Wenn Präsentieren wie Urlaub wäre

Gestern war nicht nur Bundestagswahl, gestern war auch Herbstanfang. Und auch wenn sich die Sonne diese Woche noch einmal die letzte Ehre erweist, eins steht fest: Die entspannten Sommermonate sind vorbei. Jetzt wird im Job wieder richtig rangeklotzt. Konferenzen, neue Projekte und Jahresabschlussberichte stellen unsere frisch aufgetankte Sommerenergie schnell auf die Probe. Und wir ertappen uns dabei, seufzend an den Urlaub zurückzudenken, der nur ein paar Wochen her ist, aber Lichtjahre entfernt scheint. Laue Abende am Strand scheinen im Alltag doch irgendwie verlockender als klingelnde Telefone und drängelnde Chefs.

So ist das halt im Leben, Job ist Job und Schnaps ist Schnaps.

Oder?

Was, wenn Surfen Ihr Job wäre?

So muss es nicht sein, sagte der kluge Seth Godin neulich auf seinem Blog. Ein Job ist nur dann ein Job, wenn man ihn wie einen behandelt. Selbst die schönste Urlaubsaktivität würde so zum drögen Alltag werden:

What if surfing was your job? The risk of skin cancer. The falling. Sand in your socks. The people hassling you for your spot on the wave. The pressure to do more sets. The other guys at the beach who don’t appreciate your style. The drudgery of doing it again tomorrow, when the weather sucks. And then every day, from now on, never ceasing. Where would you go on vacation?

Your drudgery is another person’s delight. It’s only a job if you treat it that way. The privilege to do our work, to be in control of the promises we make and the things we build, is something worth cherishing.

To do: Begeistert sein!

In unserer Freizeit investieren wir ohne Mühe Stunden in anstrengende Aktivitäten. Wir laufen kilometerweit oder klettern Berge hoch, wir brüten im Hobbykeller über Detailarbeiten oder vertiefen uns stundenlang in Sachbüchern. Und zwar nicht, weil es auf irgendeiner To-do-Liste steht, sondern, weil es uns entspannt und Freude bereitet. Was wäre, wenn Sie Ihren nächsten Vortrag auch wie etwas behandeln würden, das Sie auch in Ihrer Freizeit gerne tun? 

Warum Sie das tun sollten? Weil Sie etwas wichtiges und spannendes zu sagen haben. Und weil es sich großartig anfühlt, andere Menschen von der eigenen Begeisterung mitzureißen. Wenn Sie auch Ihrem Vortrag diese Begeisterung schenken, statt ihn wie Arbeit zu behandeln, wird er sich auf einmal auch nicht mehr nach Arbeit anfühlen, sondern wie etwas, das Sie gerne tun.

Und das spüren dann auch die Menschen in Ihrem Publikum.

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Erklär’s mir mit meinen Worten

Bei manchen Themen kann einfach jeder mitreden, Fußball zum Beispiel. Oder Eurokrise. Schlampige Projektplanung ist auch so ein Thema. LKW-Maut etwa. Oder die Gesundheitskarte. Oder x-beliebige öffentliche Bauvorhaben.

Aber: Sind Projektplaner wirklich alle Voll-Idioten? Und kann Lieschen Müller das wirklich alles besser? Auf der Frage-Antwort-Webseite Quora wurde diese Frage für Software-Projekte auf wundervolle Weise beantwortet (übertragbar jedoch auch auf andere Arten von Projekten).

In der Antwort taucht kein einziges Mal das Wort Software auf, denn die Frage wird mit einer Analogie beantwortet. Es ist eine Geschichte; eine fiktive zwar, aber eine, in die Sie sich leicht hineinversetzen können. Und in der Geschichte passieren all’ die unvorhergesehenen Missgeschicke und Zufälle, die unseren Alltag nun einmal prägen. So geht es los:

Let’s take a hike on the coast from San Francisco to Los Angeles to visit our friends in Newport Beach. I’ll whip out my map and draw our route down the coast.

Aber leider verläuft der Trip nicht so reibungslos, wie vorher geplant:

We get up the next morning, bandage up our feet and get going. We turn a corner. Shit! What’s this?

Und dann spielen sich menschliche Dramen ab. Aber lesen Sie selbst.

Übersetzunghilfe in den Alltag des Publikums

Warum funktioniert das so gut? Weil die Antwort eine Sprache spricht, die wir alle verstehen. Und weil Sie nicht einfach Fakten aneinander reiht, sondern eine Geschichte erzählt, mit der wir uns identifizieren können. Entscheidend ist, dass wir uns in seine Lage hineinversetzen können. So können wir nämlich übersetzen, wie die Erfahrungen des Protagonisten in unseren Alltag passen. Machen wir es genau so? Besser? Schlechter?

Wichtig dabei ist natürlich auch – wie bei allen Vergleichen –, dass die Analogie auch passt. Sehr interessant sind hier auch die Kommentare zu der Antwort, in der sehr ausführlich die passenden und auch unpassenden Vergleiche diskutiert werden. Wie gut eine Analogie zu einem Thema passt, kann man immer nur im Einzelfall und mit Sachverstand entscheiden.

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Projektleiter sollten Kommunikation zur Priorität Nr. 1 erheben (Interview)

Porträt Stefan Hagen

Dr. Stefan Hagen ist Managementberater und Projektmanager. Er beschäftigt sich neben dem reinen Projektmanagement schwerpunktmäßig mit Unternehmensentwicklung und Marketing 2.0. Sein Projektmanagement-Blog gehört zu den meistgelesenen Blogs über dieses Thema.

Wenn es eine Sache gibt, die Stefan Hagen auf die Palme bringt, dann ist das der Satz: “Das haben wir schon immer so gemacht.” Denn er ist immer auf der Suche nach neuen Wegen und besseren Lösungen.

Das gilt auch für die Kommunikation in Projekten. Er legt selbst sehr großen Wert auf überzeugende Präsentationen und gibt im folgenden Interview wertvolle Tipps für die erfolgreichere Kommunikation in Projekten.

Michael Gerharz:
Projektorientiertes Arbeiten ist in den meisten Unternehmen zum Alltag geworden. Trotzdem ist die Erfolgsquote im Projektmanagement nachweislich schlecht, in manchen Unternehmen sogar miserabel. Warum ist das so?

Stefan Hagen: Meine These: Mangelhafte Kommunikation ist mit Abstand die wichtigste Ursache, warum Projekte in der Praxis so häufig scheitern. Dabei wäre es doch gar nicht so schwer, besser, verständlicher und auch verbindlicher zu kommunizieren. 

Der Projektleiter bzw. die Projektleiterin sollte Kommunikation zur Priorität Nr.1 erheben. Kein Thema in Projekten ist wichtiger. Idealerweise haben Sie mindestens alle 2-3 Tage Kontakt zu ihren Teammitgliedern. Natürlich ist die persönliche Kommunikation in der Regel am wirkungsvollsten. Aber auch ein kurzes Telefonat, eine Skype-Konferenz oder eine e-Mail können hilfreich sein. Bei größeren Projekten sollten Sie sich mindestens alle 14 Tage zu einer kurzen Statusbesprechung treffen.

Michael Gerharz: Warum sind diese regelmäßigen Besprechungen so wichtig?

Stefan Hagen: Olaf Hinz sagt „auf Deck bleiben“ dazu – übrigens ein empfehlenswertes Buch. Ihre Teammitglieder müssen spüren, dass Sie sich aktiv um das Projekt kümmern. Gemeint ist aber kein unmotiviertes oder gar manipulatives Nachfragen. Vielmehr geht es darum, gerade kritische Themen aktiv und möglichst frühzeitig anzugehen. Klingt vielleicht trivial, ist es aber nicht. Denn aktives Kommunizieren erfordert manchmal auch viel Energie, Kraft und sogar Mut.

Michael Gerharz: Woran hapert es denn nach deiner Erfahrung in der Projektkommunikation am meisten?

Stefan Hagen: Kommunikation scheitert häufig deshalb, weil zu viele Themen parallel diskutiert werden. Die Kunst der erfolgreichen Projektführung besteht auch darin, aus der Vielzahl der Themen die wichtigsten Dimensionen zu identifizieren, die Wahrnehmung der Teammitglieder immer wieder auf diese Kernthemen zu fokussieren und dadurch Komplexität zu reduzieren.

Denn gute Projektleiter/innen geben klare Kommunikationsstrukturen vor. Sie stellen Sachverhalte, Aufgaben, Probleme, Risiken, Termine, Aufwände etc. für ihre Teammitglieder transparent, verständlich und übersichtlich dar. Und sie sind stets bereit, neue Erkenntnisse, Meinungen und Informationen einfließen zu lassen.

Michael Gerharz: Dennoch sind es gerade diese Statusberichte, die für viel Frust sorgen, weil sie oft in einschläfernden Präsentationen enden. Woran liegt das?

Stefan Hagen: Projekte sind offensichtlich besonders anfällig für schlechte, langweilige und überladene Präsentationen. Denn häufig geht es um technische Themen mit einer Vielzahl von Detailinformationen. Und um alle Beteiligten „ausreichend zu informieren“, werden sie mit Dutzenden von Präsentationsfolien gequält. Stundenlang, monoton, einschläfernd.

Wir müssen erkennen, dass gute Präsentationen als aktiver Dialog mit dem Publikum konzipiert sind. Dies ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die einiges an Übung erfordert. Denn es ist wesentlich einfacher, 50 Folien herunter zu lesen, als eine interessante Präsentation in Dialog-Form zu gestalten. „Zutaten“ einer guten Projektpräsentation sind u.a.: Bilder, Beispiele, Geschichten, Analogien, Übersichten, gut strukturierte Handouts, Aktivierung durch Fragen oder auch interaktive Elemente wie kurze Videos.

Michael Gerharz: Wie könnte man abgesehen von besseren Präsentationen die Kommunikation in Projekten noch verbessern?

Stefan Hagen: „Wahr ist nicht, was A sagt, sondern was B versteht.“ Was Paul Watzlawick vor vielen Jahren so trefflich formuliert hat, ist heute aktueller denn je. Denn wir müssen erkennen, dass sich Menschen ihre individuelle Wirklichkeit konstruieren. Erst wenn wir es schaffen, „gemeinsame Bilder“ zu kreieren, haben wir überhaupt eine Chance, auf dasselbe Ziel hinzuarbeiten.

Schaffen Sie geräumige, angenehme Kommunikationsräume mit möglichst großen Visualisierungsflächen. Halten Sie ein Meeting auch mal im Stehen ab. Und: Visualisieren Sie auch mal mittels Computer und Beamer – wenn Sie sich damit wohl fühlen.

Ich persönlich verwende sogar hauptsächlich Computertools in der Kombination mit einem Beamer. Denn die Erstellung von MindMaps, Wirkungsgefügen, Prozessskizzen, Modellen und ähnlichen Darstellungen funktioniert mit dieser Methode unschlagbar effizient. Aber natürlich nur, wenn man die Tools beherrscht.

Auch Social-Media-Tools wie Blogs und Wikis oder Collaboration Tools wie Basecamp, ZCOPE, Mindmeister oder auch Google Docs können, wenn Ihre Unternehmens-Policy den Einsatz zulässt einen wirklichen Sprung in der Effizienz Ihrer Projektkommunikation auslösen.

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