überflüssig Archive - The Art of Communicating

Would you like tea or coffee?

A simple decision, isn’t it? Well, you have no idea.

Let’s have some fun with it and pretend we would have to decide in a meeting. Obviously, we’ll need a PowerPoint to discuss the matter, right? Quickly, we arrive at 10 slides highlighting all of the important aspects, like so:

Slide 1: Title slide with presentation title (“Advantages and disadvantages of proceeding with tea vs. coffee”), name of presenter, their department, date, location, at least five logos
Slide 2: Agenda
Slide 3: Sales distribution of tea and coffee during the last 6 quarters, broken down by region. Underneath: comparison with other drinks such as hot chocolate and various juices
Slide 4: Mission statement for the coffee choice, market analysis including target group breakdown
Slide 5: Composition of ingredients (unfortunately, though, the font is so tiny that you can’t read anything) plus certificates from food testing institutes
Slide 6 & 7: The same for tea
Slide 8: Customer satisfaction rating and award for the most creative brand campaign 2021
Slide 9: Classification in the brand range with different flavor additives, variants, sizes and special promotions
Slide 10: Summary
Bonus slide 11: “Thank you for your attention”

All of this followed by an intense discussion to repeat the arguments a couple of times.

All of this without ever asking the question plainly: “Would you prefer tea or coffee?”

I’m positive that quite a number of meeting room presentations fit that description rather well.

Being super prepared

Back in school, I had a classmate who put an unbelievable amount of work in preparing for exams, reading mountains of books. I remember one exam in social sciences for which he had read no fewer than 10 textbooks on the subject. We were blown away by what he knew. To us, it felt like there was nothing he didn’t know about the subject.

And still … The grade he got on this exam? An “E”! Failed!

Because he had missed the point.

I can still see his consternation when the teacher calmly explained to him why simply writing down everything he knew about a topic was not an appropriate way of dealing with the assigned task.

My classmate had failed to
– read the assignment carefully,
– filter out the relevant information from all the knowledge he had accumulated,
– apply it to the specific question,
– and write it down in a comprehensible way.

Sure, somewhere deep down in his explanations the correct answer was certainly hidden, but it wasn’t the teacher’s job to go looking for it. It was the student’s job to make obvious that he could apply general knowledge in a specific context.

Similarly, it’s not the task of our audience to go looking for the point in our communication. It’s the other way around. It’s our most important task to present our accumulated knowledge so that people see the point and get it.

Who are you pitching to?

“I like it”, he said. “Maybe just one thing. Could you add a small overview of the other products that we offer? Just in case they would be interested in one of these as well.”

So, what do you do?

Please your boss and include the overview? Or please the customer and focus the pitch on what they asked for? Include everything your boss asks for or exclude everything that bores your customer?

It’s better to make this decision consciously.

Loosing sight of why we communicate

Elon Musk [on his priorities] as a CEO:

Spend less time on finance, spend less time in conference rooms, less time on PowerPoint and more time just trying to make your product as amazing as possible.

It’s easy to mistake Excel and PowerPoint as your job. It is not (for most of us). They are just tools that don’t replace the actual work of thinking the problem through. Of digging deep. Doing the work. Refining the product. And interacting with the customers.

I’ve seen my fair share of presentations that discuss customer personas while no-one has ever actually spoken to one of these customers. I’ve seen plenty of presentations that obsess over beautifully designed slides that carry no meaningful information. I’ve seen more than enough presentations that formalised processes that no one ever needed.

The thing is that a presentation can only ever tell a story about reality. It’s never reality itself. When we confuse the two, we’re headed for trouble. And lots of wasted time.

When presentations become the work, something’s wrong. Sure, invest the time to make your communication as clear as possible. If PowerPoint helps to do so, use PowerPoint. But never loose sight of why you communicate in the first place.

Interestingly, clarity in your thinking leads to clarity in your communication. This in turn leads to shorter presentations which frees the time to have actual conversations with actual customers.

Mit oder ohne Sprudel?

Einfache Entscheidung: Mit oder ohne Sprudel …

… bis PowerPoint in’s Spiel kommt und wir daraus eine Entscheidungsvorlage machen. Im Nu wird aus einer einfachen Entscheidung eine Schlacht aus 10 Folien, ohne ein einziges Mal die eigentliche Frage zu formulieren. Stattdessen:

Folie 1: Titelfolie mit Vortragstitel („Vor- und Nachteile unterschiedlicher Wasserdarreichungsformen“), Name des Vortragenden, seine Abteilung, Datum, Ort, mindestens fünf Logos
Folie 2: Agenda
Folie 3: Umsatzanteile der Wassersorten mit und ohne Sprudel während der letzten 6 Quartale, aufgeschlüsselt nach Regionen. Unten Vergleich mit zuckerhaltigen Erfrischungsgetränken.
Folie 4: Mission Statement für das hippe Wasser ohne Sprudel, Marktanalysen.
Folie 5: Zusammensetzung der Inhaltsstoffe, so klein, dass man nichts erkennen kann, dazu Zertifikate der Lebensmittelprüfinstitute sowie von Stiftung Warentest.
Folie 6 & 7: Das Gleiche für die Sorte mit Sprudel
Folie 8: Customer-Satisfaction-Rating und Award für die kreativste Brand-Kampagne 2019
Folie 9: Einordnung in die Brand-Range mit verschiedenen Geschmackszusätzen, Fit-Varianten, Größen und Sonderaktionen.
Folie 10: Zusammenfassung
Bonusfolie 11: „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“

11 Folien lang über sich geredet, kein einziges Mal die Frage „Was mögen Sie lieber?“ berührt und kein einziges Mal die Frage „Mit oder ohne Sprudel?“ überhaupt gestellt.

Entscheidungen werden umso einfacher, je klarer ist, wofür oder wogegen man sich entscheiden soll. Es lohnt sich jedes Mal, das auf den Punkt zu bringen und sich zu zwingen, die eigentliche Frage in einem, maximal zwei Sätzen zu formulieren.

Und sich dann in die Perspektive der Entscheider zu versetzen. Welche Informationen brauchen sie überhaupt, um entscheiden zu können? Wie kann ich ihnen das so schnell und einfach wie möglich erklären?

Und oft ist es einfacher, als man denkt. Dann ist jeder froh, wenn ein Thema auch einmal in 2 Minuten abgehakt ist. Wirklich. Wenn alles gesagt ist, ist alles gesagt.

Ich mag übrigens lieber ohne Sprudel.

Präsentationen sind überbeansprucht, aber unterbewertet

Eine Frage, die viel zu selten gestellt wird: „Brauche ich dafür eine Präsentation?“

Oder wäre ein Memo ausreichend? Ein Gespräch sinnvoller? Viel Arbeit wird in Präsentationen gesteckt, die niemand vermissen würde.

Dagegen wird zu selten daran gearbeitet, dass jemand die Präsentationen, die wirklich notwendig sind, vermissen würde.

Präsentationen sind eine Chance zu inspirieren, zu motivieren, wach zu rütteln. Zu begeistern. Verständnis zu schaffen. Neugier zu wecken. Sie sind viel persönlicher als die meisten Texte, Broschüren, Webseiten oder E-Mails.

Viele unterschätzen, welchen Einfluss sie mit einer großartigen Präsentation haben. Sie behandeln sie wie eine lästige Pflicht, statt sie als Chance zu verstehen, etwas zu bewegen. Sie halten Präsentationen, weil alle es tun und wie alle es tun. Tun Sie das nicht.

Hinterfragen Sie, ob eine Präsentation notwendig ist. Und wenn sie notwendig ist, dann nutzen Sie die Chance, dass Ihnen alle zuhören.

12 Fragen: 6. Geht das auch kürzer?

(ohne Worte)

Die Weltenerschaffer-Krankheit

Haben Sie geweint, als Elliott sich von E.T. verabschieden musste?

Offenbar hat Steven Spielberg mit E.T. etwas erreicht, was jeder Autor anstrebt: Das sich völlige Hingeben in eine Story. Die Nähe zu ihren Hauptdarstellern, als wären sie reale Personen, die uns tatsächlich nahe stünden, ganz so als wären sie mehr als das Hirngespinst eines Autors.

Sci-Fi-Autorin Ansen Dibell beschreibt das in ihrem Autorenratgeber »Plot« so:

Although a story is of course nothing from first to last but an author’s idea anyway, we forget that, while we’re reading. We treat the story as real, the characters as people we care and are concerned about. We imagine our way into it and don’t want to be reminded it’s an elaborate lie, a made thing, a puppet show in which some author is yanking the strings.

Das Hirngespinst eines Autors, das uns emotional so mitnimmt, wie es z.B. E.T. getan hat, ist in Wirklichkeit eine Menge Arbeit. Eine gute Geschichte ist deswegen so gut, weil der Autor eine ganze Welt gedanklich aufgebaut hat, weil er die Charaktere mit ihren Wünschen und Zielen sorgfältig entwickelt hat. Ein guter Autor ist eigentlich ein Weltenbauer; zuerst in seinem Kopf, danach – über die Geschichte – in unserem Kopf. Je stimmiger die Welt gebaut ist, desto überzeugender wirkt sie.

Doch es gibt auch eine Schattenseite dieser sorgfältigen Weltenerschaffung. Dann nämlich, wenn der Autor sich zu sehr in seine Welt verliebt. Wenn er so verliebt ist, dass er alles bis ins kleinste Detail erklären möchte, wird es langweilig.

Oder können Sie sich vorstellen, E.T. überhaupt länger als 10 Minuten geschaut zu haben, wenn Spielberg zuerst in aller Ausführlichkeit die Anatomie des Außerirdischen erklärt hätte, danach die technologische Entwicklung ihrer Raumschiffe und anschließend die parlamentarischen Diskussionen, die zur Erlaubnis der Landung auf der Erde geführt haben? Sicher nicht.

Ansen Dibell nennt das die World Builder’s Disease. Das ist die Krankheit, die Autoren befällt, wenn sie zu verliebt in ihre eigenen Welten sind und ihre Leser mit nicht enden wollenden Beschreibungen ihrer erdachten Welt nerven:

To the degree that we’re conscious of the puppeteer, that awareness keeps us from holding on to our conviction that words on a page can be worth our tears, our laughter, or our love.

Wie verliebt sind sie in die Welt, die Sie mit Ihrem Produkt oder Ihrer Idee erschaffen haben?

Berühren Sie uns mit der Faszination Ihrer Welt. Entführen Sie uns in diese Welt. Aber zeigen Sie von dem Gerüst, den langweiligen Details, nur das, was wir für diese Faszination wirklich wissen müssen. Wenn wir fasziniert sind, dann wollen wir ohnehin mehr wissen. Und fragen von selbst nach den Details. Und hören sie dann gerne.

In Deckung vor Tante Gerda

Weihnachten könnte so schön sein. Duftende Plätzchen und kuschelige Abende, köstlicher Gänsebraten und … Tante Gerda. Jeder hat eine Tante Gerda in der Familie. Die Kinder nehmen vor ihren schmatzenden Küssen Reißaus, die Erwachsenen gehen ihr aus dem Weg, weil sie wissen: Wenn sie Tante Gerda einmal an der Backe haben, werden sie sie so schnell nicht mehr los. Denn Tante Gerda redet gerne und ausführlich. Zum Beispiel über ihren letzten medizinischen Eingriff oder wie ihr Dackel Waldi vor zehn Jahren mal ein Kaninchen jagte. Danach schimpft sie ausgiebig über die Jugend von heute.

Warum Tante Gerda nervt

Warum finden wir Tante Gerda eigentlich so nervig? Ganz einfach, weil sie keinerlei Notiz davon nimmt, was ihren Gesprächspartner interessiert. Sie spricht nur über sich selbst, erzählt zum hundertsten Mal altbekannte Geschichten und langweilt mit Allgemeinplätzen. Sie möchte sich nicht unterhalten, sie möchte reden. Deshalb merkt sie auch nicht, wenn ihr Gegenüber nach wenigen Minuten nur noch regelmäßig “hmmm…” sagt, weil es gedanklich schon längst abgeschaltet hat.

Und wen soll das interessieren?

Leider begegnet uns Tante Gerda nicht nur auf Familienfeiern. Sie schleicht sich auch in viele Präsentationen. Der Vortragende redet und redet und merkt nicht, dass das, was er sagt, eigentlich niemanden in seinem Publikum interessiert. Anstatt die Zuhörer mit ihren Interessen und Bedürfnissen in den Mittelpunkt seines Vortrags zu rücken, stellt er das Thema nur aus seiner Perspektive vor. Er bombardiert sein Publikum mit Fakten und Einzelheiten, die sich niemand merken kann. Deshalb hört auch ihm nach kurzer Zeit niemand mehr zu.

Da, wo der Schuh drückt

Der Unterschied zwischen Tante Gerda und einem Vortragenden ist: Tante Gerda ist zur Familienfeier gekommen, um Eierpunsch zu trinken und über sich selbst zu reden. Es ist ihr egal, dass ihr niemand richtig zuhört. Als Vortragender hingegen wollen Sie etwas bewegen, ansonsten könnten Sie sich die Präsentation direkt sparen. Und Sie können nur etwas bewegen, wenn Sie Ihren Zuhörer da packen, wo ihm der Schuh drückt und ihm zeigen, wie Ihr Produkt oder Ihre Idee ihm das Leben leichter macht.

Wenn Ihnen Tante Gerda also auch in diesem Jahr wieder ein Ohr abschwatzt, nehmen Sie sich fest vor, Ihr Publikum beim nächsten Vortrag davor zu bewahren.

Aber das ist doch wichtig!

Na und? Ist doch völlig egal, denn Ihr Publikum kann sich nun einmal nicht alles merken, was Sie für wichtig halten.

Aber trotzdem, das kann man einfach nicht weglassen.

Und wieso nicht? Wenn es sich eh keiner merkt?

Weil sonst die Substanz fehlt.

Aha. Die Substanz.

Naja, der Vortrag wird doch sonst zu dünn.

Was soll denn ein dünner Vortrag sein?

Einer, bei dem nur gelabert wird.

Entschuldigung? Der Rest Ihres Vortrags ist nur gelabert?

Nein, natürlich nicht. Aber wenn ich das weglasse, fehlt was.

Natürlich fehlt was. Aber wenn es sich eh keiner merken kann, wen interessiert das dann?

Mich.

Das ist egal.

Und meinen Chef.

Das ist auch egal. Nur Ihr Publikum zählt.

Aber ich habe mir viel Mühe damit gemacht.

Na und? Relevant ist nicht, wie viel Mühe Sie bei der Vorbereitung hatten, sondern nur, wie viel am Ende ankommt.

Und Sie meinen wirklich, ich kann das weglassen?

Sie müssen! Sorgen Sie dafür, dass das, was Sie sagen, so verständlich wie möglich ist und lassen Sie alles weg, was davon ablenkt, also auch all’ die Fakten, die Sie zwar selbst für wichtig halten, auf die Sie stolz sind, oder die Ihnen viel Mühe gemacht haben. Verständnis ist das Ziel, nicht Wissen. Nur das Publikum bestimmt, ob Ihnen das gelingt.

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