Machen wir uns nichts vor: Ein Vortrag kostet Zeit. Viel Zeit. Ihre und die der Zuhörer. Also Hand auf’s Herz: Was haben Sie zu sagen? Bringt es uns weiter? Ändert es was? Lohnt es den Aufwand? Oder reicht eine kurze Mail?
In meinen Workshops frage ich oft, warum Menschen von Filmen stundenlang gefesselt sind, bei Präsentationen aber meist bereits nach Minuten verzweifelt den Blick zur Tür richten. Zu den ersten Antworten gehört regelmäßig: „Filme schauen die Menschen normalerweise freiwillig, Präsentationen dagegen gehören zum Job. Die müssen da hin, obwohl sie keinen Bock dazu haben – und deswegen finden sie’s auch langweilig. Die kriegt man dann auch nicht.“
Wirklich? Entscheidend ist doch: sie sitzen da. Freiwillig oder nicht; sie sitzen da. Und ich darf 30 Minuten lang zu ihnen sprechen. Das ist doch eine Chance!
Ich muss mir bloß überlegen: Wie mache ich sie neugierig, obwohl sie gar kein Interesse zu haben scheinen? Warum ist mein Thema doch relevant für sie, obwohl sie glauben, es berühre sie nicht? Wie also fange ich sie ein?
Zugegeben, das ist nicht immer einfach. Aber, wie gesagt: sie sitzen da!
Das ist ein Anfang.
„Warum tu ich mir das an? Schon wieder so ein langweiliges Meeting.“
Neulich bin ich in einem Interview gefragt worden, wie es eigentlich zu langweiligen Meetings kommt. Ich nutze die Gelegenheit, meine Gedanken dazu etwas ausführlicher zu formulieren.
Man empfindet ein Meeting als langweilig, wenn mindestens eine dieser drei Beobachtungen zutrifft:
Ein Meeting ist dann überflüssig, wenn es aus meiner Perspektive keinen sinnvollen Grund dafür und/oder kein sinnvolles Ziel gibt. Das tut es bereits dann nicht, wenn ich den Grund oder das Ziel bloß nicht erkenne (unabhängig davon, ob andere es tun) oder wenn ich eines von beiden nicht konkret und in einfachen Worten benennen kann.
Nehmen wir an, das Meeting sei (aus meiner Sicht) nicht überflüssig, dass es also ein sinnvolles Ziel des Meetings gibt. Wenn ich keinen sinnvollen Beitrag dazu leisten kann, dieses Ziel zu erreichen, ist es sinnlos, dass ich an dem Meeting teilnehme. Dabei genügt es, wenn ich selbst glaube, dass ich keinen sinnvollen Beitrag leiste – z.B. weil ich finde, dass mein Beitrag nicht wertgeschätzt wird.
Nehmen wir an, das Meeting sei (aus meiner Sicht) sinnvoll und nehmen wir weiter an, dass meine Beteiligung helfen kann, das Ziel des Meetings zu erreichen. Wenn das aber nicht für die Beiträge anderer gilt, ist es sinnlos, dass sie an dem Meeting teilnehmen. Es genügt, dass ich nicht erkenne, wie ein Beitrag anderer Teilnehmer hilft, das Ziel des Meetings zu erreichen, z.B. weil ich den Eindruck habe, dass er falsch, zu lang, unpräzise, abschweifend, ziellos, wirr usw. ist. Das schließt übrigens nicht aus, dass meine Beiträge in den Augen anderer ebenfalls überflüssig sind.
Allen drei Ursachen gemeinsam ist die persönliche Erkenntnis, dass in dem Meeting meine Zeit verschwendet wird, dass ich sie also sinnvoller mit anderen Aktivitäten verbringen könnte. Also tue ich es und erledige Dinge auf meinem Smartphone.
Die Lösung dafür ist nicht, die Smartphone-Nutzung zu verbieten, sondern dafür zu sorgen, dass jedem Teilnehmer klar ist:
Falls es daran irgendwelche Zweifel gibt: Verantwortlich dafür, dass den Teilnehmern die Antworten darauf klar sind, ist derjenige, der das Meeting einberuft.
Aus dem gleichen Grund, aus dem Leser ein Buch weglegen.
Geht es nach dem Schriftsteller Orson Scott Card (u.a. Ender’s Game), hat der Autor in diesem Fall versäumt, drei wichtige Fragen zu beantworten, die sich jeder Leser unbewusst stellt (s. „Characters & Viewpoint“, S. 14). Übertragen auf Präsentationen lauten diese drei Fragen:
Was hat das mit mir zu tun? Das ist doch kalter Kaffee. Das passt doch gar nicht zu meiner Situation. Warum erzählt der mir das?
Das funktioniert nie im Leben. Das haben wir schon bei einem anderen Projekt erfolglos getestet. Die Annahmen sind völlig daneben. Bei uns ist alles ganz anders. Die Schlussfolgerung ist falsch. Wo hat der denn diese Daten her? Gibt’s dafür Quellen? Das ist total unrealistisch. Das habe ich aber anders erlebt.
Wovon redet der eigentlich? Wie meint der das denn jetzt? Wie hängt das mit der letzten Folie zusammen? Hat er nicht gerade noch etwas ganz anderes gesagt? Jetzt hat er mich total abgehängt. Das ist mir viel zu kompliziert.
Wenn Sie ein Buch lesen, werden Sie es weglegen, falls Sie keine befriedigende Antwort auf diese drei Fragen bekommen. Wenn Sie einen Vortrag hören, werden Sie abschalten. Mindestens gedanklich, z.B. den nächsten Urlaub planen. Oder mit dem Smartphone Mails beantworten, Facebook checken, Berichte lesen …
Vortragende haben viele Strategien entwickelt, um damit umzugehen: Sie schreiben z.B. jeden Satz als Stichpunkt auf die Folien, damit das Publikum wenigstens flüchtig nachlesen kann, was es mündlich nicht interessiert hat. Sie führen z.B. eine Agenda, die permanent sichtbar ist und das aktuelle Kapitel kennzeichnet, damit das Publikum den roten Faden wiederfindet, den es zuvor fallen gelassen hatte.
Aber das behandelt die Symptome, nicht die Ursachen. Wenn ein Zuhörer in den ersten Minuten das Gefühl bekommt „Das ist nichts für mich.“ oder „Das glaube ich nicht.“ oder „Ich verstehe nur Bahnhof.“ wird er abschalten. Wenn ich ihn aber – so früh wie möglich – vom Gegenteil überzeuge, dann wird er wahrscheinlich bleiben, weil der Vortrag dann für ihn relevant, zutreffend und verständlich ist.
