The art of saying what you mean

One of the most frustrating experiences about writing a computer program is when the computer just doesn’t do what you want it to do. This is why one of the earliest lessons you learn as a computer scientist is that there really is no use in getting angry at the computer about this.

The computer does what you tell it to do. Exactly that. Nothing more. Nothing less.

It doesn’t do what you meant. It does what you said. When something doesn’t work the way you meant it to work, it means that what you said was not what you meant.

The computer is always right.

There’s really only one way of getting a computer to do what you meant: Write the code so that it says what you mean.

This is also a great rule to apply when talking to humans. Granted, you might not want to speak to humans just the way you write a program. Your audience might consider you crazy. But, you can invest just as much care in making sure that what you say is what you mean.

(Although when talking to humans, things get even more complex because communication is not about what we say but about what our audience hears.)

42

This year, Douglas Adams’ novel “The Hitchhiker’s Guide to the Galaxy” happens to turn 42.

As you might know, 42 plays an important role in the story as it turns out to be the Answer to the Ultimate Question of Life, The Universe, and Everything.

The only problem is that nobody knows the question.

Which couldn’t be more timely. We’re living in a time that’s obsessed with answers. Fire up any media and you’re basically bombarded with all kinds of answers on all kinds of questions you never asked. Maybe even more importantly, you’re getting all sorts of answers to questions that you did ask but from people who don’t care for the question or didn’t even listen closely – worse still, from people who have no clue.

Answers seem like the shortcut to results. Know this, do that, and everything will be fine.

The appeal of an answer is that it’s definite. It’s an end to a story. Even better: When someone gives you a simple answer it can feel like you’ve reached the summit without having to climb.

Until you discover that you’re on the wrong summit. Or only half way there. Or something even worse …

Because e.g. the answer wasn’t applicable in that case. Or only half the truth. Or outdated. Or plain wrong. Because, well, what was the question again?

When everyone seems to have answers to almost anything, it’s a good habit to start looking at the questions again. Answers get you only as far as the question went. Without a good question, answers are meaningless. Just as “42” can be the answer to a lot of things and will remain meaningless until we know exactly what the question was, many answers that we get today are meaningless because we haven’t agreed on the question or the question was unclear from the very start.

As the Hitchhiker’s Guide to the Galaxy so beautifully proves, questions can be harder to find than the answer.

Keine Zeit

„Ich habe einfach nicht genug Zeit für meine Präsentationen. Wir müssen so viele machen, dass wir unmöglich in jede einzelne davon viel Zeit investieren können.“

Klar, und dann machen Sie lieber jedes einzelne Mal eine mittelmäßige Präsentation anstatt einmal eine Knallerpräsentation.

Keine Zeit zu haben, ist eine Entscheidung.

Angebot fertig machen, Mails checken, Meeting, Mails checken, Kaffeepause, Entwicklungsbesprechung, Präsentation zusammenschustern, Facebook, Mails checken, Mittagspause, Schwätzchen auf dem Gang, noch eine Präsentation, Mails checken, ein Bericht, noch ein Angebot, bei alledem ständig online im Mitarbeiter-Chat, …

Wer keine Zeit hat, eine Präsentation so vorzubereiten, dass sie ein Knaller wird, der meint damit, dass ihm alles, was er in der Zeit tut, während der er nicht die richtige Präsentation vorbereitet, wichtiger ist. Der meint damit auch, dass er sich lieber dreimal ein bisschen anstrengt, um dann vielleicht einmal zu gewinnen, statt sich einmal richtig anzustrengen, um dann ziemlich sicher zu gewinnen.

Sich Zeit zu nehmen für das „Richtige“, bedeutet insbesondere, „Nein“ zu sagen; „Nein“ zu anderen Tätigkeiten, „Nein“ zu anderen Präsentationen, vielleicht sogar „Nein“ zu anderen Aufträgen.

Ob es das wert ist, einen anderen Auftrag zu riskieren, weil man seine Zeit in den einen Auftrag investiert, in den man sich richtig reinhängt? Den anderen vielleicht sogar von vorne herein auszuschlagen?

Diese Entscheidung muss jeder selbst treffen. Klar ist allerdings: Es ist eine Entscheidung. Es ist schon viel gewonnen, wenn man sie bewusst trifft.

Zitrone des Monats August 2009

Die letzte Zitrone des Monats ist eine ganze Weile her. Das liegt u.a. daran, dass wir hier nicht bloß lästern, sondern Zitronen nur dann vergeben, wenn wir aus den schlechten Beispielen auch etwas lernen können. Diesen Monat gibt es wieder etwas zu lernen, und zwar von Siemens.

Siemens ist Deutschlands größter Technologiekonzern. Der auch international in vielen Bereichen führende Weltkonzern steht für Hochtechnologie, z.B. wurde der ICE, in dem ich gerade sitze, von Siemens (mit-)gebaut.

Im vergangenen Monat berichtete Siemens auf einer Presseveranstaltung über seine Aktivitäten in Afrika, insbesondere im Zusammenhang mit der im nächsten Jahr stattfindenen Fußballweltmeisterschaft. Hierfür hat Siemens z.B. Kraftwerke in Kapstadt und Mossel Bay gebaut und Software für die medizinischen IT-Systeme in 37 Krankenhäusern bereitgestellt.

Hoffentlich hat das Unternehmen dabei mehr Sorgfalt walten lassen als bei der Erstellung der Folien zum Vortrag des Siemens-Vorstands Dr. Russwurm. Die Folien sehen auf den ersten Blick nett aus und zeigen emotionale Bilder (und es sind erfreulich wenige). Aber genauer darf man nicht hinsehen. Dann nämlich erkennt man, mit wie wenig Sorgfalt die Designer hier zu Werke gegangen sind.

Schlechte Ausrichtung der Elemente in der Siemens-Präsentation

Ganz deutlich sieht man das an der Ausrichtung der Elemente. Grob über den Daumen gepeilt stimmt das meistens. Aber intuitiv merkt man, dass hier etwas nicht genau passt. An der einen Stelle ein wenig zu hoch, an der anderen zu weit rechts, eben gerade so zurechtgerückt, nicht aber ordentlich entwickelt. Wer genau hinsieht, erkennt eine ganze Menge solcher Fehler.

Schlechte Abstände in der Siemens-Präsentation

Auch ansonsten wirken die Elemente eher lieblos auf die Folie geworfen. Manche Textboxen sind so eng an den Rand gequetscht, dass Sie fast aus den Boxen zu fallen scheinen, Abstände sind uneinheitlich, Texte sind ’mal fett, das andere Mal nicht und so könnte man weiter aufzählen.

Dagegen ist bei unternehmensinternen Vorträgen in Meetings nicht unbedingt etwas einzuwenden, denn da zählt der Inhalt deutlich mehr als die Form. Wenn aber ein Siemens-Vorstandsmitglied über Hochtechnologie-Projekte spricht und dabei explizit darauf verweist, dass Siemens kritische Infrastruktur zur Verfügung stellt, die den reibungslosen Ablauf der Weltmeisterschaften garantiert, dann ist es sehr wohl eine unterschwellige Botschaft, ob sorgfältig gearbeitet wird oder nicht.

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Dr. Michael Gerharz

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