Text Archive - The Art of Communicating

Why you shouldn’t use busy slides

Still, the overwhelming majority of slides uses massive amounts of text in bullet point structure with the occasional clip art and overly detailed chart filled in.

While it might be easy for the presenter to create, it’s often the worst slide to support the presentation. It’s distracting and detracting. It ruins the impact of your presentation.

There’s a great little experiment to prove that: When you watch the news, have a random magazine lying in front of you and choose a random sentence of 10-15 words. It’ll take you 3-5 seconds to read. I bet that you will have lost the thread of thoughts in the news broadcast. Now, consider that the typical PowerPoint slide easily takes 30-60 seconds to read. During that time, the audience won’t follow the speaker because they are busy reading. Of course, they’ll try, anyway, which leads them to constantly switch context from reading to listening to reading to listening… And this is one of the reasons why enduring typical PowerPoint presentations does actually feel physically exhausting.

Finally, everyone in the audience can read faster than you can talk. They don’t need you to read the slide for them. If everything was on the slide it would be so much cheaper to just send a memo. The reason we all gather in a room (no matter if it’s online or offline) is because you are adding something that can’t be put on a slide. The reason the presentation takes place is you. If it weren’t for you we would all be better off doing other things. So embrace that and make it about you. Show your enthusiasm. Provide your perspective apart from the raw facts. Make it a story that captivates us rather than a bullet list of facts. Let us in to your unique take on the subject.

Neu im Team: Anne Knauer

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte? Wer tausend Worte braucht, um seine Botschaft zu vermitteln, hat sein Publikum sowieso schon längst abgehängt.

Ich freue mich deshalb außerordentlich, dass wir mit Anne Knauer eine echte Wort-Virtuosin in unserem Team begrüßen dürfen. Anne Knauer bringt Ihre Botschaft auf den Punkt und findet immer die richtigen Worte – die, die man liest, nickt und sich denkt: dass ich da nicht selbst darauf gekommen bin … Denn nur mit messerscharfen Texten, die bei Ihrem Publikum den richtigen Nerv treffen, kann Ihre Botschaft überzeugen.

Schon bald lernen Sie Anne Knauer besser kennen, hier im Blog, wo sie ab sofort regelmäßig schreibt.

Der Längentest

Versuchen Sie mal das: Wenn Sie heute abend die Nachrichten schauen, dann lesen Sie währenddessen einen kurzen Text von etwa 15 Sekunden Länge. Schreiben Sie danach auf, was in dieser Zeit in den Nachrichten gesagt wurde.

Klappt nicht? Kein Wunder: Multitasking ist ein Mythos. Wir können unsere Aufmerksamkeit nicht gleichzeitig auf zwei Tätigkeiten richten.

Versuchen Sie mal das: Lesen Sie den Text auf einer Ihrer Folien und stoppen Sie die Zeit. 30 Sekunden sind ganz schön schnell vorbei, oder? Ihr Publikum versteht während es diese Folie liest (und es wird sie lesen) auch nicht mehr von Ihren Worten als Sie von den Nachrichten.

Und? Wenn Ihr Publikum durch Ihre Folien mehr als ein paar Sekunden abgelenkt wird, haben Sie etwas falsch gemacht.

[Nachtrag: Jede Regel hat offenbar ihre Ausnahme.]

Weitere Meldungen

Nach der Tagesschau habe ich mir auch noch einmal die beiden anderen großen Nachrichtensendungen, ZDF heute und RTL aktuell, angesehen. Die visuelle Aufbereitung der Nachrichten ist ganz ähnlich wie bei der Tagesschau: viele Bilder, wenig (geschriebener) Text.

Genau auf die Texte möchte ich hier aber noch einmal die Aufmerksamkeit lenken. Bei beiden Sendungen erkennt man nämlich sehr schön, was damit gemeint sein könnte, nur die wirklich wichtigen Punkte auf die „Folie“ zu schreiben. In den Sendungen vom 20. November 2008 enthält der Aufmacherbeitrag von ZDF heute genau vier Stichpunkte, bei RTL aktuell sind es genau fünf (abgesehen von Orts- und Namensangaben). Alle weiteren Informationen werden mündlich gegeben – und eben nicht nach der langweiligen 1-7-7-Regel auf die Folien geschrieben.

Bei der RTL-Sendung kann man übrigens auch sehr gut sehen, wie man ein Corporate-Design umsetzen kann, ohne dass das Bild in ein viel zu enges Korsett aus Logo, Überschrift, Datum, Name des Vortragenden etc. gepresst wird. Durch konsistente Farb- und Schriftwahl und konsequente Verwendung des gleichen Designs für gleiche Elemente erkennt man auf den ersten Blick, dass es sich um einen Beitrag aus RTL aktuell handelt.

Der Stil des ZDF ist ein bisschen effekthaschericher und vielleicht schon etwas zu verspielt, aber das ist vielleicht auch Geschmackssache.

Links zu dem Thema
ZDF-Mediathek mit Videoarchiv der heute-Sendung
Videoarchiv von RTL aktuell
… und jetzt zu den Nachrichten

… und jetzt zu den Nachrichten.

Eine der häufigsten Ausreden: „Mein Thema ist so trocken, das sind im Wesentlichen Fakten, Bilder gibt es da kaum, außerdem wirken zu viele Bilder unseriös. Ich muss also textlastige Bullet-Points verwenden.“

Aber wie machen das eigentlich die Nachrichten? Deren Aufgabe ist es doch auch, Informationen (die Ereignisse des Tages) seriös und zugleich verständlich und kompakt zu präsentieren. Der Vergleich von Nachrichtensendungen mit Präsenationen liegt durchaus nahe, gibt es doch in beiden Fällen einen Sprecher, der vor einer Projektionsfläche vorträgt. Nehmen wir als Beispiel die 20-Uhr-Ausgabe von gestern abend.

Die Tagesschau verwendet für jedes Thema eine Folie, die aus einem Bild und einer Überschrift besteht. Letztere ist eine äußerst knappe Zusammenfassung des besprochenen Themas und reicht gerade aus, um die Ausführungen der Sprecherin in den richtigen Kontext zu setzen. Das ist übrigens nicht weit weg von Seth Godins Forderung nach maximal sechs Wörtern pro Folie.

Ergänzende Informationen werden durch Filmeinspielungen geliefert, die das Thema visuell aufgreifen, hier z.B. durch einen Kuhstall sowie Bilder vom Gipfel der EU-Agrarminister und Einspielungen von Interviews. Abgesehen von der Überschrift und Namens- und Ortsangaben findet sich während der gesamten Sendung fast kein Text auf den Folien.

Lediglich eine einzige Bullet-Point-Folie schleicht sich ein, die jedoch wirklich nur ganz ausgewählte Fakten enthält. Wie immer in den Nachrichten werden die Aufzählungspunkte passend zum gesprochenen Text nacheinander eingeblendet, so dass die Aufmerksamkeit auf jeweils einen Punkt gelenkt wird. Das ist ein sinnvoller Einsatz von Bullet-Points: sparsam dosiert und als Zusammenfassung weniger wichtiger Eckpunkte.

Offenbar taugt die Tagesschau nicht so recht als Ausrede, um informationslastige Vorträge als reines Ablesen von Aufzählungspunkten zu gestalten. Im Gegenteil sollte man sich vielleicht noch einmal genauer ansehen wie hier, aber auch in anderen TV-Sendungen, Informationen verpackt und präsentiert werden. Dümmer wird man dadurch ja auch nicht.

Links zu dem Thema
Videoarchiv der Tagesschau
Filmpräsentation
Spannende Geschichte

Auf der Autobahn

Autos in dunklen Regendunst auf einer dicht befahrenen Autobahn

Es ist Freitag, der 3. November, kurz vor acht. Seit Stunden sitzen Sie schon im Auto auf dem Weg nach Bayern zum 60. Geburtstag von Opa. Ein Wunder, dass die Kinder das überhaupt so lange mitmachen. Dennoch kommt gerade wieder das obligatorische: „Papa ich muss mal.“ Die erste richtig kalte Winternacht deutet sich an, Frostnähe. Ausgerechnet jetzt setzt auch noch Regen ein – als plötzlich das Lenkrad wegbricht: Reifen geplatzt!

Eine Situation, in der ich wirklich nicht stecken möchte. Dichter Freitagabendverkehr, hungrige und müde Kinder, es regnet und ist kalt. Weder möchte ich jetzt eine Stunde auf den ADAC warten, noch klingt es verlockend, den Kofferraum auszuräumen, um an das Ersatzrad zu kommen.

Beispielfolie aus einer Präsentation über Reserveräder

Eigentlich eine prima Geschichte, wenn man über die Vorzüge und Notwendigkeit moderner Alternativen zu Ersatzreifen, wie z.B. selbsttragende Reifen vorträgt. Wie man die Wirkung dieser Geschichte aber gegen die Wand fährt, zeigt diese Folie, die mal wieder das Verständnis der Zuhörer durch Hervoheben der Schlüsselbegriffe „unterstützen“ möchte. Eine erheblich größere Wirkung hätte der Vortragende erzielt, wenn er seine Geschichte einfach erzählt hätte, vielleicht unterstützt durch ein Bild wie das obige.

Filmpräsentation

ch bin mal wieder über einen dieser PowerPoint-Ratgeber gestolpert. Da steht z.B.: Jede Folie braucht eine Überschrift, damit die Zuhörer besser folgen können. Hm. Ich frage mich allerdings, wie es möglich ist, dass man der Handlung einer Geschichte z.B. in einem Film folgen kann, ohne dass ständig eine Überschrift eingeblendet wird? Etwa so:

Ferner lerne ich in dem Ratgeber, dass ich Schlüsselbegriffe hervorheben soll, aber bitte nicht mehr als 5 Schlüsselwörter pro Folie. Außerdem sei Schriftgröße 20-24pt optimal; so erhalte man durchschnittlich 5-7 Zeilen pro Folie. Gut, mache ich:

p style=”text-align: left;”>Und schon bin ich wieder gefangen in Textfolien. Jede Spannung und jeder emotionale Zugang wird durch diese Folien gleich im Keim erstickt. Man spürt die Langeweile regelrecht. Können Sie sich vorstellen, einen Film, der auf diese Weise Ihr Verständnis „unterstützt,“ 90 Minuten lang anzuschauen?

Einem guten Film können Sie folgen, weil er einen roten Faden hat. Sie können sich an die Schlüsselszenen erinnern, weil Sie gespannt waren, zu erfahren, was passiert. Diese Spannung erzeugen Sie nicht, indem Sie Ihre Folien nach diesen Ratgeber-Empfehlungen gestalten, sondern indem Sie einen roten Faden legen. Na klar, wer zuvor völliges Chaos produziert, dem mögen diese Empfehlungen helfen, ein bisschen Ordnung in seine Präsentation zu bekommen. Wer aber sein Thema beherrscht, der sollte sich besseres vornehmen.

Verwandte Artikel:
Spannende Geschichte
Des Pianisten Pobacke

Zurück an der Uni

Hauptgebäude der Universität Bonn [Foto: Dr. Thomas Mauersberg]

In den vergangenen beiden Wochen hatte ich wieder das Vergnügen, an meine alte Wirkungsstätte zurückzukehren für zwei Vorlesungen über mein Promotionsthema Ad-hoc-Netze, eine faszinierende, neue Art spontaner Kommunikation. Wie immer hatte ich dabei großen Spaß.

Vorlesungen sind eine recht spezielle Art von Vorträgen. Sie sind deutlich länger als die meisten Präsentationen und sie haben vor allem das Ziel, eine große Menge an Wissen zu vermitteln. Das scheint auf den ersten Blick der Empfehlung zu widersprechen, die Inhalte eines Vortrags auf das Wesentliche zu reduzieren und Details, die nicht für das Verständnis relevant sind, wegzulassen.

Verkehrsschild: Understanding - Next Exit

Für mich ist das jedoch nur ein scheinbarer Widerspruch. Denn Wissen eignet man sich leichter an, wenn Verständnis vorausgeht. Und da sind wir dann doch wieder bei der Reduktion auf das Wesentliche. Denn Verständnis erreicht man nicht dadurch, dass man alle Fakten zu einem Thema einfach aufzählt, sondern dass man die grundlegenden Eigenschaften eines Problems oder den springenden Punkt eines Lösungsansatzes intuitiv begreifbar macht. Oft genug habe ich während meines eigenen Studiums leider das Gegenteil erlebt: Vorlesungen, die reines Faktenwissen vermitteln, oft anhand von Textfolien, während die Studenten Zusammenhänge selber suchen müssen. Das ist verkehrte Welt.

Für meine Vorlesungen erstelle ich daher konsequent Handouts (sprich: Vorlesungsskripte). Handouts befreien von der Last, alles, wirklich alles auf die Folien schreiben zu müssen. Sie erlauben mir, mich stattdessen auf Visualisierungen zu konzentrieren, die das Verständnis optimal unterstützen, Zusammenhänge aufzeigen und Ähnlichkeiten zu Bekanntem aufdecken. So kann ich den Studenten ein solides Grundverständnis der Materie vermitteln, mit dem sie sich selbständig weitere Details aneignen und weiterführende Literatur gut verstehen können.

Wen es interessiert, der kann natürlich gerne einen Blick in mein Handout zum Thema Ad-hoc-Netze werfen.

Übrigens: Am 23. Juli halte ich einen öffentlichen Vortrag Wenn Dell Pizza verkaufen würde in der Andreas-Hermes-Akademie in Bonn. Interessenten sind herzlich eingeladen (Eintritt frei).

Links zu dem Thema:
Vorlesungsskript Mobile Ad hoc Networks
Handouts gegen Death-by-PowerPoint
Was bleibt: Einfaches

[Foto des Uni-Gebäudes: Dr. Thomas Mauersberg]

Sind Gesetze trocken?

Vorträge, die sich mit rechtlichen Rahmenbedingungen beschäftigen, stehen nicht gerade im Ruf, besonders spritzig zu sein. Die Materie ist nun mal trocken, da kann man nicht viel machen. Oder doch?

Wer sagt denn eigentlich, dass Vorträge zu rechtlichen Themen nicht durch Bilder aufgelockert werden dürfen? Verliert man dadurch die Vollständigkeit der Aussagen? Im Gegenteil, man hat aufmerksamere Zuhörer, weil sie von den Bildern angesprochen werden und nicht beim Vorlesen der Texte abschalten. Wer aufmerksam zuhört, der nimmt auch mehr auf.

Was bereits mit wenig Aufwand möglich ist, möchte ich an einem Beispiel aus dem gestrigen Artikel über die Konferenz zur Auswirkung der Windenergie auf Vögel und Fledermäuse veranschaulichen. Ein Mitarbeiter der Landschaftsarchitekten Gutschker-Dongus (die unabhängig davon übrigens sehr schöne Landschaften gestalten) hielt dort einen Vortrag über die regionale Raumordnungsplanung.

Als auffälligste Änderung habe ich zur Unterstützung der Aussagen bei istockphoto passende Bilder gesucht, die einen emotionalen Zugang zu dem eigentlich trockenen Thema ermöglichen. Daneben habe ich zur Veranschaulichung der Planungsebenen auf der zweiten Beispielfolie die Texte vollständig gestrichen und durch eine Karte ersetzt, an der man die Planungsebenen anschaulich erläutern kann. Außerdem habe ich den Folienhintergrund etwas entschärft und weitgehend auf die Überschriften verzichtet. Auf der dritten Beispielfolie gab es z.B. vier Überschriften, bevor der eigentliche Inhalt folgt.

Wenn Sie beide Versionen vergleichen, welche Version wirkt lebendiger? Wo prägt sich der Inhalt besser ein?

Vom Winde verweht

Es gibt sie noch, die gute alte Textfolie, und zwar kraftvoller und überzeugender denn je. Zwei randvoll gefüllte Tage mit echten Prachtexemplaren liefert uns nämlich die Koordinierungsstelle Windenergie mit ihren Konferenzen zu Windenergie und Netzintegration und zur Auswirkung der Windenergie auf Vögel und Fledermäuse, die im vergangenen Monat in Berlin stattfanden.

Gekonnt wird von den Referenten jeder leere Fleck auf den Folien weggeblasen und mit Text gefüllt, getreu dem Motto: “Es gibt viel zu sagen, packen wir es auf die Folie.” Ist die Folie dann immer noch nicht voll, kommen Fußnoten in Mini-Schrift zum Einsatz. Ein Handout zu erstellen, in dem man so etwas nachliefern könnte, wäre ja auch wirklich zu viel verlangt.

Zählen wir noch die wuchtigen Folienhintergründe, die teils viel zu großen, teils viel zu kleinen Schriften und etliche weitere gestalterische Patzer hinzu, hat sich die Koordinierungsstelle mit dieser Flaute für überzeugende Präsentationen die Zitrone des Monats redlich verdient.

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