Es kann losgehen. Sie haben sich sorgfältig vorbereitet, einen fesselnde Story und tolle Folien. Beamer an! Nur: leider passt der Adapter nicht. Erst Hektik, dann Panik, gefolgt von verzweifelten „Ähs“ und „Öhs“. Vermeiden Sie diesen Last-Minute-Stress, indem Sie sich eine sorgfältige Checkliste machen, auf der Sie alles abhaken, was Sie für Ihren Vortrag brauchen.
Ich muss zugeben, mein Ausblick ist wirklich nicht schlecht. Aus dem 23. Stock habe ich einen wunderschönen Blick auf den Park und den Rhein, besonders jetzt im Frühling, wo alles grünt und blüht. Als mich neulich eine Besucherin fragte, wie ich mich bei dem schönen Ausblick denn überhaupt auf die Arbeit konzentrieren könne, habe ich erst gelächelt. Und dann gedacht: Ja, warum eigentlich?
Der Grund dafür liegt in unserem Gehirn. Genauer gesagt im Hippocampus, unserem Neuheitsdetektor. Wenn wir etwas Neues, oder etwas Ungewöhnliches sehen, schüttet der Hippocampus Dopamin aus, was wiederum zu einem besseren Abspeichern im Gedächtnis führt. Wenn wir uns an etwas gewöhnt haben, bleibt dieses “Doping” aber aus. Deshalb dringt das, woran wir uns gewöhnt haben, manchmal nicht mehr in unsere Wahrnehmung vor.
Was uns im Allgemeinen vor einer Reizüberflutung schützt, kann aber auch dazu führen, dass wir die Bäume vor lauter Wald nicht mehr sehen. Das kennt jeder, der schon mal eine akademische Abschlussarbeit oder einen ausführlicheren Bericht geschrieben hat: Wir haben mit größter Sorgfalt geschrieben, korrekturgelesen, Fehler beseitigt, noch mal gelesen und noch mal gelesen. Liegt das Werk dann gedruckt vor uns, springt er sofort ins Auge – dieser heimtückische letzte Tippfehler. Wir hatten den Text so oft gelesen, dass wir ihn einfach nicht mehr gesehen haben.
Egal ob Text oder Präsentation, das Problem ist: Unser Publikum sieht die Präsentation nicht mit unserem Gewohnheitsfilter, sondern zum ersten Mal. Und deshalb fallen ihm auch die Schnitzer und Fehler auf, die wir nicht mehr wahrnehmen.
Um Ihren Gewohnheitsfilter zu umgehen, müssen Sie Ihr Gehirn denken lassen, Sie lesen den Text oder sehen die Präsentation zum ersten Mal. Hier sind drei Tipps, wie Sie Ihre frischen Augen zurückgewinnen:
Manchmal reicht es schon, den Vortrag oder den Text für ein paar Tage beiseite zu legen. Dann können Sie die nötige Distanz zurückgewinnen, um in die Rolle eines unvoreingenommenen Betrachters zu schlüpfen.
Manchmal hilft auch ein visueller Wechsel oder ein Umgebungswechsel. Wenn ich beispielsweise merke, dass ich einen Text im Texteditor nicht mehr unvoreingenommen lesen kann, setze ich ihn ins Layout oder drucke ihn aus. Wenn ich sehe, wie mein Text final dargestellt werden wird, fällt es mir leichter, mich in die Rolle eines neuen Lesers zu versetzen.
Gehen Sie die Präsentation zum Beispiel vor Ihrem Kollegen im Nachbarbüro auf seinem PC durch oder klicken Sie sich einmal im Vortragsraum durch Ihre Folien hindurch. Sie können die fertige Präsentation inklusive Folien und Sprechtext oder Stichpunkte auch einmal ausdrucken, um sie in der Mittagspause entspannt auf der Parkbank zu lesen. Dabei fallen Ihnen garantiert kleine Fehler oder Unstimmigkeiten auf, die Sie vorher nicht mehr sehen konnten.
Es schadet außerdem nie, einen Außenstehenden – einen Kollegen, einen Freund, Ihren Partner – Ihren Text oder Ihre Präsentation einmal probelesen zu lassen.
[Foto: CC-BY Flickr/Clemens v. Vogelsang]
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„Wie bitte?” empörte sich meine Tochter. „Wieso soll denn ein Loch das Beste sein, das mir passieren konnte.“ Kurz zuvor hatte sie „aus Versehen“ ein Bild zerstört, das sie mit Aquarellstiften malte. An einer Stelle, die besonders leuchtend rot werden sollte, hatte sie so lange mit den feuchten Stiften gemalt, bis das Papier riss.
Die Enttäuschung war riesig. Und sie wurde noch verstärkt durch meinen „blöden“ Erwachsenenratschlag, dass man aus Fehlern lerne. Ich hatte ihr gesagt, es sei doch gut, dass ihr das mit dem Loch jetzt passiert sei. Denn nun wisse sie ja, dass man mit feuchten Stiften besser aufpassen müsse.
Plötzlich erhellte sich ihr Blick: „Nein, Papa, ich weiß: ich mache einfach noch mehr Löcher in das Papier. Dann wird es ein Fensterbild, durch das die Sonne schön scheinen kann.“
Aus Fehlern lernt man nicht nur. Man kommt auch auf ganz neue Ideen.
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Drei vermeintliche PowerPoint-Weisheiten – und was sie wirklich bedeuten:
Jede Folie braucht einen Titel Weil Sie Ihre Gedanken nicht klar genug auf den Punkt bringen, müssen Sie dem Publikum noch einmal eine Zusammenfassung liefern.
Texte sollten schrittweise eingeblendet werden Weil Sie keine Zeit für nützliche Visualisierungen hatten, schreiben Sie einfach all Ihre Gedanken auf die Folie; damit das Publikum davon nicht erschlagen ist, blenden Sie den Text schrittweise ein.
Jede Präsentation braucht eine Agenda Weil Sie keine Kernbotschaft haben, auf die Sie mit einer nachvollziehbaren (und spannenden) Struktur zusteuern können, müssen Sie für das Publikum Wegweiser in Form einer Agenda aufstellen, selbst wenn der Vortrag nur 15 Minuten dauert.
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Präsentationen sind immer “live” und damit fehleranfällig. Es gibt normalerweise kein Playback, dass vor gelegentlichen Patzern schützt. Selbst wenn man seine Präsentation super-sorgfältig vorbereitet hat, selbst wenn man die Präsentation bis zum St. Nimmerleinstag geübt hat, wird es immer wieder Situationen geben, in denen Unvorhergesehenes passiert oder in denen man die falschen Worte zur falschen Zeit sagt. Das ist umso wahrscheinlicher, je freier man vorträgt und je weniger man sich an vorformuliertem Text orientiert.
Natürlich gilt das nicht nur für Präsentationen; eine Menge anderer Vortragender kennt dasselbe Problem. So sind z.B. selbst die besten Musiker nicht davor gefeit, falsche Töne zu spielen, erst recht wenn sie improvisierte Musik spielen. Miles Davis, einer der großen Jazz-Improvisatoren, hatte dazu jedoch folgendes zu sagen:
„When you hit a wrong note, it’s the next one that makes it good or bad.“
Was einen guten von einem großartigen Vortragenden unterscheidet ist demnach die Fähigkeit, die Kontrolle zu behalten, selbst wenn Unvorhergesehenes passiert. Miles Davis war mit Sicherheit einer der großartigsten Musiker der Jazzgeschichte. Vielleicht waren andere Trompeter technisch noch versierter, aber Miles Davis wusste, wie man den richtigen Ton zur richtigen Zeit spielt… und wie man die Situation kontrolliert, wenn man doch einmal die falsche Note gespielt hat. Sein Verständnis für seine Materie, die Jazzmusik, war so tief, dass er unvorhergesehene Situationen auch live auf der Bühne meist souverän auflösen konnte – und damit bisweilen gerade aus einer “eigentlich” falschen Note eine großartige neue Melodie erschuf.
Was können wir von Miles Davis’ Zitat für unvorhergesene Situationen während einer Präsentation lernen?
1. Keine Panik.
Wie Miles sagt: es ist noch nichts verloren. Die Chancen stehen nicht schlecht, dass die Zuhörer noch gar nicht bemerkt haben, dass etwas schief gelaufen ist. Es gibt also noch keinen Grund zur Panik.
2. Nichts anmerken lassen.
Nicht selten ist es für den Vortrag völlig egal, was da gerade schief gegangen ist. Niemand außer dem Vortragenden selbst weiß ja, was eigentlich geplant war. Solange also nicht ganz offensichtlich etwas schief gelaufen ist, interessiert es das Publikum wahrscheinlich überhaupt nicht, dass überhaupt etwas schief gelaufen ist. Am besten ist es dann, sich erst gar nichts anmerken zu lassen und einfach mit dem nächsten Punkt fortzufahren. Das schlimmste was man stattdessen tun könnte, wäre eine – eigentlich überflüssig – Entschuldigung hastig aufzusagen. Das wirkt alles andere als souverän.
Sollte allerdings doch einmal etwas größeres schief gelaufen sein, dann hilft nur …
3. Kreativ sein und Improvisieren.
Die Reaktion hängt hier sicher von der Situation ab. Fehler kann man auch ruhig zugeben und mit einem kurzen “Sorry” korrigieren. Punkte, die man vergessen hat, kann man einfach nachschieben indem man Wendungen wie “Lassen Sie mich noch einen wichtigen Punkt ergänzen” verwendet (Vermeiden sollte man natürlich auch dann die “Ich-hab-da-was-vergessen”-Floskeln).
Wenn die Technik verrückt spielt, muss man in der Lage sein, den Vortrag trotzdem weiter zu halten. Im einfachsten Fall versagt lediglich die Fernbedienung für den Beamer und man muss häufiger zum Laptop gehen, um die nächste Folie einzublenden. Für den schlimmsten Fall, der Beamer oder der Laptop fällt aus, hilft bei aller Improvisation nur eine erstklassige Vorbereitung.
4. Üben.
Improvisation ist eine eigenständige Kunst, jedoch kein Geheimnis. Wie alle Künste kann man auch Improvisieren üben (ein Genie muss man ja nicht werden). Dazu sollte man beim Üben und Vorbereiten der Präsentation gelegentlich gezielt das Improvisieren üben. D.h. man sollte sich nicht jedes Mal unterbrechen und von vorne beginnen, wenn beim Üben etwas schief läuft, sondern hin und wieder auch testen, wie man reagiert hätte, wenn dieser Fehler in einer “live”-Situation passiert wäre. Schon nach wenigen Malen wird man so sehr viel sicherer im Umgang mit unvorhergesehenen Situationen. Natürlich hilft es auch, nicht immer nur im stillen Kämmerlein zu üben, sondern einen Probelauf vor ein paar Freunde oder Kollegen zu halten.
Es gibt also keinen Grund, Angst vor unvorhergesehenen Situationen zu haben! Wer seine Vorträge vorher sinnvoll übt, kann auch weiterhin auf ein Playback verzichten.
P.S. Wer Jazzmusik und Improvisation mag, wird vielleicht den folgenden Konzertmitschnitt des atemberaubenden Sängers Bobby McFerrin mögen. Bobby McFerrin, vielen bekannt durch seinen Hit “Don’t worry, be happy”, ist ein wahres Genie des improvisierten Gesangs. Während seiner Auftritte bindet er oft das Publikum ein – und provoziert dadurch geradezu unvorhergesehene Situationen. Viel Spaß:
