“Our customers expect it that way”

I have never once in my lifetime seen any audience prefer a boring presentation over a compelling one.

And yet, people keep on defending their bullet-overloaded PowerPoint insisting that “that’s the way our customers expect it.” Almost always that’s an excuse to keep hiding behind boring, self-centered PowerPoints.

What people mean by “our customers expect that” is that they don’t trust in their story still being compelling when stripped of the PowerPoint decoration. When it looks like PowerPoint, it’s at least the way everyone does it. To paraphrase the famous IBM-quote, no one’s ever got fired for using PowerPoint. People are so used to boring PowerPoint presentations that they tolerate it.

Yet, nobody expects it. What audiences expect is that presentations don’t talk bullshit. Or lack substance, consisting of not much more than cute pictures and a few jokes.

Of course, that’s not what we mean when we say “compelling”. Compelling is not in how things look but in what things are. Substance is in the product, not in the slides. Resonance is in the story, not in the medium.

So, let me repeat: I have never once in my lifetime seen any audience prefer a boring presentation over a compelling one.

If in doubt, make it more compelling, not less. Make it stand out more, not less.

Make is less standard rather than more standard.

I guarantee you that people will appreciate you for making great use of their time.

The indifference of PowerPoint

One of the big problems with PowerPoint presentations is how they are indifferent to their content so often. The bigger the company, the bigger the problem. It shows like this: Neither the presenter nor their slides provide any hint as to whether the presentation is about a trivial matter or something important. Whether it’s just pure information or a reason to celebrate.

Everything just always looks the same in that same boring corporate slide layout. Everything just always follows the same proven agenda. And everything is just always presented in the same monotonous style.

The worst part: apparently it’s just the way it is … and given the committee decision making process, there seems to be nothing you can do about it. When everything has to be approved by a number of departments and hierarchical levels, every divergence is quickly ironed out again (I mean: “what if someone doesn’t like it?”).

It’s just the way it is. Or is it?

Tell me about your strategies to navigate around the indifference of PowerPoint presentations.

Are you strong enough for PowerPoint?

… because you need to be strong to use PowerPoint in a meaningful way.

PowerPoint can turn a great story into a great presentation. But more often than not it does just the opposite. It’s a tool to turn great content into confusing presentations.

PowerPoint invites us to skip clarity and fill slides instead. When we fire up the app, the screen basically says: let’s go and start to write everything that comes to your mind onto a slide. Making bad things worse, we recall having done just that quite recently, so we go hunting for slides that we’ve already got from previous presentations.

PowerPoint doesn’t care the least bit whether, at this point, we already have an understanding of who will be sitting in front of us, why she will be sitting there and what matters to her. PowerPoint favours quantity over quality.

PowerPoint also invites us to set the wrong priorities. When the slides start to fill up, there are all sorts of buttons waiting for us to go looking for fonts, choosing colors, drawing diagrams, designing animations, moving slides etc.

PowerPoint doesn’t care the least bit whether, at this point, we’ve already nailed our storyline, which slides we actually need to make our point and what these slides need to convey in order to make the point. PowerPoint favours “that looks good” over “that’s interesting, relevant and exciting”.

In fact, PowerPoint is happy to eat up all of our preparation time with filling slides and tinkering with the design. After all, a lot of carefully crafted slides look like you’ve worked a lot and achieved a lot – while clarity in your thinking isn’t visible at all from the outside.

Yet, audiences prefer a clear story over confusing slides every single time. PowerPoint will not help you find that clarity. It wants you to make slides. And more of them. And more. You’ll need clarity before you fire up PowerPoint. Without clarity, it’s quite likely that a lot of the time you spend in PowerPoint is just wasted. I’m even willing to take a bet that the earlier you start using PowerPoint in the process of creating a presentation, the greater the risk of wasting time.

But if you are strong enough to resist. If you answer the important questions before firing up PowerPoint. Then it’s a great tool to turn your story into a great presentation.

Be strong! Resist PowerPoint! Start with clarity!

12 Fragen: 10. PowerPoint ist das Letzte?

Ja, das Letzte, an das Sie bei der Vortragsvorbereitung denken sollten.

Tolle Folien können gute Präsentationen zu großartigen Präsentationen machen – aber niemals retten sie eine schlechte. Also: Erst die Story, dann die Folien, die genau dazu passen (wenn Sie denn überhaupt welche brauchen).

Let’s Talk: Die YouTubisierung der Präsentation

Heute zu Gast bei Let’s Talk: Peter Claus Lamprecht, Präsentationsberater und Autor des Buches „PowerPoint und Prezi: Sehr gut präsentieren“.

Wir haben uns darüber unterhalten, wie Facebook, Instagram und YouTube die Präsentationswelt beeinflussen, warum die Zuhörer heute vorformulierte Entscheidungen erwarten und weder Geduld noch Zeit zum Selberdenken und Selber-in-ein-Thema-vertiefen haben, warum deshalb Vertrauen in den Redner immer wichtiger wird, warum Prezi fernsehmäßiger als PowerPoint wirkt, ob PowerPoint oder Prezi überzeugender sind und … ach, am besten hören Sie selbst rein …

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Buchempfehlung: „PowerPoint und Prezi: Sehr gut präsentieren“ von Peter Claus Lamprecht

Ein schöner Zufall: Gleichzeitig mit meinem AHA-Effekt ist ein Präsentationsbuch von meinem Freund und Kollegen Peter Claus Lamprecht erschienen, das sich explizit an Einsteiger richtet und sie in die – sinnvolle – Bedienung von PowerPoint und Prezi einweiht.

PowerPoint – Fluch und Segen

PowerPoint macht es leicht, großartige Folien zu erstellen. Aber es macht es noch leichter, grauenvolle Folien zu erstellen.

Dank PowerPoint ist jemand, der noch nie eine Präsentation gehalten hat, in der Lage, eine hochprofessionelle Präsentation mit beeindruckenden visuellen Darstellungen zu erstellen. Zu den großen Errungenschaften von PowerPoint gehörte von Anfang an die Demokratisierung des Designs. Kaum ein anderes Programm hat so vielen Menschen so mächtige Grafikwerzeuge in die Hand gegeben, die vergleichbar einfach zu bedienen sind. Vor PowerPoint brauchte man gelernte Grafikdesigner, um halbwegs brauchbare Visualisierungen zu erstellen. Heute braucht man in vielen Fällen nur ein paar Klicks in PowerPoint.

Doch ebenfalls dank PowerPoint endet das meist in einem Desaster. Schlecht gestaltete, unübersichtliche, überfrachtete und didaktisch völlig ungeeignete Folienschlachten. Viel zu viel Text, Grafikelemente sind wie Kraut und Rüben auf der Folie verteilt, nichts ist ausgerichtet, nichts ist gestaltet. Weil PowerPoint es so leicht macht, Chaos zu erzeugen. Es lädt ein, Text auf die Folien zu schreiben statt zu visualisieren. Und all die mächtigen Grafikwerzeuge stehen ohne Anleitung zur Verfügung. Nebeneinander, ungeordnet, ständig verfügbar, ständig den Eindruck vermittelnd: benutz mich – während ordnende Elemente wie Führungslinien, Raster, Folienmaster usw. oft mühsam gesucht werden müssen und gerade nicht leicht zu verstehen oder bedienen sind.

Ein Ratgeber mit einer starken Meinung

Endlich gibt es mit „PowerPoint und Prezi: Sehr gut präsentieren“ ein Buch, dass hier gerade denen hilft, die es am dringendesten brauchen, nämlich denen, die noch nie oder lange nicht präsentiert haben. Gerade die orientieren sich oft an dem, was sie in anderen Präsentationen sehen, eifern also den schlechten Beispielen nach. Und stehen dann noch hilfloser vor den eigentlich sinnvollen Werkzeugen von PowerPoint.

Peter Claus Lamprecht tut in seinem Buch aus der Stiftung-Warentest-Reihe „Digitale Welt für Einsteiger“ das, was eigentlich schon PowerPoint tun sollte. Er nimmt die Nutzer an die Hand und er lässt die unzähligen Fähigkeiten von PowerPoint (und Prezi) eben nicht umkommentiert nebeneinander stehen. Es ist ein Ratgeberbuch mit einer starken Meinung. Und das hat gefehlt.

Der eigentliche Anleitungsteil des Buches ist hervorragend, gerade für Einsteiger. Leicht nachvollziehbar, klar strukturiert, auf das Wesentliche reduziert. Schon hier ist es besser als die unzähligen anderen PowerPoint-Ratgeber auf dem Markt. Doch der Grund, warum ich in Zukunft dieses Buch empfehlen werde statt anderer Ratgeber, sind gerade die Teile, die diese Anleitung ins rechte Licht rücken. Die Meinung.

Von Anfang an stellt Peter Claus klar, welchen Platz PowerPoint und Prezi in einer Präsentation haben und welchen Sinn Folien erfüllen. Erst die Botschaft, dann die Struktur und erst zum Schluss die Folien, das ist die richtige Reihenfolge. Denn erst zum Schluss kann man beantworten, wozu man genau diese Folie an genau jener Stelle im Vortrag benötigt.

Wer zum ersten Mal oder seit langer Zeit einmal wieder eine PowerPoint- oder Prezi-Präsentation erstellen muss, für den ist „PowerPoint und Prezi: Sehr gut präsentieren“ daher das Ratgeber-Buch der Wahl, um in die beiden Werkzeuge einzusteigen, und eine sinnvolle Ergänzung zum AHA-Effekt.

Schick mir mal die Präse

Die meisten Menschen denken über ihre PowerPoint-Datei, als sei sie ihre Präsentation. Ist sie nicht. Eine PowerPoint-Datei ist eine Datei.

Sie enthält visuelle Hilfsmittel, die die Präsentation unterstützen sollen. Im besten Fall. In den meisten Fällen enthält sie bloß eine Menge von Notizen, die dem Vortragenden helfen, nicht zu vergessen, was er sagen will.

Eine Präsentation dagegen ist das, was geschieht, wenn Sie vor Zuhörern stehen. Es umfasst, was Sie sagen, was Sie tun und was Sie zeigen. Insbesondere umfasst es Sie. Ohne Sie gibt es keine Präsentation.

Berücksichtigen Sie das, wenn Sie das nächste Mal an einer PowerPoint-Datei arbeiten.

PowerPoint „Ink to Shape“

PowerPoint unterstützt jetzt in Windows 10 und auf dem iPad Zeichenstifte. Damit ist es möglich, Folien mit Apple Pencil & Co oder notfalls mit dem Finger zu skizzieren. PowerPoint wandelt dabei auf Wunsch die Skizzen in „ordentliche“ Formen wie Kreise, Rechtecke, Pfeile etc. um, die dann wie normale PowerPoint-Objekte weiterbearbeitet werden können, um z.B. Farbe, Form und Position zu ändern.

Ich halte das für eine der nützlichsten Erweiterungen in PowerPoint seit langem, insbesondere für die Entwurfsphase und für die Erstellung visueller Folien.

Schneller Folien entwerfen

Wir reden uns seit Jahren den Mund fusselig: Startet die Vortragsvorbereitung analog. Überlegt euch erst, welche Folien ihr braucht und wie sie aussehen müssen, bevor ihr PowerPoint startet. Erst wenn ihr wisst, was ihr gestalten sollt, kann das effektiv und effizient klappen.

Vielleicht müssen wir das bald gar nicht mehr sagen. Die Stiftunterstützung ermöglicht es nämlich, den Entwurfsschritt zwar digital in PowerPoint, aber gefühlt trotzdem analog durchzuführen.

Der größte Gewinn dabei ist wohlmöglich, dass die Hürde der komplizierten Office-Benutzeroberfläche aus dem Spiel genommen wird. Tastatur und Maus waren nie ideal, um visuelle Folien zu gestalten. Das ist ein Grund dafür, dass es in PowerPoint stets einfacher war, Folien mit Bullet-Points zu überfüllen, als übersichtliche Visualisierungen zu gestalten. Es war für viele Nutzer schlicht kompliziert(er) zu visualisieren.

Mit der Stifteingabe ändert sich das. Ich muss nicht mehr suchen, wo ich eine bestimmte Form finde. Ich muss nicht mit der Maus jonglieren, um einen Kreis an der richtigen Stelle zu zeichnen. Ich zeichne ihn einfach. Und wenn ich ihn zu klein gezeichnet habe, ziehe ich ihn mit den Fingern einfach größer. Sehr intuitiv.

Zwar ist das nicht analog, aber es fühlt sich, zumindest mit dem Apple Pencil auf dem iPad Pro, wie Skizzieren auf Papier an.

Einfacher visualieren

Weil PowerPoint die Skizzen sofort und zuverlässig in saubere PowerPoint-Objekte wie Kreise, Pfeile, Rechtecke, Rauten etc. umwandelt, entstehen dabei Visualisierungen, für die sich niemand mehr zu schämen braucht (nicht dass das früher nötig gewesen wäre, aber Tatsache ist auch, dass vielen ihre Zeichenfähigkeiten peinlich sind).

Damit wird es viel einfacher, visuelle Folien zu gestalten als früher. War es früher auf dem PC mit Tastatur und Maus einfacher, Folien mit Bullet Points zu gestalten, ist es inzwischen auf dem Tablet mit einem Stift genau umgekehrt. Plötzlich ist es einfacher, Visualisierungen zu gestalten als Text auf Folien zu schreiben.

Ein natürlicherer Prozess

Visuelle Folien werden zur „natürlichen“ Herangehensweise. Weil nach der Umwandlung alles bearbeitbar ist, muss es aber nicht bei den Skizzen bleiben. Bilder ersetzen, exakter positionieren, Visualisierungen ergänzen, Weitergeben an die Grafikabteilung zur Überarbeitung, alles das ist unverändert möglich. Weil ich die Skizzen aber schon in PowerPoint vorliegen habe, entfällt der Schritt, alles noch einmal neu anlegen zu müssen.

PowerPoint hat mit den beiden Neuerungen Morph und Ink to Shape in der Bedienerfreundlichkeit zwei große Schritte vorwärts gemacht. Folien auf dem Tablet zu gestalten ist inzwischen mindestens so einfach, wenn nicht einfacher als auf dem PC, dabei viel natürlicher und es unterstützt den Nutzer besser als zuvor darin, visuelle Folien zu gestalten, die den Vortrag unterstützen statt ihn zu ersetzen.

PowerPoint Morph

Das war lange überfällig. Microsoft liefert in den nächsten Wochen mit PowerPoint Morph seine Version von Keynotes Magic Move-Folienübergang. Um Veränderungen zwischen zwei Folien zu animieren, berechnet PowerPoint dann selbst, wie sich die Objekte von der ersten Folie zu ihrem neuen Ort auf der zweiten Folie bewegen und/oder verändern müssen. Das spart viel Arbeit genau in den Situationen, in denen Animationen am nützlichsten sind. Microsoft selbst hat in diesem Video zwei gute Beispiele gezeigt.

Morph ist zunächst nur für Office Insider auf Windows-Systemen verfügbar, wird dann aber schrittweise auf alle Plattformen, auf denen PowerPoint verfügbar ist, erweitert, allerdings nur für Abonnenten von Office365.

Braucht man überhaupt Morph-Animationen?

Animationen sind selten notwendig – wie ja auch PowerPoint selbst selten notwendig ist. Wenn der rote Faden nicht stimmt, rettet ihn Technik nicht, erst recht nicht Animationen. Oft sind Animationen bloß Deko, die für Abwechslung sorgen sollen, die jedoch in Wahrheit das Publikum nur unnötig ablenken. Wenn ein roter Faden nicht ohne Animationen funktioniert, wird er durch Animationen normalerweise nicht gerettet. Aber wenn der rote Faden stimmt, dann können Animationen an den richtigen Stellen das Verständnis des Publikums erleichtern.

Welche Animationen aber sind nützlich? Die, mit denen ich gezielt Blicke lenken kann und die, mit denen ich Zusammenhänge klarer zeigen kann, als ich sie mit Worten beschreiben könnte, z.B. die Zerlegung eines Ganzen in seine Bestandteile, oder wie ein Detail im Kontext des großen Ganzen einzuordnen ist oder ein Detail, in das ich hineinzoome, um es analysieren zu können.

Bislang war es oft recht aufwändig, solche Animationen in PowerPoint zu gestalten. Mit Pfadanimationen, Skalierung o.ä. kann man so etwas manuell zusammenschustern, braucht dafür aber bisweilen Dutzende ineinandergreifende Einzelanimationen und entsprechend viele Klicks. Mit Morph geht es auf einen Klick, wenn man Anfangs- und Endzustand der Animation gestaltet. Das spart Zeit. Und genau das ist der Sinn von guten Werkzeugen. Unkreative Arbeiten so einfach wie möglich zu machen.

Ist PowerPoint jetzt das neue Prezi?

Ist aber diese Art von Animationen, bei denen ich in ein Detail hineinzoome nicht die Domäne von Prezi? Kann ich dann nicht gleich auf Prezi umsteigen?

Nein, denn Morph ist viel flexibler als Prezi. Prezi zwingt mich dazu, alle Inhalte auf einer großen Fläche anzuordnen. Das kann dann sinnvoll sein, wenn die räumliche Anordnung dieser Inhalte einen inhaltlichen Sinn ergibt, z.B. weil die Inhalte tatsächlich eine topographische Bedeutung haben wie etwa bei einem Maschinenbauplan, oder weil die topographische Anordnung etwas über die Beziehung der Inhalte untereinander verrät, etwa wenn man über „benachbarte“ Konzepte einer wissenschaftlichen Theorie spricht.

Oft jedoch gilt das gerade nicht. Dann ist gerade die Anordnung auf einer Fläche das, was die Präsentation unruhig macht, weil der Übergang in Prezi immer animiert werden muss, oder – schlimmer noch – er verwirrt sogar, weil die Anordnung keine inhaltliche Bedeutung hat. Das macht es gerade so schwer, Prezis konzeptionell sauber und inhaltlich angemessen zu gestalten.

Ein didaktisch nachvollziehbarer roter Faden darf auch mal springen, z.B. weil ich in der Zeit zurückspule oder nach vorne springe oder weil ich eine alternative Sichtweise erläutern möchte. Dafür ist es nicht notwendig, manchmal sogar „schädlich“, über eine Fläche zu zoomen. Ein einfacher Szenenwechsel ohne jede Animation wäre angemessen – so wie es im Fernsehen bei der überwältigenden Zahl der Filmschnitte gemacht wird. In Prezi ist das nur rudimentär vorgesehen und daher schwer bis unmöglich umzusetzen. In PowerPoint ist ein harter Schnitt leicht, weil es gerade dem Folienparadigma von PowerPoint entspricht.

Umgekehrt ist es mit PowerPoint Morph möglich, die Illusion einer großen Fläche wie bei Prezi zu erzeugen, ohne dass sie tatsächlich vorhanden wäre. Diese Illusion jedoch reicht. Es ist gar nicht notwendig, dass die Inhalte in meinem Werkzeug tatsächlich räumlich angeordnet sind. Der Betrachter muss, wenn es denn dem Verständnis dienlich ist, lediglich den Eindruck gewinnen, dass sie es sind – genau wie in einem guten Film die Schauspieler nicht im realen Leben verliebt sein müssen, um dem Publikum die Illusion eines verliebten Paares zu vermitteln.

Gleichzeitig liefert die Morph-Animation aber auch die Möglichkeit, beim Szenenwechsel die Szene zu verändern, so wie bei dem Planetenbeispiel in Microsofts Video. Ich muss auch nicht alles final nebeneinander anordnen, sondern kann etwas sich schrittweise entwickeln lassen, indem ich teilweise herauszoome, dabei neue Gegenstände ins Bild hole, andere verändere usw.

Insofern ist Morph in vielen Fällen sowohl das mächtigere als auch für Benutzer das konzeptionell einfachere Werkzeug.

Natürlich gilt, was für alles gilt, was auf der Leinwand passiert: Es sollte nicht vom Sprecher ablenken, wenn das nicht gezielt gewollt und didaktisch sinnvoll ist.

Mist, ich muss einen Vortrag halten und kann kein PowerPoint.

Neulich auf einer Party. Als sie erfuhr, dass ich Unternehmen berate, überzeugend zu präsentieren, klagte sie mir ihr Leid: „Ich habe mich für einen wichtigen Vortrag im nächsten Jahr gemeldet. Aber ich habe überhaupt gar keine Ahnung von PowerPoint.“

„Wie schön,“ sagte ich. „Das ist eine sehr gute Voraussetzung für einen tollen Vortrag.“ Sie dachte offensichtlich, ich meine das ironisch. Tat ich nicht.

Ich erklärte ihr, dass das vergleichbar sei mit jemandem, der ein Buch schreiben möchte, aber keine Ahnung von Word hat. Würde das Buch auch nur ein Quentchen spannender durch Word? Natürlich nicht.

Hilft Word dabei, Kapitel kenntlich zu machen, weil ich manches fett schreiben kann? Klar. Ist es nützlich, Seitenzahlen und ein automatisches Inhaltsverzeichnis zu haben? Natürlich. Kann ich ein spannendes Buch ohne Word schreiben? Sehr gut sogar.

Bei PowerPoint ist es ebenso. Es mag viele Situationen geben, in denen es nützlich ist. Notwendig ist es nie. Im Gegenteil.

PowerPoint hemmt sogar viele Menschen, die es nicht gewöhnt sind, Folien zu gestalten und als Unterstützung für Ihren Vortrag zu nutzen. Wenn sich diese Menschen an den PowerPoint-Vorträgen orientieren, die sie kennen (meist die von der üblen Sorte), schreiben auch sie viel Text auf die Folien – die vermeintlich „wichtigen“ Punkte.

Und dann? Steht es einmal drauf, wird es zum Fahrplan der Präsentation. Dann stehen sie vor Publikum und müssen sich an diesen Fahrplan halten. Punkt für Punkt. Das versteift.

Dabei sind diese Menschen eigentlich ganz lockere Typen. Sobald eine Nachfrage kommt, auf die sie frei antworten müssen, wird der Vortrag lebhaft. Sie erzählen Anekdoten, erklären mit Händen und Füßen, lächeln … Und nach der Zwischenfrage? Geht es unbeholfen weiter mit dem Bullet-Point-Fahrplan.

Es gibt viele Situationen, in denen eine Folie hilfreich ist. Bilder, für die ich viele Worte bräuchte, um sie zu beschreiben. Emotionen, die ich manchmal mit einem Bild schneller auslösen kann als mit einer Geschichte. Oder komplexe Zusammenhänge, die durch eine Animation viel leichter zu erfassen sind als mit Worten.

Aber deswegen muss ich mich nicht durch PowerPoint hemmen lassen, wo es nicht nötig ist. Und schade wäre es, wenn man sich in der Vorbereitung hemmen lässt, einen interessanten roten Faden zu spinnen, nur weil man glaubt, dass man den Vortrag als typische PowerPoint-Präsentation gestalten muss. Muss man nicht.

Wer keine Ahnung von PowerPoint hat, sollte das zu seinem Vorteil nutzen. Der Blick ist dann nicht eingeschränkt auf das, was in PowerPoint „üblich“ oder „machbar“ ist, sondern er darf frei wandern.

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Dr. Michael Gerharz

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