ideen und Entscheidungsprozesse anschaulich und überzeugend zu präsentieren. Und von Beginn an hat er darauf mehr Wert gelegt als andere und nach neuen Wegen gesucht, seinen Kunden den Zugang zu seinen Ideen noch leichter zu machen.

Einige seiner Erfahrungen, die mit einem Satz Buntstifte begannen, schildert er im folgenden Beitrag.

Powerpoint am Übergang vom Mittelalter zur Neuzeit

von Ralf Klüber

01_ClipArt

Wer kennt sie nicht, die Ritter aus dem Land des Powerpoints. Ganze Heerscharen von Strichmännchen füllten unzählige Folien in den späten 90ern. Folien die damals noch wirkliche Folien für Tageslichtprojektoren waren.

Folien zu dieser Zeit waren dominiert von Text. Als Auflockerung dienten ClipArts und die Darreichungsform von Textinhalten variierte maximal durch die Farbe und Form der Spiegelstriche vor den so genannten Bulletpoints. Doch Bulletpoints können töten. Angela R. Garber nannte das in ihrem im Jahre 2001 erschienen Artikel Death by Powerpoint. Der Artikel erschien zwar am 1. April, war aber durchaus ernst gemeint. Zu viele Informationen und Folien die vom Vortrag eher ablenken als ihn unterstützen.

Mittlerweile sind wir in der Neuzeit angekommen. Die Ritter sind ausgestorben und in der Neuzeit gibt es iStockphoto.de, slide:ology, PresentationZEN und überzeugend-präsentieren.de. Doch damals, was stand damals zur Verfügung?

02_FaberCastellStifte

Gerade neu beim ersten Arbeitgeber bestellte ich mir Ende der 90er einen 12er Satz Buntstifte von Faber-Castell. Das damals noch analoge Bestellformular kam zurück vom Abteilungsleiter. „Sind wir hier im Kindergarten?“ stand handschriftlich neben der Aufforderung zu einem Termin bei ihm. In der Probezeit schon aufgefallen war mein Fazit. Das Gespräch mit dem Abteilungsleiter war dann halb so schlimm. Die Buntstifte wurden bestellt.

Meine Aufgabe war es, für eine Software eine Schulung neu aufzubereiten. Insgesamt Stoff für vier Tage. Ich wollte sicherstellen, dass die Kursteilnehmer den zweiten Tag erlebten. Also was tun gegen „Death by Powerpoint“?

Keine ClipArts!

Ich erstellte mir mit den Buntstiften auf einem weißen Blatt Papier ein paar Icons – ein Auto, eine Basisstation, ein Handy – und scannte sie ein. Nachdem die Angst vor dem weißen Blatt verflogen war, gingen weitere Zeichnungen recht locker von der Hand.

03_Beispiel Icon

Die Zeichnungen verfehlten ihren Zweck nicht. Handgemalt lockerten sie die Vorträge auf und stachen zwischen den ClipArts der anderen Referenten deutlich hervor. Handgemalte Symbole waren damals mein Weg aus der Misere.

04_Folie1005_Folie11

Wenn ich mir mit dem Wissen von Garr Raynolds und Nancy Duarte die hier gezeigten zehn Jahre alten Slides betrachte, dann erscheinen sie mir wie aus einer anderen Zeit. Aus dem Übergang vom Mittelalter zur Neuzeit der Powerpoint Zeitrechnung. Trotzdem finden sich Teile der Konzepte wieder. Urteilen Sie selbst.

Powerpoint in der Neuzeit

Seit damals haben mich die Klassiker von slide:ology und presentationzen stark beeinflusst. Mittlerweile bin auch ich in der Neuzeit von Powerpoint angekommen. Als technischer Berater in der Telekommunikation gehört es zu meinen Aufgaben, komplexe Sachverhalte ansprechend auf den Punkt zu bringen.

Drei Punkte, die mir persönlich bei Folien wichtig sind, möchte ich Ihnen nicht vorenthalten.

1. Action Title: Sprechen Sie in ganzen Sätzen

Ich empfehle, auf jeder Slide anstatt dem üblichen kurzen Folientitel einen kompletten Satz zu schreiben. Er soll den Inhalt der Folie komplett beschreiben und er besteht aus maximal zwei Zeilen. Das zwingt zu einer Kernaussage pro Folie. Wenn es nicht möglich ist, den kompletten Inhalt in zwei Zeilen zu beschreiben, dann ist das ein untrügliches Zeichen für Handlungsbedarf. Um den Inhalt ansprechend zu vermitteln, wird mehr als eine Folie benötigt.

Wie oft hatten Sie schon eine Präsentation für sagen wir 60min vorbereitet. Sie sitzen im Vorzimmer des Kunden und die Sekretärin bietet Ihnen schon den dritten Kaffee an. Der Kunde weilt noch im Meeting davor und kommt 30 Minuten zu spät. Ihr Meeting beginnt mit den Worten: „Ich muss leider schon in 15 Minuten zum nächsten Meeting, legen Sie los!“.

Wenn Sie sich mit Action Title vorbereitet haben, dann können Sie ganz gelassen bleiben. Sie gehen die Action Title für die einleitenden Folien ihrer Story nur kurz durch. Falls Ihr Zuhörer die Kernaussage im Action Title sofort akzeptiert, gehen Sie weiter zur nächsten Folie. Falls nicht, nutzen Sie die weiteren Informationen um Ihn abzuholen.

Speziell für technische Präsentationen mit komplexen Sachverhalten, Tabellen und Diagrammen ist diese Vorgehensweise zu empfehlen.

2. Visual Anchors: Veranschaulichen Sie die Struktur Ihres Vortrags

Kennen Sie auch die Agenda-Folien mit Bulletpoints? Im Extremfall werden sie alle paar Folien mit der nächsten hervorgehobenen Zeile gezeigt. Wirklichen Mehrwert liefern solche Folien für den Zuhörer nicht.

Mein Alternativansatz lautet Visual Anchors: versuchen Sie die Struktur eines Themas visuell darzustellen. Denken Sie zum Beispiel an einen Prozess. Der Prozess besteht aus einer Initialisierungsphase, einer Durchführungsphase und einer Konsolidierungsphase. In der Durchführungsphase dominieren zwei Teilprozesse mit verschiedenen Einzelschritten.

06_VisualAnchor

Warum diesen Prozess nicht einfach darstellen und diese Darstellung als Piktogramm auf den darauf folgenden – die Teilschritte beschreibenden Folien – wieder verwenden? Sie helfen dem Zuhörer die Struktur ihres Vortrages zu verstehen und zeigen im zu jeder Zeit, in welchem Teil Ihrer Präsentation Sie sich befinden.

3. Excel ist oft das erste, jedoch selten das beste Mittel der Wahl

In technischen Präsentationen dominieren Zahlen und andere numerische Inhalte. Diese ansprechend darzustellen ist wichtig, um die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu behalten und die wesentlichen Botschaften effizient zu vermitteln.
Ein Säulendiagramm in Excel ist schnell erstellt. Auch hier gilt der Grundsatz, dass Sie beim Erstellen der Folien schwitzen müssen und nicht ihre Zuhörer während des Vortrags.

08_Folie2409_Folie25
Hinweis: Die Zahlen sind fiktiv.

Wie haben Sie den Übergang vom Mittelalter in die Neuzeit des Powerpoint erlebt?
Die Tipps hier im Blog und die vielen auch hier besprochenen Bücher helfen Ihnen, in der Neuzeit mit Ihren Präsentationen aus dem Powerpoint-Einerlei hervorzustechen. Jede gute Präsentation ist ein Schritt nach vorne und setzt Sie weiter von Ihren Kollegen und Mitbewerbern ab.

Viel Erfolg dabei.
Ihr Ralf Klüber (ralf@klueber-telconsult.de)

Kurz aber falsch

In einem der ersten Artikel in diesem Blog schrieb ich über den 6-Wörter-Roman von Ernest Hemingway: „For sale: baby shoes, never worn.“ Damals empfahl ich als Übung, den Kern eines Vortrags in sechs Wörtern zu formulieren, eine Herausforderung, die nicht leicht, aber sehr lehrreich ist. Auf gleiche Weise kann man prägnante Texte für Folien suchen, um langweilige und überfüllte Textwüsten zu vermeiden.

Eine ähnliche Aufgabe haben übrigens Zeitungsredakteure. Artikelüberschriften sind selten länger als sechs Wörter und sollen zugleich den Kern des Artikels prägnant auf den Punkt bringen und Appetit auf den eigentlichen Artikel machen. Genau wie bei Präsentationen ist es dabei eine besondere Herausforderung, nicht zu banalisieren. Noch wichtiger aber ist es, die Fakten im Sinne einer spannenden Überschrift nicht zu verdrehen. Wie leicht so etwas passiert, zeigen zwei Artikelüberschriften des Kölner Stadt-Anzeigers, der im Köln-Bonner-Raum am weitesten verbreiteten regionalen Tageszeitung.

Kölner Stadt-Anzeiger vom 12. September:

Im ersten Beispiel vom vergangenen Samstag titelt die Zeitung auf der ersten Seite: Zu wenig Essen in Altenheimen. Das klingt sehr dramatisch und schürt sofort Bedenken gegenüber Altenheimen. Liest man jedoch weiter, so lernt man: „Die Bewohner essen und trinken nicht ausreichend, weil sie es einfach nicht mehr können, keinen Appetit haben oder schwer krank sind.“ Das klingt schon ganz anders. Während die Überschrift Missmanagement, vielleicht sogar Geiz im Unterton anklingen lässt, ist die Ursache wohl tatsächlich etwas komplizierter und liegt, wie man weiter im Artikel lernt, offenbar irgendwo zwischen fehlendem Personal, ungenügender Schulung und Selbstbestimmungsrecht der Bewohner. Im Online-Ableger der Zeitung lautet der Titel übrigens: „Senioren werden schlecht ernährt.“

Kölner Stadt-Anzeiger:

Drei Tage zuvor titelte der Stadt-Anzeiger im Wirtschaftsteil: Frauen werden schlecht bezahlt. Das kann zweierlei bedeuten. Entweder: Frauen erhalten für die gleiche Arbeit weniger Geld als Männer. Oder: Frauen erhalten zu wenig Geld für die Leistung, die sie erbringen. Liest man aber den Artikel, so dreht er sich um keine dieser Interpretationen. Die Aussage lautet tatsächlich nämlich ganz nüchtern: Der durchschnittliche Verdienst der Frauen ist kleiner als der durchschnittliche Verdienst der Männer. Und die Erklärung dafür ist sehr einfach: Frauen besetzen seltener – gut bezahlte – Führungspositionen, verdienen also im Durchschnitt weniger.

Kürze ist wichtig, Spannung auch, aber sie darf nicht auf Kosten der Wahrheit gehen. Eine korrekte Wiedergabe der Fakten hat immer oberste Priorität – denn sonst setzen Sie Ihre Glaubwürdikeit aufs Spiel.

Vorher-Nachher: Klasse statt Masse

Wer den Erfolg seines Unternehmens nicht dem Zufall überlassen möchte, der muss vor allem auch Überblick über seine Finanzen haben. Ohne das Wissen über Unternehmenskennzahlen (z.B. zur Rentabilität) tappt man bei vielen Entscheidungen (z.B. in Preisverhandlungen) sehr leicht im Dunkeln und muss sich auf sein Bauchgefühl verlassen.

Eine Unternehmensberaterin schickte mir vor Weihnachten eine Präsentation, mit der sie Kleinunternehmern genau diesen Nutzen einer sorgfältigen Planung mit Unternehmenskennzahlen deutlich machen wollte. Ihre wichtigste Aussage war dabei: Schon mit ganz wenigen aussagekräftigen Kennzahlen erreicht man drastische Vorteile, während umgekehrt ein Übermaß an Kennzahlen auch Verwirrung stiften kann. In anderen Worten: Klasse statt Masse.

Diese Aussage verpackte sie in folgende Folie

Pasted Graphic 4

und bat mich um Rat, da ihr Gefühl ihr sagte, dass ein Bild hier mehr helfen würde, als diese Textfolie, ihr jedoch nicht so recht ein passendes Bild einfallen wollte. Also überlegten wir gemeinsam, wie man die Folie überzeugender gestalten kann.

Zunächst einmal eine kleine Bestandsaufnahme: Der Balken auf der rechten Seite stiftet in dieser Darstellung mehr Verwirrung, als dass er für Übersicht sorgen würde. Er enthält vier(!) Überschriften zusätzlich zu der eigentlichen Folienüberschrift. Die Vielzahl hervorgehobener Elemente auf der Folie (fett, unterstrichen, farbig, farbig hinterlegt) sorgt dafür, dass das Auge nicht so recht weiß, wo es in welcher Reihenfolge hinblicken soll. Obwohl der eigentliche Inhalte im weißen Hauptteil der Folie steht, zieht der gelbe Kasten zu viel Aufmerksamkeit auf sich (und die beiden unwichtigsten Bestandteile oben und unten sind noch einmal extra hervorgehoben). Außerdem wirkt die Hervorhebung der Folienüberschrift durch Unterstreichen wenig professionell und die Schriftart „Times New Roman“ ist bei Beamerprojektionen in der Regel schwer lesbar. Zu guter letzt erzeugen die Einrückungen auf der Folie ein optisches Gefälle, bei dem man eher an „Abwärts“ als an „Erfolg“ denkt.

Wir entschieden uns am Ende dafür, diese Verwirrungen aufzulösen, indem wir allein die Aussage „Klasse statt Masse“ stehen ließen zusammen mit einem Bild, das ein Meer aus Blumen zeigt, aus dem eine einzige hervorsticht:

Pasted Graphic 3

Die gelben Blumen sind in ihrer Vielzahl kaum zu unterscheiden. Sicher: auch hier gibt es ganz außergewöhnlich schöne Exemplare. Aber diese zu finden, kostet unglaublich viel Zeit. Viel schneller kommt man ans Ziel, wenn man sich von vorne herein auf einige wenige herausstechende Exemplare konzentriert, hier eben die rote Rose. Gestalterisch haben wir dann die Farben aus dem Bild im Text aufgenommen und die Größenverhälnisse so angepasst, dass das Wort „Klasse“ in etwa die Ausdehnung der roten Rose hat.

Filmpräsentation

ch bin mal wieder über einen dieser PowerPoint-Ratgeber gestolpert. Da steht z.B.: Jede Folie braucht eine Überschrift, damit die Zuhörer besser folgen können. Hm. Ich frage mich allerdings, wie es möglich ist, dass man der Handlung einer Geschichte z.B. in einem Film folgen kann, ohne dass ständig eine Überschrift eingeblendet wird? Etwa so:

Beispiel: Hochzeitspaar küsst sich in Abendsonne (mit Überschrift)Beispiel: Junge blickt nachdenklich in die Ferne (mit Überschrift)

Ferner lerne ich in dem Ratgeber, dass ich Schlüsselbegriffe hervorheben soll, aber bitte nicht mehr als 5 Schlüsselwörter pro Folie. Außerdem sei Schriftgröße 20-24pt optimal; so erhalte man durchschnittlich 5-7 Zeilen pro Folie. Gut, mache ich:

Beispiel: Hochzeitspaar küsst sich in Abendsonne (mit Textfolie)Beispiel: Junge blickt nachdenklich in die Ferne (mit Textfolie)

<

p style=”text-align: left;”>Und schon bin ich wieder gefangen in Textfolien. Jede Spannung und jeder emotionale Zugang wird durch diese Folien gleich im Keim erstickt. Man spürt die Langeweile regelrecht. Können Sie sich vorstellen, einen Film, der auf diese Weise Ihr Verständnis „unterstützt,“ 90 Minuten lang anzuschauen?

Einem guten Film können Sie folgen, weil er einen roten Faden hat. Sie können sich an die Schlüsselszenen erinnern, weil Sie gespannt waren, zu erfahren, was passiert. Diese Spannung erzeugen Sie nicht, indem Sie Ihre Folien nach diesen Ratgeber-Empfehlungen gestalten, sondern indem Sie einen roten Faden legen. Na klar, wer zuvor völliges Chaos produziert, dem mögen diese Empfehlungen helfen, ein bisschen Ordnung in seine Präsentation zu bekommen. Wer aber sein Thema beherrscht, der sollte sich besseres vornehmen.

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Dr. Michael Gerharz

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