Thoughts on outlines

In the corporate world, outlines are still pretty much mandatory at the start of a presentation. Also, they are pretty much wasted time.

Outlines have a very simple purpose: to provide peace of mind. That’s what any audience is looking for at the start of a presentation. They want to be sure that it’s safe to follow you on your journey. Or at least that it’s worthwhile. That their time is invested well listening to you.

“What is it exactly that she is going to tell us?”, i.e. an outline, is one way of providing that peace of mind. But not the only one. Another way would be to have a strong opening that makes it totally obvious: “Where is she going with this?”.

But there are others.

What’s actually more important than how you provide that peace of mind is to make sure that i) your audience trusts you that you know where you’re going with this and ii) you’ve made it obvious to them that it’s ok to trust you, i.e. that you’re leading them to some place they actually want to arrive at.

Whether that actual place is obvious from the start is secondary. Whether you mark it using an outline or other means is secondary.

What’s primary is that you need the trust that it’s worthwhile to follow you there.

3 PowerPoint-Weisheiten

Drei vermeintliche PowerPoint-Weisheiten – und was sie wirklich bedeuten:

Jede Folie braucht einen Titel Weil Sie Ihre Gedanken nicht klar genug auf den Punkt bringen, müssen Sie dem Publikum noch einmal eine Zusammenfassung liefern.

Texte sollten schrittweise eingeblendet werden Weil Sie keine Zeit für nützliche Visualisierungen hatten, schreiben Sie einfach all Ihre Gedanken auf die Folie; damit das Publikum davon nicht erschlagen ist, blenden Sie den Text schrittweise ein.

Jede Präsentation braucht eine Agenda Weil Sie keine Kernbotschaft haben, auf die Sie mit einer nachvollziehbaren (und spannenden) Struktur zusteuern können, müssen Sie für das Publikum Wegweiser in Form einer Agenda aufstellen, selbst wenn der Vortrag nur 15 Minuten dauert.

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Inhaltsverzeichnis für Präsentationen – aber richtig

Brauchen man ein Inhaltsverzeichnis für Präsentationen? Kurze Antwort: Nein, denn es gibt bessere Orientierungshilfen für Ihre Zuhörer.

Für die lange Antwort, schauen wir erst einmal. warum Bücher eigentlich ein Inhaltsverzeichnis haben. Vor dem Kauf eines Buches kann man daran prüfen, ob es die Themen behandelt, die mich interessieren. Nach dem Kauf dient es als Orientierungshilfe, um schnell die Seite zu finden, auf der sich ein gesuchter Inhalt befindet.

Wofür braucht man solch ein Inhaltsverzeichnis in einem Vortrag, dort häufig Agenda oder Überblick genannt? Antwort: Gar nicht.

Vorspulen geht nicht

Einschläfernd: Das Inhaltsverzeichnis für Präsentationen

Keine der beiden Funktionen könnte eine Agenda-Folie in einem Vortrag erfüllen. Ob ich den Vortrag kaufe, also Zeit investiere, um ihn mir anzuhören, entscheide ich anhand anderer Kriterien wie Titel, Kurzzusammenfassung, Name des Vortragenden. Zu einem besonders interessanten Thema innerhalb eines Vortrags zu springen ist erst recht unmöglich, denn Vorspulen geht nicht. Konsequenz: Agenda-Folien, so wie sie in vielen Vorträgen verwendet werden, sind überflüssig.

Aber heißt es nicht, man solle sein Publikum nicht im Ungewissen lassen über das, was sie während des Vortrags erwartet? Heißt es nicht, man solle vorab sagen, wohin die Reise gehe? Ja, so heißt es – nur ist ein Inhaltsverzeichnis für Präsentationen normalerweise die falsche Methode, eben weil es in einem Vortrag seinen Zweck nicht erfüllt.

Es gibt bessere Orientierungshilfen als ein Inhaltsverzeichnis für Präsentationen

Stattdessen sollten Sie lieber etwas zur Orientierung Ihres Publikums verwenden, was auch wirklich nützt. So wie z.B. Annie Leonard, die in ihrer bekannten Präsentation The Story of Stuff erklärt, wieviel Müll wir jedes Jahr produzieren. Das tut sie anhand der Prodouktions- und Konsumkette von Gütern, die folgerichtig auch zur Gliederung ihrer Präsentation dient.

So weiß das Publikum nicht nur, wie die Präsentation strukturiert ist. Annie Leonard hat gleichzeitig die Möglichkeit, ihre Aussagen immer wieder in Bezug zu dieser Kette zu setzen.

Meine letzte Keynote habe ich gegliedert, nachdem ich den berühmten Ausspruch von Prof. Sweller zitiert habe: „Es ist ein Desaster wie PowerPoint für Präsentationen verwendet wird. Werfen Sie das über den Haufen.“ Meine Versprechen danach war: dafür werde ich während meines Vortrags drei Gründe und die passenden Lösungen nennen. Dieses Versprechen habe ich visuell umgesetzt und hatte so die Möglichkeit, zur Wiederholung immer wieder darauf zurückzukommen:

Beispiel für ein visuelles Inhaltsverzeichnis für Präsentationen: Die visuelle Agenda meines letzten Vortrags

Entscheidend ist, dass das Publikum weiß, wohin die Reise geht. Es ist nicht nötig, jeden einzelnen Zwischenhalt vorher genau zu beschreiben. Folien sind ein visuelles Medium. Ihren größten Nutzen entfalten sie, wenn sie den gesprochenen Text visuell sinnvoll ergänzen. Das gilt eben auch für die Agenda-Folien. Wenn Sie eine brauchen, dann gestalten Sie sie so, dass sie Ihrem Publikum nützt.

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Vorspulen geht nicht

Wie oft lesen Sie in einem Fachbuch aufmerksam das Inhaltsverzeichnis? Ich vermute einmal, dass das höchst selten der Fall ist. Haben Sie sich vielleicht auch schon einmal dabei ertappt, die Einleitung zu überspringen oder die Grundlagen nur grob zu überfliegen, um gleich zu den interessanten Teilen zu kommen?

Bei einer Präsentation können Sie das leider nicht. In einer Präsentation müssen Sie einfach durch, wenn der Vortragende Ihnen in aller Ausführlichkeit sein Inhaltsverzeichnis präsentiert (die Gliederungsfolie), und dann bei Adam und Eva anfängt, um auch wirklich alle (vermeintlich) wichtigen Voraussetzungen gennant zu haben.

Zuhörer sind gelangweilt vom Vortrag

Die natürliche Reaktion der Zuhörer bei solchen Vorträgen, da Vorspulen nicht möglich ist: Abschalten und darauf hoffen, rechtzeitig aufzuwachen, wenn die wirklich wichtigen Dinge kommen. Aus Sicht des Vortragenden ist das allerdings der größte anzunehmende Unfall, denn ein Zuhörer, der einmal abgeschaltet hat, ist nur schwer zu begeistern. Also: verschwenden Sie Ihre wertvolle Zeit nicht damit, Ihre Zuhörer schlafen zu schicken, nur weil jeder es so macht, sondern nehmen Sie Ihre Zuhörer von Anfang an mit auf die Reise, indem Sie Ihnen einen überzeugenden Grund liefern, Ihnen eine Stunde Aufmerksamkeit zu schenken – ein Inhaltsverzeichnis tut das sicher nicht.

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Der Sinn einer Gliederung bei Präsentationen

Gliederungsfolien sind allgegenwärtig. Mir wurde während meiner Zeit an der Uni ständig erklärt, dass jede Präsentation mit einer Gliederung zu beginnen habe, damit der Zuhörer wisse, was auf ihn zukommt. Doch ist dazu wirklich eine Gliederungsfolie nötig? Nein.

Hier sind ein paar typische Beispiele, wie man sie zu Hunderten findet, wenn man bei Google z.B. nach “Gliederung filetype:ppt” sucht:

Gliederung: 1. Beispiel einer GliederungsfolieGliederung: 2. Beispiel einer Gliederungsfolie

Gliederung: 3. Beispiel einer GliederungsfolieGliederung: 4. Beispiel einer Gliederungsfolie

Beispiele typischer Gliederungsfolien

Was lernt der Zuhörer aus diesen Beispielen? Allenfalls, dass der Vortragende sich die Mühe gemacht, die Inhalte nicht einfach willkürlich anzuordnen. Doch wenig mehr. Die meisten Gliederungsfolien sind viel zu abstrakt, als dass sie eine sinnvolle Orientierung für die Zuhörer böten. Und weil das auch die Vortragenden merken, lassen sie sich dazu verleiten, den Vortrag im Schnelldurchlauf vorwegzunehmen, in einem Tempo und einem Abstraktionsgrad, die beide viel zu hoch sind. Schlimmer noch: Es ist für die Zuhörer das Signal: Jetzt kommt eine typische PowerPoint-Präsentation. Und was ist für PowerPoint-Präsentationen typisch? Dass sie langweilig sind. Also gehen die Zuhörer in den Modus „PowerPoint“ und driften gedanklich ab, holen ihr Smartphone heraus oder lesen die mitgebrachte Broschüre.

Das Problem bei allen Beispielen ist letztlich, dass sie dem Zuhörer zwar sagen was in dem Vortrag vorkommt, dieser jedoch zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht weiß, welche Relevanz das überhaupt hat.

Steve Jobs nutzte auf der diesjährigen Macworld-Keynote eine ganz andere Gliederungsfolie, als er das neue MacBook Air vorstellte (ab 54:24 min). Nach einer kurzen Motivation nennt Steve Jobs gleich die Botschaft, die er seinen Zuhörern vermitteln will (ab 55:04 min):

Für Folien besser als die Gliederung: Das Ziel
Gliederungsfolie von Steve Jobs

Damit wissen die Zuhörer, was auf sie zukommt: Das dünnste Notebook der Welt. Und mit dieser Information können sie entscheiden, ob es sich für sie lohnt, zuzuhören.

Hätte Jobs eine Gliederungsfolie wie oben verwendet, sähe sie vielleicht wie folgt aus. Das hätte dann den Inhalt der Präsentation ausführlicher wieder gegeben. Aber mehr Orientierung als die Originalfolie hätte es kaum gegeben:

Fiktive Gliederung der Macworld-Keynote: Mögliche Gliederungsfolie
Mögliche Gliederungsfolie für die Macworld-Keynote

Die klassischen Gliederungsfolien sind letztlich eher als Planungshilfe für den Vortragenden zu sehen, die aber in einer Präsentation selbst selten etwas zu suchen haben. Es dauert in der Regel viel zu lange, die Gliederung zu besprechen. Meist ist sie sowieso zu abstrakt, da den Zuhörern ja noch die Details für das Verständnis der Struktur fehlen. Und letztlich sollte der Erzählfluss und die Struktur einer Präsentation, die gut geplant ist, für das Publikum ohnehin implizit klar werden. (Oder wie oft haben Sie schon bei einem spannenden Film am Anfang die Gliederung vermisst?) Also auf den Punkt gebracht:

Die Gliederung ist etwas für den Vortragenden und nicht für den Zuhörer.

Mit Hilfe der Gliederung kann der Redner seinen Vortrag strukturieren. Er muss aber seinen Zuhörern nicht ständig einhämmern, was er als nächstes tut. Hat er seinen Vortrag überzeugend strukturiert, folgen die Zuhörer seiner Argumentation ganz von alleine.

Heißt das, man soll ganz darauf verzichten, den Zuhörern zu Beginn einer Vortrags zu skizzieren, was sie erwartet? Nein, aber sinnvoll sollte man es tun.

Die Zuhörer wollen sicher sein, dass sich die Reise lohnt, dass Ihre Zeit in diesem Vortrag sinnvoll investiert ist.

Wenn das mit einem Satz getan ist, warum dann mehr machen. Wenn Sie das Gefühl haben, Sie brauchen dafür eine ausführliche Gliederung, dann eben auch das. Entscheidend ist, dass Sie von den Bedürfnissen der Zuhörer ausgehen, nicht von Ihren eigenen.

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Dr. Michael Gerharz

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