Wo sind Sie während Ihres Vortrags?

Wo sind Sie geistig während Ihres Vortrags? Bei Ihren Zuhörern? Zu 100%? Oder bei Ihrem Thema? Oder Ihren eigenen Interessen? Dem nächsten Kunden? Der knappen Zeit, die Ihnen bleibt, um nach dem Vortrag den Zug zu erwischen? Der Frage, was das Publikum wohl zu Ihrem Vortrag twittert?

Die Zuhörer spüren es, wenn sie voll und ganz bei Ihnen sind. Wahrscheinlich können sie es nicht einmal benennen, aber spüren können die Zuhörer, wenn jetzt im Augenblick nichts für Sie wichtiger ist als die Zuhörer und ihre Bedürfnisse.

Voll da

Gute Verkäufer geben ihren Kunden das Gefühl, dass nichts und niemand für sie wichtiger ist, als dieser Kunde. Gute Kindergärtnerinnen auch. Oder Gesprächspartner. Oder Vortragsredner.

Diese Menschen lassen einen vergessen, dass sie genau so viel Stress haben, wie man selbst, dass sie genau so viele Bälle jonglieren, wie man selbst, dass ihr Tag beschissen war, dass sie gleich Mittagspause machen wollen (endlich), dass heute schon fünf ätzende Kunden da waren, dass sie eigentlich um 17:00 Uhr Feierabend machen.

Sie lassen nicht notwendigerweise alles stehen und liegen für mich. Nur weil sie sich voll und ganz auf mich einlassen, verbiegen sie sich nicht. Aber sie verstecken vor mir, dass ihr Job auch ziemlich anstrengend ist, dass sie Bedürfnisse und Wünschen haben, die im krassen Widerspruch dazu stehen, ihre Zeit mit mir zu verbringen oder sie für mich zu investieren. Sie nehmen mich als Mensch ernst. Sie sind 100% bei mir.

Ich weiß sehr wohl, dass diese Menschen noch etliche andere Kunden haben, dass ihre Welt sich nicht um mich dreht. Aber sie geben mir das Gefühl, dass sie es tut. Sie zeigen mir nicht, dass sie es die meiste Zeit nicht tut. Aber in diesem Augenblick tut sie es eben doch. Denn in jedem Moment sind diese Menschen nur für eine Person da und diese Person ist in diesem Moment die wichtigste Person. Die einzig wichtige.

Dringend vs. wichtig

Die meisten Präsentierenden priorisieren das Dringende über das Wichtige.

Nehmen wir Folien. Folien sind immer dringend. Folien sind inzwischen praktisch ein Synonym für „Vortrag“. Statt zu sagen, man müsse noch einen Vortrag vorbereiten, sagt man, man müsse noch Folien machen. Folien sind sichtbarer Fortschritt. Habe ich Folien, habe ich einen Vortrag. Scheinbar.

Doch sind Folien kein Vortrag. Folien sind Folien.

Ob ich einen Vortrag habe, hängt davon ab, ob ich etwas zu sagen habe, ob das, was ich zu sagen habe, zu meinem Publikum passt, und ob ich das, was ich zu sagen habe, so sagen kann, dass es bei meinem Publikum etwas bewirkt.

Habe ich mich Hals-über-Kopf in das Dringende gestürzt, dann habe ich vielleicht nicht nur Zeit verloren, in der ich mich um das Wichtige hätte kümmern können. Ich habe die Zeit vielleicht sogar vergeudet. Möglicherweise war das Dringende nämlich weder wichtig noch überhaupt nötig. Oder nicht in dieser Form nötig. Ob es nötig ist, weiß ich oft erst, nachdem ich das Wichtige getan habe.

Das Tückische am Dringenden ist, dass es suggeriert, dass die Zeit zu knapp sei. Und wenn die Zeit knapp ist, schaffe ich möglicherweise nicht mehr, alles zu erledigen, was ich gerne erledigen würde. Also schleicht sich langsam die Angst an. Je knapper die Zeit, desto näher kommt sie.

Doch ist die Zeit stets knapp. Es gibt stets etwas, das noch dringender scheint. Es gibt stets mehr Tätigkeiten, die dringend sind, als solche, die wichtig sind.

Wenn die Zeit knapp ist, gilt deshalb erst recht, in dieser Zeit zuerst das Wichtige zu erledigen. Habe ich die Wahl, konzentriere ich mich immer zuerst darauf, meine Botschaft zu finden, suche nach Aufhängern im Publikum, spinne einen roten Faden – und wenn ich dabei zu dem Schluss komme, dass Folien wichtig sind, dann mache ich Folien. Aber zur rechten Zeit mit dem rechten Ziel.

Dringend ist nämlich eigentlich das, was wichtig ist, um sein Ziel zu erreichen. Und die eigentliche Herausforderung besteht darin, sich nicht darüber täuschen zu lassen, was das ist.

Keine Zeit

„Ich habe einfach nicht genug Zeit für meine Präsentationen. Wir müssen so viele machen, dass wir unmöglich in jede einzelne davon viel Zeit investieren können.“

Klar, und dann machen Sie lieber jedes einzelne Mal eine mittelmäßige Präsentation anstatt einmal eine Knallerpräsentation.

Keine Zeit zu haben, ist eine Entscheidung.

Angebot fertig machen, Mails checken, Meeting, Mails checken, Kaffeepause, Entwicklungsbesprechung, Präsentation zusammenschustern, Facebook, Mails checken, Mittagspause, Schwätzchen auf dem Gang, noch eine Präsentation, Mails checken, ein Bericht, noch ein Angebot, bei alledem ständig online im Mitarbeiter-Chat, …

Wer keine Zeit hat, eine Präsentation so vorzubereiten, dass sie ein Knaller wird, der meint damit, dass ihm alles, was er in der Zeit tut, während der er nicht die richtige Präsentation vorbereitet, wichtiger ist. Der meint damit auch, dass er sich lieber dreimal ein bisschen anstrengt, um dann vielleicht einmal zu gewinnen, statt sich einmal richtig anzustrengen, um dann ziemlich sicher zu gewinnen.

Sich Zeit zu nehmen für das „Richtige“, bedeutet insbesondere, „Nein“ zu sagen; „Nein“ zu anderen Tätigkeiten, „Nein“ zu anderen Präsentationen, vielleicht sogar „Nein“ zu anderen Aufträgen.

Ob es das wert ist, einen anderen Auftrag zu riskieren, weil man seine Zeit in den einen Auftrag investiert, in den man sich richtig reinhängt? Den anderen vielleicht sogar von vorne herein auszuschlagen?

Diese Entscheidung muss jeder selbst treffen. Klar ist allerdings: Es ist eine Entscheidung. Es ist schon viel gewonnen, wenn man sie bewusst trifft.

Nur mal schnell

Es geht niemals bloß darum, nur mal schnell ein paar Daten zu präsentieren. Lesen können alle selber. Es geht immer darum, zu ordnen, zu filtern, zu pointieren. Warum so und nicht anders? Was ist bemerkenswert? Was irrelevant?

Wer informieren soll, der soll gerade nicht vorlesen, aufzählen, herunterbeten. Es ist seine Verantwortung, den Überblick zu wahren in dem ganzen Kuddelmuddel aus Daten und Fakten. Die richtigen Fragen zu stellen und die richtigen Schlüsse zu ziehen. Den Blick für das Wesentliche zu haben. Zu verstehen. Orientierung zu bieten. Zusammenzufassen. Zu kritisieren. Aufmerksam zu machen. Nicht 100 Seiten Statistiken zu zeigen, sondern die eine Zahl, die alles auf den Punkt bringt.

Wer das gut macht, der spart seinen Zuhörern Zeit statt sie zu verschwenden wie der, der das „nur mal schnell“ macht.

Ich muss noch Folien machen.

Wenige Menschen müssen, wenn sie die diesen Satz sagen, Folien machen. In Wahrheit müssen Sie noch einen Vortrag vorbereiten. Und das hat erst einmal mehr mit Denken und weniger mit Machen zu tun.

Man muss darüber nachdenken, wer da eigentlich vor mir sitzt. Woran diese Personen glauben und was sie wissen. Wie das, was ich zu sagen habe, dazu passt. Wie ich ihre Sprache spreche. Wie ich sie neugierig mache. Wie ich ihre Neugier ständig steigere. Wie ich sie zum Aha bringe.

All das hat mit Folien erst einmal nichts zu tun. Folien sind oft eine Entschuldigung dafür, über diese Fragen nicht so klar nachzudenken, wie es sinnvoll wäre. Denn Folien sind „sichtbar“. Daher erwecken „viele Folien“ den Anschein von viel Arbeit – für manche gar, um sich vor sich selbst zu rechtfertigen: viel geschafft, heute. Die eigentliche Arbeit steckt allerdings oft gerade in den „unsichtbaren“ Anteilen des Vortrags, in den Gedanken, die ich mir gemacht habe.

Am Ende kommt es nämlich nicht darauf an, ob mein Vortrag nach viel Arbeit aussieht, sondern darauf, was sich in den Köpfen des Publikums nachhaltig verändert hat. Erst wenn ich zu dem Schluss komme, dass mir das mit Folien besser gelingt, dass ich also mit Folien einen besseren Vortrag halte als mit anderen Mitteln, muss ich Folien machen. Und auch in diesem Fall muss ich sie erst dann machen, wenn ich weiß, an welcher Stelle meines Vortrags ich eine Folie brauche und wofür genau.

Machen Sie Ihr Publikum schlauer

Der bessere Weg, jemanden zu überzeugen, ist, ihn schlauer zu machen.

Es ist der geduldigere Weg, auf dem man nicht auf die schnelle Wirkung eines Wow-Effekts, sondern auf die nachhaltige Wirkung eines Aha-Effekts setzt.

Es ist der demütigere Weg, auf dem man anerkennt, dass man umso mehr gewinnen kann, je mehr man vorher gegeben hat.

Es ist der respektvollere Weg, auf dem man das Publikum wertschätzt, weil man ihm zutraut, hinter die Fassade zu schauen statt sich mit Halbgarem zufrieden zu geben.

Es ist der nachhaltigere Weg, auf dem langfristiges Vertrauen entsteht.

Es ist der anstrengendere Weg, denn er zwingt dazu, sorgfältig nachzudenken. Deshalb ist es auch der produktivere Weg. Gute Kommunikation geht immer Hand in Hand mit der Produktentwicklung.

Es ist der Weg, der nur dann begehbar ist, wenn die Idee erstens tatsächlich überlegen ist, und wenn man zweitens erklären kann, warum.

Es ist der Weg, den die Konkurrenz nicht mitgehen kann, denn sie hat nicht die Geduld, den gleichen Aufwand zu treiben.

Es ist der bessere Weg.

Sie dürfen

Fragen Sie nicht um Erlaubnis. Nicht Ihren Chef und nicht Ihre Kollegen. Die haben viel zu viel Angst. Und zu wenig Ahnung. Tun Sie’s. Werfen Sie das PowerPoint-Template weg. Streichen Sie die stupiden Aufzählungen. Berühren Sie uns. Machen Sie Ihre Präsentation zu einer bewegenden Geschichte. Drücken Sie den Finger tief in die Wunde. Holen Sie ein dickes Pflaster. Schicken Sie uns durch die Hölle. Trösten Sie uns. Machen Sie eine großartige Präsentation. Aber fragen Sie nicht um Erlaubnis.

Niemand würde die Ihnen geben. Stattdessen nichts als Ausreden: Das haben wir schon immer so gemacht. Die Leistungsdaten der Versuchsreihe in Schweden müssen auf jeden Fall mit auf die Folie. Nein, die Abteilung Schleifstoffe können wir nicht weglassen, die fühlen sich sonst auf die Füße getreten. Der Chef mag keine Bilder auf den Folien. Doch, doch, ich finde schon, dass wir die dreißig Daten der letzten Quartale auflisten sollten. Die wollen immer die Folien als Handout. Marketing hat aber gesagt, …

Bullshit. Wir brauchen mehr großartige Präsentationen und weniger Angsthasen. Und da ist es allemal besser, sich nachher für die großartige Präsentation zu entschuldigen, als es gar nicht erst zu versuchen, weil der Chef vorher schon „Nein“ gesagt hat.

Tun Sie das Richtige.

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Dr. Michael Gerharz

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