Der flexible und innovative Service

Wir bieten Ihnen überall und jederzeit individuellen Service. Unsere Mitarbeiter sind berühmt für ihre Flexibilität. Selbst in größten Stress-Situationen bewahren sie einen kühlen Kopf. Mit innovativen Methoden erledigen sie jeden Auftrag zuverlässig, selbst wenn es einmal etwas holprig wird. Durch modernste Ausrüstung garantieren wir stets perfekten Service.

Und warum, bitte schön, wenn Sie so flexibel und innovativ sind, werden Sie dann nicht einfach konkret und erzählen ein Beispiel? Dann könnte man sich unter diesen Floskeln nämlich auch etwas vorstellen und müsste nicht rätseln, was genau Sie mit »flexibel«, »innovativ« und »modern« eigentlich meinen.

Mit anderen Worten: erzählen Sie doch einfach eine kleine Geschichte; z.B. eine Anekdote aus Ihrem Kundenalltag, die exemplarisch zeigt, wie Sie all die oben genannten abstrakten Eigenschaften konkret umsetzen. Dann wird der Vortrag auf einmal nicht mehr beliebig und austauschbar, sondern konkret und einprägsam, weil man sich in Ihre Projekte hineinversetzen kann. Statt des Gelabers von oben z.B. mit diesem »Alltagsbeispiel«:

Gibt es nach diesem Beispiel noch Zweifel, dass der Mitarbeiter flexibel ist und in jeder Situation kühlen Kopf bewahrt? Vielleicht sind Ihre Produkte oder Ideen nicht ganz so actionreich wie der Alltag von James Bond, aber auch Sie haben doch schon einiges erlebt. Erzählen Sie es einfach. Welcher Auftrag war besonders knifflig? Welcher besonders ungewöhnlich? Und welcher besonders zeitkritisch?

Aber was, wenn dieses Beispiel nicht die ganze Bandbreite Ihres Angebots beschreibt? Dann verallgemeinern Sie – aber eben nach der Geschichte. Indem Sie zuerst konkret und erst danach abstrakt werden, geben Sie Ihrem Publikum die Chance, zu verstehen, was Sie unter »flexibel« und den ganzen anderen Klischee-Adjektiven verstehen.

Und wenn Sie schon einmal dabei sind: Warum sagen Sie dann nicht gleich, was Sie wirklich besonders macht, anstatt diese ununterscheidbaren Klischeewörter zu verwenden, die jeder Ihrer Wettbewerber (noch schlimmer: jedes Unternehmen überhaupt) genau so verwenden könnte? James Bond »behält auch unter Kugelhagel die Ruhe«. Dass er »flexibel« ist, ist dann doch wohl selbstverständlich.

(Dieser Artikel ist ein Beitrag zur Blogparade Jahr der ungewöhnlichen Formulierung von Kerstin Hoffmann)

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Das Internet ist ein furchtbar komplexes Gebilde. Erklärt ist es jedoch ziemlich einfach, nämlich so (spannend wird’s ab ca. 1:30 min):

Warum funktioniert dieses (zugegeben schon etwas ältere) Video der Maus so gut?

Weil es konkret ist. Weil es mit Bildern aus dem (damaligen) Alltag der Zuschauer arbeitet, mit denen sie die abstrakten Konzepte leicht in ihren Erfahrungsschatz übersetzen können. Und weil nicht alles auf einmal, sondern schön der Reihe nach erklärt wird. Dabei bleibt es bei aller Vereinfachung stets fachlich korrekt.

Experten tun sich dagegen oft schwer, über ihr Thema einfach und (für Nicht-Experten) verständlich zu sprechen. Die Angst vor zu starker Vereinfachung verführt dazu, in Fachausdrücken hängen zu bleiben und zu viele Details zu erzählen.

Wie es besser geht, macht die Sendung mit der Maus seit Jahrzehnten vor – mit Hilfe von konkreten Beispielen, Geschichten und Analogien; und mit Klardeutsch. Nicht verstanden zu werden, darf nämlich nie eine Option sein.

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In dieser dreiteilligen Artikelserie gebe ich Tipps, Ihre bestehende Präsentation so zu verbessern, dass Ihr Publikum Ihre Botschaft versteht, Ihnen aufmerksam zuhört und sich die Kernaussage auch merkt.

Strichmännchen hinter Rednerpult

Nach meinen Ratschlägen aus den letzten beiden Wochen, haben Sie Ihre Präsentation möglicherweise von überflüssigem Ballast befreit und in eine spannende Struktur gebracht. Jetzt könnten Ihre Zuhörer noch ein paar Anker gebrauchen, mit denen Sie sich Ihre Botschaft besser merken können. Ich frage also weiter:

Warum sind Sie eigentlich selbst von Ihrer Idee begeistert?

Immerhin beschäftigen Sie sich intensiv mit Ihrem Vortragsthema. Das würden Sie nicht tun, wenn Ihnen das keinen Spaß bereiten würden und wenn Sie keinen Sinn darin sehen würden.

Hatten Sie vielleicht ein Schlüsselerlebnis?

Vielleicht der Moment, an dem Sie erkannt haben, dass alle anderen Lösungen aus einen einfachen Grund nicht funktionieren. Oder ein Erlebnis im Bus, das Ihnen einen ganz neuen Anwendungsfall für Ihr Produkt gezeigt hat. Oder ein Zitat, das Ihnen die Augen geöffnet hat.

Warum scheuen Sie sich dann, auch Ihrem Publikum davon zu berichten?

Ich weiß, Ihre Präsentation soll seriös wirken und Ihr Publikum verlangt handfeste Argumente. Und in der Tat sind Fakten wichtig, um Ihre Glaubwürdigkeit zu stützen. Aber merken kann sich diese Fakten ohnehin keiner. Sehr gut merken kann man sich aber überzeugende Geschichten, denn sie erleichtern es Ihren Zuhörern, Ihre Ideen zu verbildlichen und sie in Ihre Gedankenwelt einzuordnen.

Warum bringen Sie also die Fakten nicht durch Geschichten in einen Kontext, der für Ihre Zuhörer relevant ist?

Nicht dass Sie mich falsch verstehen: Ihre handfesten Argumente sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Präsentation, aber verstehen Ihre Zuhörer wirklich bei allen Ihren Argumenten unmittelbar, welche Bedeutung sie für Ihr Problem haben. Vielleicht hilft dabei aber das ein oder andere Bild, die ein oder andere Geschichte oder ein Beispiel aus der Praxis. Wenn Sie jetzt einwenden, dass Sie doch schon Beispiele nennen, frage ich zum Abschluss:

Nehmen Sie sich denn auch die Zeit, Ihre Beispiele zu erläutern?

Machen Sie eine Geschichte daraus. Sagen Sie nicht “Zum Beispiel A, B, C”, sondern nehmen Sie sich eines dieser Beispiel heraus und erläutern es ausführlicher, zeigen wie Ihre Argumente sich dort auswirken; welche überraschenden Ergebnisse sich vielleicht gerade in diesem Beispiel zeigen. Das kann man sich merken, die einfache Aneinanderreihung vieler nur aufgezählter Beispiele dagegen nicht.

Und wie kommen Sie nun von Ihrer bestehenden Präsentation dahin? Im Grunde reichen diese drei Schritten:

  1. Sammeln Sie Beispiele, Geschichten oder Bilder, die Ihre Argumente veranschaulichen.
  2. Wählen Sie die besten aus, das sind vielleicht am Ende zwei oder drei.
  3. Nehmen Sie sich in Ihrer Präsentation die Zeit, diese Beispiele auch zu erläutern (natürlich spannend mit den Empfehlungen der letzten Woche).

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Vorher-Nachher: Mitarbeitermotivation

Mit dieser Folie wollte ein Machinenbauer seine Mitarbeiter auf mehreren Infoveranstaltungen motivieren, noch stärker als bisher auf die Arbeitsqualität zu achten und im Rahmen einer Qualitätsoffensive Verbesserungsvorschläge zu entwickeln.

Vorher-Folie: Projekt Qualitätsoffensive

So recht motivierend wirkt die Folie jedoch nicht – und dafür gibt es vor allem einen Grund: sie ist viel zu abstrakt. Was bedeuten denn 6,3% Nachlaufkosten? Die eigentliche Motivation der Mitarbeiter geschieht höchstens indirekt, und zwar durch eine Ermahnung: „Damit sind wir aber noch nicht am Ziel“. Auch die Begründung mit dem Anspruch der Qualitätsführerschaft wirkt wie ein Selbstzweck.

Wir haben uns letztlich entschieden, die Ansprache der Mitarbeiter völlig umzukrempeln und gar nicht mit Geschäftszielen zu argumentieren. Anstatt zu ermahnen, sollte die neue Gestaltung motivieren und anspornen, und zwar mit den Leistungen, die bereits erzielt wurden. Das klare Ziel der Folien sollte sein, die Mitarbeiter zum Handeln und Mitdenken anzuregen. Beispielhaft zeige ich das für die Veranstaltung der Azubis.

Nachdem zum Einstieg deutlich gemacht wird, welchen (negativen) Einfluss Qualitätsmängel auf das Unternehmen haben, wird sofort gelobt, dass in den vergangenen zwei Jahren die Qualität drastisch verbessert und die Hälfte der Reklamationskosten eingespart werden konnte. Das gelang nur deshalb, weil die engagierten Mitarbeiter ihre Ideen und Beobachtungen nicht für sich behalten haben, sondern in 20 Projekten echte Verbesserungen entwickelt haben.

Nachher 1: Jede Reklamation kostet GeldNachher 2: 20 Projekte in 2 Jahren

Der Clou bei der Präsentation besteht nun darin, echte Stories mit echten Gesichtern zu erzählen. Auf den folgenden Folien werden nämlich beispielhaft einige der Verbesserungsvorschläge erzählt und Fotos von den Ideengebern gezeigt – in diesem Fall von Azubis:

Nachher 3: Annette Krämer: 15.000€Nachher 4: Jürgen Hochfeld: 120.000€
Nachher 5: Maria Kreutzmann: 23.000€Nachher 6: Und du?

Auf diese Weise können sich die Mitarbeiter viel leichter mit der Qualitätsoffensive identifizieren. Sie kennen die Personen, die die Ideen entwickelt haben und können anschließend mit ihnen reden („Wie hast du das gemacht?“). Gleichzeitig werden die Ideengeber gelobt und damit gute Leistung belohnt. Es wird sichtbar, dass Engagement im Unternehmen nicht einfach verpufft, sondern echte Wirkung und Anerkennung erzielt.

Das Wichtigste jedoch ist, dass das abstrakte Projekt Qualitätsoffensive in viel anschaulichere einzelne Geschichten verpackt wird, die einen unmittelbaren Bezug zum Arbeitsalltag der Mitarbeiter haben. Die beispielhaften Geschichten wirken dabei gleichzeitig als Ideenanstoß und zeigen, wie einfach es sein kann, selbst etwas zu tun. Die letzte Folie mit der Frage „Und Du?“ ist schließlich die explizite Aufforderung, dies auch zu tun. Natürlich darf auch das keine Ermahnung sein, sondern sollte Aufmunterung sein: „Wenn Du eine Idee hast, dann erzähl’ Sie uns! Wir hören zu!“.

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Wo kommt eigentlich das ganze Zeug her?

 

Logo von

Ein Video über den modernen Konsumrausch macht seit einiger Zeit einen ziemlichen Wirbel im Internet: The Story of Stuff von Annie Leonard. Unabhängig davon, ob Sie in der Sache zustimmen oder nicht, zeigt das Video, wie man mit extrem einfachen Mitteln in einer Präsentation eine enorm große Wirkung erzielen kann. Am besten sehen Sie sich das Video einmal an, bevor Sie weiterlesen (dauert ca. 20 min).

Das Tempo ist ziemlich hoch. Trotzdem kann man sehr gut folgen und mit ziemlicher Sicherheit können Sie nachher die Kernaussagen auch wiederholen. Wie gelingt das?

Vor allem hat Annie Leonard eine klare Botschaft, nicht nur für die Präsentation als Ganzes (“You cannot run a linear system on a finite planet”), sondern auch für jeden einzelnen Teil der Präsentation (z.B. “toxics in, toxics out”). Die gesamte Geschichte entwickelt sie an diesem einfachen Diagramm:

Verarbeitungskette für Produkte: Förderung, Produktion, Vertrieb, Konsum, Entsorgung

Das Diagram symbolisiert die Verarbeitungskette (“linear system”) Förderung, Produktion, Vertrieb, Konsum und Entsorgung, die ein Produkt durchlebt. Es zeigt das “Big Picture”, das jederzeit als Orientierungshilfe die einzelnen Details einzuordnen hilft. Die Einfachheit der Sprache und der Bilder erlaubt dazu eine enorme Informationsdichte, die in einem typischen PowerPoint-Vortrag mit Bullet-Points jeden Zuhörer überfordern würde.

Mutter hält ihr Baby auf dem Arm

Besonders wirkungsvoll ist auch, wie Leonard ihre Statistiken und Fakten durch konkrete Beispiele veranschaulicht, etwa den Tagesablauf eines typischen Amerikaners, die vergifteten Kissen, auf die man seinen Kopf jede Nacht bettet oder die Mutter, die ihr Kind vergiftet, weil Muttermilch zu den am stärksten mit Chemikalien belasteten Nahrungsmitteln zählt.

Fabrik: Wenn Gift zur Produktion verwendet wird, kommen am Ende auch giftige Produkte heraus

Die Zahlen selbst haben nur die Aufgabe, die Glaubwürdigkeit ihrer Aussagen zu untermauern. Die eigentliche Botschaft transportiert Leonard aber über diese alltäglichen Beispiele. Und durch die einfachen Zeichnungen bekommt die Präsentation einen fast schon niedlichen Charme, der im Kontrast zu den drastischen Aussagen seine Wirkung nicht verfehlt.

Falls das für Sie alles sehr nach den sechs Prinzipien der Heath-Brüder aus ihrem Buch Was bleibt? klingt, dann liegen Sie damit nicht falsch. “The Story of Stuff” ist eine geradezu schulbuchmäßige Umsetzung dieser Prinzipien. Klar, Annie Leonard formuliert bewusst überspitzt und einige Fakten werden dabei wohl etwas gedehnt. Bilden Sie sich daher inhaltlich Ihre eigene Meinung, aber von der Art der Präsentation kann man in jedem Fall einiges lernen.

Links zu dem Thema
Kritische Analyse des Videos
Artikel bei Presentation Zen 

 

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Dr. Michael Gerharz

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