Qualitätssicherung in Workshops

Früher habe ich zu Beginn meiner Workshops Regeln auf ein Flip-Chart geschrieben. Eine dieser Regeln war „keine Elektronik“.

Darauf verzichte ich schon lange, weil es für mich vollkommen überflüssig ist. Es kommt praktisch nicht vor, dass jemand sein Smartphone benutzt, nicht einmal dann, wenn es sichtbar auf dem Tisch liegt. Und käme es vor, wäre das für mich eine sehr wichtige Qualitätskontrolle. Wenn jemand in meinem Workshop sitzt und findet, dass seine geistige Anwesenheit woanders besser aufgehoben wäre, dann weiß ich, dass ich etwas falsch gemacht habe.

Ein guter Workshop ist einer, bei dem die Teilnehmer gar nicht erst an ihr Smartphone, Tablet oder Laptop denken, weil sie so präsent sind, dass in diesem Augenblick nichts spannender, nichts wichtiger ist als mitzuarbeiten. Dass das gelingt, ist ureigenste Aufgabe des Workshop-Leiters und kann nicht durch eine „Regel“ an die Teilnehmer delegiert werden. Relevanz und Aufmerksamkeit kann man nicht befehlen. Relevanz muss man sich erarbeiten und Aufmerksamkeit verdienen.

Wozu eigentlich Folien?

Es gibt nur einen vernünftigen Grund dafür, dass Menschen in einem Raum zusammenkommen, um einem anderen Menschen bei einer Präsentation zuzuhören: Die Präsenz des Vortragenden fügt etwas hinzu, dass durch den reinen Inhalt und die Darstellung auf den Folien alleine nicht transportiert werden kann.

Der Grund für eine Präsentation vor Menschen ist der Redner.

Wäre das nicht so, könnte man genauso gut ein Dokument verschicken.

Welche Rolle spielen also Folien? Dokumentation des Gesagten? Gedankenstütze für den Redner? Unterstreichung dessen, was er sagt?

Nein. Nichts davon. Als Dokumentation des Gesagten, also als Handout, müssen Folien viel Text enthalten und schaden daher im Vortrag. Folien, die Gedankenstütze für den Redner sind, lenken die Zuhörer bloß vom Redner ab. Dafür gibt es sinnvollere Optionen. Als Unterstreichung dessen, was der Redner sagt, sind Folien unnötig, wenn der rote Faden stimmt und wenn der Redner artikuliert und betont vorträgt.

Wofür also dann Folien? Nicht für den Vortragenden, sondern für die Zuhörer. Eine Folie ist für die Zuhörer dann sinnvoll – und nur dann – wenn sie dem Vortrag etwas hinzufügt, was ich als Redner nicht oder nicht so gut liefern kann. Eine Folie brauche ich im Vortrag z.B. dann, wenn sie etwas konkret sichtbar macht, was durch meine Worte abstrakt bliebe, weil es sich die Zuhörer nicht vorstellen können. Ich brauche sie, wenn sie einen Vergleich zwischen Größen begreifbar macht, der durch die reine Beschreibung vage bliebe. Ich brauche sie, um Emotionen auszulösen, für die ich – wollte ich sie mit einer Geschichte auslösen – erheblich länger bräuchte, um sie auszulösen. Ich brauche sie, wenn sie etwas klarer machen, als ich es mit Worten beschreiben könnte. Ich brauche sie, um etwas nachzuweisen, was man mir sonst nicht glauben würde.

Drei Fragen hat jeder Zuhörer: Betrifft mich das? Glaub’ ich das? Versteh’ ich das? Wenn eine Folie hilft, eine dieser drei Fragen besser zu beantworten, als es durch meinen mündlichen Vortrag möglich wäre, dann sind Folien (oder ein anderes Medium) sinnvoll. Sonst nicht.

Let’s Talk: Die YouTubisierung der Präsentation

Heute zu Gast bei Let’s Talk: Peter Claus Lamprecht, Präsentationsberater und Autor des Buches „PowerPoint und Prezi: Sehr gut präsentieren“.

Wir haben uns darüber unterhalten, wie Facebook, Instagram und YouTube die Präsentationswelt beeinflussen, warum die Zuhörer heute vorformulierte Entscheidungen erwarten und weder Geduld noch Zeit zum Selberdenken und Selber-in-ein-Thema-vertiefen haben, warum deshalb Vertrauen in den Redner immer wichtiger wird, warum Prezi fernsehmäßiger als PowerPoint wirkt, ob PowerPoint oder Prezi überzeugender sind und … ach, am besten hören Sie selbst rein …

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Zeugenaussagen

Wenn Sie nach einem Autounfall 10 Augenzeugen danach fragen, was sie gesehen haben, werden Sie 10 verschiedene Versionen des Unfallhergangs hören, möglicherweise gar widersprüchliche. Obwohl keiner der 10 Augenzeugen gelogen hat. Niemand hat versucht, Sie zu täuschen. Jeder hat bloß die Wahrheit wiedergegeben, die er erlebt hat.

Glauben Sie nicht, dass das im Vortragsraum anders wäre. Sie sollten nicht davon ausgehen, dass das, was Sie sagen, so ankommt, wie Sie es meinen. Sie sollten nicht einmal davon ausgehen, dass das, was Sie sagen, auch so gehört wird, wie Sie es sagen. Dass das, was Sie zeigen, auch so gesehen wird, wie Sie es sehen. Dass das, was ein Zuhörer morgen über Ihren Vortrag sagt, dem entspricht, was er heute gehört hat.

Jeder Zuhörer hat seine eigene Realität. Er ordnet Neues in diese Realität ein und schlussfolgert deshalb möglicherweise etwas ganz anderes als Sie. Weder Sie noch er machen dabei einen Fehler. Es ist lediglich eine Gegebenheit, mit der wir als Vortragende umgehen müssen.

Deshalb ist es so wichtig, diese Realität zu verstehen und sich bei der Vortragsvorbereitung zu fragen: Was wissen die Zuhörer, was glauben sie, was beschäftigt sie? Können sie die Menge an Informationen und Folien verarbeiten? Können sie richtig einordnen, was ich erkläre?

Sie können nicht garantieren, dass das, was Sie zu sagen haben, auch so ankommt, wie sie es sagen (geschweige denn meinen). Aber sie können die Wahrscheinlichkeit dafür erhöhen.

Wo sind Sie während Ihres Vortrags?

Wo sind Sie geistig während Ihres Vortrags? Bei Ihren Zuhörern? Zu 100%? Oder bei Ihrem Thema? Oder Ihren eigenen Interessen? Dem nächsten Kunden? Der knappen Zeit, die Ihnen bleibt, um nach dem Vortrag den Zug zu erwischen? Der Frage, was das Publikum wohl zu Ihrem Vortrag twittert?

Die Zuhörer spüren es, wenn sie voll und ganz bei Ihnen sind. Wahrscheinlich können sie es nicht einmal benennen, aber spüren können die Zuhörer, wenn jetzt im Augenblick nichts für Sie wichtiger ist als die Zuhörer und ihre Bedürfnisse.

Darf man „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“ sagen?

Darf man „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“ sagen? Klar, wenn man es ehrlich meint.

Aufmerksamkeit ist begrenzt. Schon alleine, weil der Tag nur 24 Stunden hat. Die Terminkalender sind voll, die Menge interessanter Themen länger als der Tag Zeit bietet. Wenn jemand seine Aufmerksamkeit gerade mir zur Verfügung stellt, dann ist das nicht unbedingt selbstverständlich.

Bei jemandem, der ein materielles Geschenk macht, bedankt man sich ganz selbstverständlich. Warum nicht auch bei immateriellen Geschenken, zumal so etwas wertvollem wie Zeit?

Meinen Sie wirklich „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“?

Allerdings: Die wenigsten meinen, was sie sagen, wenn sie „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“ sagen. Sie sagen es, weil ihnen nichts besseres einfällt.

Das wiederum ist unhöflich. Sehr sogar. Es zeigt mir, dass es dem Sprecher gar nicht um mich ging. Erst recht, wenn er sich in seinem Vortrag in Wirklichkeit gar nicht um meine Aufmerksamkeit bemüht hat, sich offensichtlich keine Mühe um einen spannenden roten Faden gemacht hat. Schlimmer noch. Diejenigen, die sich für die Aufmerksamkeit bedanken, sind oft gerade diejenigen, die gar keine Aufmerksamkeit hatten. Wofür bedanken sie sich also? So etwas nervt.

Es gibt bessere Schlusssätze

Umgekehrt wissen diejenigen, die die Aufmerksamkeit ihres Publikums während des ganzen Vortrags aufrecht erhalten haben, normalerweise besseres zu sagen, als „Vielen Dank dafür“, z.B. einen Satz, der Hoffnung macht. Oder einen, der motiviert. Oder einen, der den Küchenzuruf noch einmal ins Gedächtnis pflanzt.

Aber verboten? Nein, verboten ist es sicher nicht, „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“ zu sagen. Nicht wenn man spürt, dass es ehrlich gemeint ist. Dass da jemand echt dankbar ist, z.B. für die Chance, die neue Geschäftsidee präsentieren zu dürfen.

Aber dennoch, wenden manche ein, weiß ich ja gar nicht, ob ich die Aufmerksamkeit überhaupt hatte, weswegen der Satz sinnlos und heuchlerisch sei. Im Ernst? Haben Sie denn nicht mit dem Publikum interagiert? Die ganze Zeit nur in sich hinein gemurmelt? Wer Wert auf Aufmerksamkeit legt, der weiß auch, ob er sie hatte, weil er dem Publikum in die Augen geblickt, gar mit ihm diskutiert hat.

Menschlichkeit ist entscheidend

Wenn sich das Publikum dazu entscheidet, meinem Vortrag eine höhere Priorität zu geben als all den anderen Dingen, die es in dieser Zeit hätte tun können, dann ist das möglicherweise ganz entscheidend für den Erfolg meiner Idee. Zwar ist es in gewisser Weise mein Verdienst, dass ich das Beste daraus gemacht habe. Vielleicht gibt es auch bessere Arten, die Dankbarkeit auszudrücken. Meist gibt es wahrscheinlich sogar eine Menge anderer Dinge, die als Schlusssatz besser geeignet wären. Aber schlimm ist ehrliche Dankbarkeit sicher nicht.

Wenn man sie nur formelhaft aufsagt, weil einem nichts besseres einfällt, dann ist es Bullshit, wie alles, was ich sage, obwohl ich es gar nicht meine. Aber Dogmen helfen selten weiter. Also lassen Sie sich nicht einreden, Sie dürften nicht menschlich sein und dürften sich nicht bedanken, wenn es Ihnen am Herzen liegt.

In diesem Sinn: Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Soll man Vorträge für Twitter optimieren?

Wer heute auf öffentlichen Veranstaltungen präsentiert, muss damit rechnen, dass seine Worte nicht im Vortragsraum bleiben. Twitter und Co. sind selbstverständlich geworden. Viele Konferenzen ermutigen das Publikum dazu, indem sie ihr eigenes Hashtag definieren.

Für die Vortragenden ist das eine Chance, die Reichweite ihres Vortrags deutlich zu steigern. Jochen Mai gab neulich in der Karrierebibel Tipps, um diese Chance optimal zu nutzen, z.B. mit zugespitzten Botschaften, die in einen Tweet passen, oder mit provokanten Bildern, die zum Abfotografieren provozieren, immer versehen mit dem eigenen Twitterhandle, gewissermaßen die neuzeitliche Version des Firmenlogos.

Ich habe einen anderen Vorschlag.

Was würde passieren, wenn Sie sich auf das Publikum vor Ort konzentrieren und ihm einen Vortrag bieten, der so großartig ist, dass es gar nicht auf die Idee kommt zu twittern? Weil Sie das Publikum von der ersten Sekunde in Ihren Bann ziehen, so dass es Ihnen an den Lippen klebt. Weil Sie einen Draht zum Publikum aufbauen und die Zuhörer merken: »Hey, der meint ja mich«. Weil das Publikum viel zu sehr mit Ihren Ideen beschäftigt ist, als dass es an seine Smartphones denken könnte.

Verstehen Sie mich nicht falsch. Machen Sie Ihre Folien so großartig wie möglich, nutzen Sie Humor, provozieren Sie, kommen Sie auf den Punkt, formulieren Sie einprägsame Botschaften. Aber tun Sie es, um dem Publikum eine großartige Präsentation zu bieten, und nicht, um es zu überlisten, Ihre Botschaften zu twittern.

Allerdings: Wenn Sie es so angehen, dann würde es mich doch wundern, wenn das Publikum anschließend nicht über Ihre Präsentation spricht.

Für immer

Guil Zekri betreibt in Köln das Tattoo-Studio Reinkarnation. Sein Business-Mantra lautet:

The most important [rule] is that the customer gets a good tattoo and goes happy home because he will remember this studio for the rest of his life.

Was wäre, wenn das für Ihre Präsentation auch gelten würde? Wenn sich Ihr Publikum für den Rest des Lebens an Ihre Präsentation erinnern würde?

Was wäre, wenn die Präsentation weh tun würde? Wer würde dann trotzdem zu Ihnen kommen? Wer würde Ihre Idee haben wollen? Wer würde sie zeigen wollen? Und wem?

Was würden Sie dann ändern?

Warum tun Sie’s nicht?

Tomaten auf den Augen

Ich muss zugeben, mein Ausblick ist wirklich nicht schlecht. Aus dem 23. Stock habe ich einen wunderschönen Blick auf den Park und den Rhein, besonders jetzt im Frühling, wo alles grünt und blüht. Als mich neulich eine Besucherin fragte, wie ich mich bei dem schönen Ausblick denn überhaupt auf die Arbeit konzentrieren könne, habe ich erst gelächelt. Und dann gedacht: Ja, warum eigentlich?

Wieso nehmen wir Neues eher wahr als Altbekanntes?

Der Grund dafür liegt in unserem Gehirn. Genauer gesagt im Hippocampus, unserem Neuheitsdetektor. Wenn wir etwas Neues, oder etwas Ungewöhnliches sehen, schüttet der Hippocampus Dopamin aus, was wiederum zu einem besseren Abspeichern im Gedächtnis führt. Wenn wir uns an etwas gewöhnt haben, bleibt dieses “Doping” aber aus. Deshalb dringt das, woran wir uns gewöhnt haben, manchmal nicht mehr in unsere Wahrnehmung vor.

Was uns im Allgemeinen vor einer Reizüberflutung schützt, kann aber auch dazu führen, dass wir die Bäume vor lauter Wald nicht mehr sehen. Das kennt jeder, der schon mal eine akademische Abschlussarbeit oder einen ausführlicheren Bericht geschrieben hat: Wir haben mit größter Sorgfalt geschrieben, korrekturgelesen, Fehler beseitigt, noch mal gelesen und noch mal gelesen. Liegt das Werk dann gedruckt vor uns, springt er sofort ins Auge – dieser heimtückische letzte Tippfehler. Wir hatten den Text so oft gelesen, dass wir ihn einfach nicht mehr gesehen haben.

Egal ob Text oder Präsentation, das Problem ist: Unser Publikum sieht die Präsentation nicht mit unserem Gewohnheitsfilter, sondern zum ersten Mal. Und deshalb fallen ihm auch die Schnitzer und Fehler auf, die wir nicht mehr wahrnehmen.

Schalten Sie den Autopiloten aus

Um Ihren Gewohnheitsfilter zu umgehen, müssen Sie Ihr Gehirn denken lassen, Sie lesen den Text oder sehen die Präsentation zum ersten Mal. Hier sind drei Tipps, wie Sie Ihre frischen Augen zurückgewinnen:

1. Schlafen Sie eine Nacht darüber

Manchmal reicht es schon, den Vortrag oder den Text für ein paar Tage beiseite zu legen. Dann können Sie die nötige Distanz zurückgewinnen, um in die Rolle eines unvoreingenommenen Betrachters zu schlüpfen.

2. Machen Sie einen Tapetenwechsel

Manchmal hilft auch ein visueller Wechsel oder ein Umgebungswechsel. Wenn ich beispielsweise merke, dass ich einen Text im Texteditor nicht mehr unvoreingenommen lesen kann, setze ich ihn ins Layout oder drucke ihn aus. Wenn ich sehe, wie mein Text final dargestellt werden wird, fällt es mir leichter, mich in die Rolle eines neuen Lesers zu versetzen.

Gehen Sie die Präsentation zum Beispiel vor Ihrem Kollegen im Nachbarbüro auf seinem PC durch oder klicken Sie sich einmal im Vortragsraum durch Ihre Folien hindurch. Sie können die fertige Präsentation inklusive Folien und Sprechtext oder Stichpunkte auch einmal ausdrucken, um sie in der Mittagspause entspannt auf der Parkbank zu lesen. Dabei fallen Ihnen garantiert kleine Fehler oder Unstimmigkeiten auf, die Sie vorher nicht mehr sehen konnten.

3. Fragen Sie nach Hilfe

Es schadet außerdem nie, einen Außenstehenden – einen Kollegen, einen Freund, Ihren Partner – Ihren Text oder Ihre Präsentation einmal probelesen zu lassen.

[Foto: CC-BY Flickr/Clemens v. Vogelsang]

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Als ich 12 Jahre alt war, habe ich mich unsterblich verliebt. Er kam aus gutem Haus, war gebildet, romantisch und sah verdammt gut aus. Er war: Romeo in Baz Luhrmanns Romeo und Julia. Ich habe ihm ziemlich lange die Treue gehalten. Bis Titanic passierte. Und auf einmal alle Mädels verliebt in Leondardo diCaprio waren. Da wollte ich ihn nicht mehr. Ich wollte nicht eine von vielen sein, die ihn gut fanden. Ich wollte Julia sein.

In jedem von uns steckt dieser kleine Individualist, der ab und zu auf eine Extrawurst besteht. Vielleicht ist das ein Rucksackurlaub in Vietnam, den außer uns niemand in unserem Freundeskreis bisher gemacht hat. Eine Lieblingsband, die noch nicht in jedermanns Munde ist. Ein Geheimtipp-Restaurant, von dem wir als erste gehört haben. Eine Limited Edition von eigentlich egal was. Hauptsache, die anderen haben, kennen oder machen es (noch) nicht. Da sind wir alle ein bisschen Diva.

Präsentieren ohne Dose

Das gilt auch bei Präsentationen. Er muss ja nicht unbedingt exotisch oder extravagant sein, aber ein Vortrag muss mir das Gefühl geben, dass er nicht für alle, sondern für mich ist. Wenn ich merke, dass der da vorne seinen Standardtext abspult, irgendwas aus der Dose, nach dem Motto: hier Name und Stadt einfügen und es eigentlich gar nicht um mich und meine Bedürfnisse geht, verliere ich schnell das Interesse. Schließlich wird niemand gerne behandelt wie einer von vielen. „Ich möchte, dass sich jemand meinetwegen Gedanken macht“, sagte Akquisefachfrau Martina Bloch vorletzte Woche im Interview. „Das ist wertschätzend“. Recht hat sie.

Aber heißt das jetzt, dass Sie jedem Zuhörer die Präsentation auf den Leib schneidern müssen? Dass Sie jedem von ihm Honig um den Mund schmieren und umgarnen sollen? Natürlich nicht, denn dann müssten Sie für jeden einzelnen Zuhörer eine einzelne Präsentation halten. Die Kunst besteht darin, eine Präsentation zu bauen, von der sich nicht alle als Masse, sondern jeder einzelne als Person angesprochen fühlt.

Und wie soll das gehen?

Im Prinzip müssen Sie Ihrem Publikum zu verstehen geben, dass Sie wissen, wo ihm der Schuh drückt. Und dass Ihre Idee oder Ihr Produkt mit seinem Leben zu tun hat. Dafür müssen Sie natürlich verstehen, wie die, die da vor Ihnen sitzen, ticken, welche Probleme sie haben, welche Sorgen, welche Einstellungen. Aus einer anonymen Masse müssen einzelne Personen werden.

Im Marketing oder auch im Webdesign arbeitet man dafür gerne mit sogenannten Personas. Man erstellt Kunden-Prototypen und malt sich genau aus, wie alt sie sind, was ihre Hobbys sind, wo sie arbeiten, welche Gewohnheiten sie haben und dergleichen. Das ergibt eine Schablone, mit der Sie einschätzen können, wie sich diese Person in bestimmten Situationen verhält, wie sie entscheidet, was sie gut findet und was nicht. Kurz: Sie können nachempfinden, wie dieser Mensch tickt, um ihn genau dort zu packen zu bekommen.

Egal ob Millionenpublikum oder Minimeeting: Stempeln Sie Ihre Zuhörer nie zum Max Mustermann ab. Finden Sie lieber heraus, wer da genau vor Ihnen sitzt. Dann können Sie ihn genau dort abholen und ihm das Gefühl geben, etwas ganz besonderes zu sein.

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Dr. Michael Gerharz

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